Ufficio “snello”

Eccomi dopo un po’ di latitanza dal blog … “purtroppo” o forse è meglio dire “per fortuna” un maggio-giugno-luglio molto ricchi di attività mi hanno tenuto un po’ impegnato.

Approfitto dell’agosto in Val di Sole per riorganizzarmi e mi accorgo di quanto oramai sia facile portarsi dietro l’ufficio ovunque. Notebook leggeri e dalla grande autonomia con chiavette UMTS permettono di essere operativi davvero ovunque. Ecco la giusta occasione per segnalare una meravigliosa presentazione PowerPoint sul tema.

Ma passiamo oltre: un’altra considerazione da fare riguarda invece la capacità di creare un ufficio veramente portatile, o meglio che stia dentro un portatile. Sicuramente la diminuzione dell’uso di carta gioca a nostro favore, ma le buone abitudini personali contano di gran lunga di più. Ed ecco quindi che mi viene in mente di quanto sia importante applicare la metodologia delle “5S”, nata negli ambienti produttivi con la “Lean Manufacturing” ma applicabilissima anche a scrivanie e computer.

In sostanza: “5S” è l’acronimo dei cinque termini con i quali si indicano, in giapponese 5 step per migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro quotidiano. Ecco in estrema sintesi i 5 punti:

1. Seiri –Separare il necessario dal superfluo. Eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro (questo mi ricorda molto la prima fase di applicazione del metodo GTD di David Allen).
2. Seiton – Ordinare i materiali in posizioni ben definite per eliminare i tempi di ricerca: sistemare penne, carta, mouse, cavi, computer ….
3. Seison - Pulire e ordinare sistematicamente le varie aree di lavoro per scoprire i problemi nascosti dal disordine precedente.
4. Seiketsu - Standardizzare e migliorare. Mantenere l'ordine e la pulizia creati.
5. Shitsuke - Mantenere e migliorare gli standard ed i risultati raggiunti attraverso disciplina e volontà.

Volete qualche esempio di “Lean Office” ? Probabilmente lo potrete trovare qui.