Gestione delle emergenze (lavorative)

Non posso dirmi estremamente soddisfatto degli ultimi due giorni della settimana lavorativa. Giovedì 10 infatti è arrivata la prima emergenza: non so se si può chiamare emergenza ... forse possiamo parlare di imprevisto. Avviene in ambito sportivo e riguarda le attività in corso per la preparazione alla Maratona: durante l'allenamento (16+16 x 400 veloce a Ritmo Maratona - 5%= 4,43/Km + lento a Ritmo Maratona +15%=5,42/Km) compare un leggero dolore al ginocchio sinistro. Inizialmente non gli do troppo peso e proseguo, ma a tre quarti dell'allenamento il dolore è talmente forte che non riesco più a correre. Ma di questo "inconveniente" preferisco parlarne in modo acurato nel prossimo Post concentrandomi sull'aspetto "sportivo" ma anche sull'aspetto di Project Management.

La seconda emergenza invece è di stampo più lavorativo e avviene venerdì pomeriggio verso le 16.00. Premetto che in questi giorni il carico lavorativo è decisamente elevato, tanto che mi prefiguravo già un week end con almeno due mezze giornate davanti al computer; ma torniamo in ufficio. Durante una telefonata il mio sguardo vagava senza concentrazione sullo schermo del nuovo notebook acquistato gli ultimi giorni di dicembre. All'improvviso accade quello che nessuno di noi vuole mai vedere: una bella schermata nera con caratteri bianchi che mi avvisa di un errore irreversibile. Non faccio neppure in tempo a leggere di cosa si tratta che il notebook si riavvia.
Finisco la telefonata (in modo sbrigativo) e mi concentro ..... il computer si è riavviato, provo a lavorare un po' ... ed inizia a succedere di tutto: continui messaggi di errore, programmi che si chiudono e ... di nuovo la schermata nera.
La faccio breve: dopo una sommaria analisi e una chiaccerata con amici tecnici le ipotesi sono tre:

• qualche strano errore sui registri di Windows;
• virus;
• problemi Hardware.

Quello che più mi interessa in questo contesto è comunque l'aspetto metodologico della situzione, ossia la gestione dell'emergenza. E' chiaro che in questa situazione di sovraccarico di lavoro il blocco del computer risulta un emergenza decisamente seria, soprattutto per chi (come me) tende all'"ufficio senza carte" e all'interno del proprio computer ha tutto, e quindi senza computer è completamente bloccato. La domanda sorge quindi spontanea: quale arma per combattere l'emergenza ? Rispondo metodologicamente: pensare, prevedere, pianificare. In ambito formativo viene chiamata "metodologia delle 3P" (dove le 3 P indicano appunto Pensare, Prevedere, Pianificare), ed indica quella procedura che si mette in atto per gestire le emergenze: non c'è metodo migliore se non quello di prevederle. Unico problema: la procedura dovrebbe essere messa in atto prima che l'emergenza avvenga: se aspettiamo che il problema arrivi possiamo solo citare i latini: "Errare humanum est" (ma ricordiamoci che "perseverare autem diabolicum").

Torniamo al notebook: visto l'enorme importanza che riveste questo "strumento" nella mia attività lavorativa, avevo già pensato all'eventualità di un blocco tecnologico. Prevedendo tutte le difficoltà e i costi a cui sarei andato incontro ho pianificato quello che in gergo tecnico chiamano disaster recovery (vedi http://it.wikipedia.org/wiki/Disaster_recovery). Senza entrare nel tecnico (non è questo lo scopo del Post) dirò che l'architettura Server/Client Small Business Server installata in ufficio già da più di un anno si è dimostrata in questo primo caso di emergenza decisamente funzionale: ho preso il mio vecchio Notebook dall'armadio, l'ho acceso, l'Exchange ha sincronizzato tutto l'Outlook e tutta la cartella Documenti in 5 minuti. Circa 30 minuti dopo il "disaster" stavo lavorando nuovamente sullo stesso file Excel su cui ero impegnato prima che suonasse il telefono.