Ho iniziato a studiare Time Management attorno agli anni 2000. Oggi mi riesce veramente difficile capire se il processo che io chiamo R.E.O.P.A. nasce più probabilmente dal metodo di David Allen piuttosto che dal TMI International. Poco importa ….
Ritengo che il Time Management sia una competenza molto difficile. Richiede disciplina e volontà. Direi molta leadership su sé stessi. Ma passiamo al processo, sono 5 fasi da seguire con rigore.
RACCOGLIERE. Siamo bombardati da informazioni che arrivano da tutte le parti: mail, messenger, conversazioni, incontri, fogli di carta, idee personali…. In questa fase dobbiamo raccogliere tutto in meno contenitori possibili: mano a mano che arrivano stiamo ben attenti a raccoglierle in "luoghi" che dovremo svuotare nella fase successiva.
ESAMINARE. Se abbiamo lavorato bene avremo tutte le informazioni raccolte in pochi e controllati "contenitori". E' il momento di passarle al setaccio per esaminarle. Cosa sono ? Riguardano una attività che ho in corso ? Mi servono per raggiungere i miei obiettivi ? Che risultati importanti possono darmi ? Una serie di domande ci permetterà di delegare/archiviare/cestinare, oppure di proseguire inserendo le informazioni nel sistema di gestione.
ORGANIZZARE. Se le informazioni sono passate attraverso il "filtro" della fase precedente, entrano nel sistema di gestione e sono inserite in Attività. Le informazioni arrivate potrebbero cambiare la data della prossima azione precedentemente decisa, o forse la prossima azione stessa. Oppure potrebbe essere sufficiente archiviarle nell'attività pronte ad essere utilizzate appena l'attività è schedulata.
PIANIFICARE. Una volta organizzate tutte le informazioni è il momento di pianificare la ToDo list giornaliera. Settimanalmente (di solito il venerdì) è indispensabile "alzarsi di livello" e vedere la situazione della pianificazione delle Attività. Alla fine del mese "ci si alza" ancora di più per vedere la situazione dei progetti. Una volta all'anno è il caso di pianificare gli obiettivi.
AZIONE. Le 4 fasi sopra hanno generato l'organizzazione delle informazioni e la pianificazione del calendario e della ToDo List. E' il momento di passare al lavoro agendo sulle attività definite, senza dimenticarci che ogni attività non è finita fino a che non ci siamo chiesti "Qual è la prossima azione e quando ?".