La terminologia "Inbox 0" indica una tecnica di Time Management per la gestione delle email. Personalmente ritengo non sia utilizzabile se non viene associata ad altre tecniche, o forse è addirittura la naturale conseguenza di altre tecniche di gestione del tempo. Difficile utilizzarla se ad esempio non si possiede una gestione delle proprie attività con le ToDo List (consiglio lo studio di GTD di David Allen).
Dato per scontato (!) che padroneggiate già una metodologia di ToDo List vediamo come implementare la Inbox 0 su Outlook.
Innanzi tutto va creata una cartella "Posta" dove sposteremo tutte le email, sia quelle in arrivo che quelle inviate.
Immaginiamo di lavorare sulla Posta in arrivo: quando il sistema "Inbox 0" è a regime avrete sempre un numero basso di email nella cartella. E' importante tenere monitorato il numero di mail presenti in Posta in arrivo: per questo il consiglio è di settare Outlook in modo che mostri il numero di email presenti, non il numero di mail non lette. L'obiettivo sarà quello di tendere sempre a 0 e di non superare un numero di "allerta". Personalmente cerco di non superare mail le 50 .. massimo 60 email.
Quando ci dedichiamo all'analisi delle mail in arrivo (il consiglio è di dedicarci dei precisi e definiti momenti durante la giornata, non di lavorare sulle mail costantemente), partiamo dalla più vecchia adottando il metodo FIFO (Fist In First Out).
Una prima veloce analisi delle mail presenti nella cartella serve a due obiettivi:
- cancellare e liberare la Posta da mail inutili (SPAM, pubblicità, allert automatici, ....)
- rendersi subito conto se ci sono più email che riguardano lo stesso argomento o, parlando in modo più corretto se utilizziamo una tecnica a ToDo List, della stessa Attività (= Task).
Dopo questa lettura "veloce" bisogna aggregare le mail che riguardano la stessa Attività. Io inserisco nell'oggetto delle mail il numero della relativa Attività o inserendo dei tag (parole chiave) che mi permettano la ricerca. Lo sapevate che potete modificare il testo nell'oggetto delle email in arrivo ? (sarà sufficiente aprire la mail, posizionarsi sull'oggetto, apportare le modifiche e chiudere salvando).
A questo punto procediamo con i seguenti Step:
-spostiamo le mail della stessa Attività e spostiamole nella cartella Posta
- se le informazioni arrivate con le mail cambiano la Prossima Azione e/o la Data in cui avevo deciso lavorare sulla relativa Attività, apro l'Attività e faccio le opportune modifiche andando a modificare la ToDo List. Come scrivevo sopra in questo caso chi non possiede la metodologia a ToDo List farà fatica a capire cosa sto dicendo .....
- se al contrario le mail non cambiano nè Prossima Azione, nè Data .... allora non ho nulla da fare.
Quando sarà il momento di lavorare sull'Attività (qui comanda la ToDo List), e dovrò recuperare le mail archiviate in Posta, applicherò i filtri nel campo Ricerca e troverò tutte le mail (inviate e ricevute) inerenti a quella Attività in pochi secondi. Consiglio di scoprire alcuni strumenti importanti per usare bene la funzione di ricerca in Outlook (come l'uso delle virgolette " o le stringhe AND e OR).
Nel caso invece che la mail arrivata non riguardi una relativa Attività, procediamo come segue:
- se possiamo "evaderla" in meno di 3 minuti (come dice David Allen), facciamola subito.
- se invece il lavoro su questa mail richiede più di 3 minuti dobbiamo metterla in ToDo List decidendo "qual'è la prossima azione" e "quando la farò". Utilizziamo la funzione "Completa" di Outlook e spostiamo la mail in "Posta". La mail comparirà nella sezione "Da Fare" assieme alle altre Attività.
Molte persone non utilizzano questa ed altre tecniche di gestione del tempo perché pensano che "serva troppo tempo per gestire il tempo". Io li chiamo "alibi". Personalmente posso rispondere con l'esperienza: il tempo necessario all'organizzazione è inferiore alla somma dei tempi necessari alla ricerca delle informazioni non gestite, senza parlare poi di efficacia, efficienza, benessere e gestione dello stress.
Buon lavoro ....
