Office Productivity #5: cassetti a portata di mano

Fondamentale per riuscire d mantenere la scrivania vuota e sgombra è  avere una cassettiera a portata di mano. E quando dico “a portata di mano” intendo proprio che per raggiungerla non devo alzarmi dalla mia postazione di lavoro (altrimenti le cose rimangono sulla scrivania). All’interno dei cassetti vanno riposti tutti gli oggetti di uso quotidiano come ad esempio la cancelleria (penne, forbici, matite, graffette,  …. tutto va riposto dopo l’utilizzo all’interno dei cassetti). Aprendo i miei cassetti e dando un’occhiata trovo anche i cavi USB per collegare SmartPhone o lettori MP3, un’adattatore SD, cuffie. Per i fogli e le carte infine, consiglio un cassetto più grande con uno schedario. Le cartelline a sospensione  sono un ottimo sistema per gestire il materiale cartaceo stando però in guardia a non usarlo come archivio. L’archiviazione delle carte deve essere fatta su cartelline riposte sulle armadiature, non certo sulla cassettiera della scrivania.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.

• Office Productivity #2: doppio monitor.

• Office Productivity #3: la vaschetta Inbox.

• Office Productivity #4: la scrivania vuota.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Riunioni efficienti ed efficaci

Un ottimo Post su come organizzare/gestire delle riunioni efficaci, di cui riporto i 9 punti fondamentali (con qualche osservazione personale):

1. Responsabilizza le persone sulla puntualità;
2. Definisci sempre un ordine del giorno (dichiarando i tempi per ogni argomento);
3. Invita solo le giuste persone;
4. Utilizza le e-mail in modo efficace (per gli inviti e per i report);
5. Utilizza le riunioni per discutere (e non solo per informare);
6. metti per iscritto le decisioni (soprattutto “chi fa che cos, entro quando e perchè”);
7. “Kill the Powerpoints” (questo punto è talmente bello in inglese … ricordiamoci che le slide dovrebbero essere un supporto, spesso son il fine);
8. Fai in modo che tutti parlino (“Se ascolto dimentico, se vedo ricordo, se faccio capisco”. Confucio)
9. Concludi la riunione in orario.

Fuori dalle abitudini quotidiane

“L'abitudine crea l'indifferenza” diceva Aldous Huxley in “Le porte della percezione”. A volte "formazione" significa portare fuori dalle abitudini quotidiane, risvegliare capacità e competenze sopite, fuori dai luoghi conosciuti e sicuri, fuori dalla zona di comfort.
Chissà se hanno pensato così i ragazzi della Sinapsi , che ieri si sono ritrovati tra nuvole basse , freddo e pioggia sferzante in cima al Monte Venda, dentro alla splendida cornice di Casa Marina.
Fuori dai loro uffici, lontani da telefoni ed email si sono sfidati a colpi di collaborazione, condivisione e comunicazione nel ricostruire un .... puzzle.
Fotogrammi di TeamWork:

Slide … di TeamWork:

Team Building Lab Sinapsi

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Venditori “On The Road”

Ho pensato che il tempo passato in macchina possa essere investito in modo migliore, e così mi sono attrezzato per ascoltarmi qualche audio-libro. In questi giorni tocca a “On The Road” di Jack Kerouac (qui il file mp3), uno dei miei libri preferiti. Oggi ascoltando, mi ha colpito una frase pronunciata da Dean Moriartry a proposito della figura di un venditore:

“Sinah vendeva enciclopedie a Oakland. nessuno riusciva a liberarsene. Faceva lunghi discorsi, saltava su e giù, rideva, gridava. Una volta facemmo irruzione in una casa di gente dell’Oklahoma dove tutti stavano preparandosi ad andare a un funerale. Sinah si mise in ginocchio e pregò per l’accoglimento nei cieli dell’anima del defunto. tutti i familiari si misero a piangere. Vendette una partita intera di enciclopedie. Era il più matto tipo di questo mondo. Chissà dov’è.”

Riflettevo che questo è esattamente lo stereotipo del “venditore” che ancora oggi aleggia nell’aria tra i commerciali. Niente di più inadeguato, oggi.

Domare le e-mail

Questa settimana Forema mi ha portato in Inarca, una dinamica azienda del Padovano leader nel settore delle connessioni elettriche, per un percorso formativo sull’uso delle e-mail e del calendario di Outlook. Seguendo un corretto approccio per lo sviluppo delle Risorse Umane, è interessante notare che l’azienda ha voluto approfondire la tematica della gestione delle e-mail e della gestione dei calendari innanzi tutto da un punto di vista culturale (sviluppo delle Competenze), e in seconda analisi da un punto di vista strumentale (software). Le e-mail infatti non sono altro che uno dei “canali” della Comunicazione: saper utilizzare bene le e-mail vuol dire innanzi tutto migliorare le proprie competenze di Comunicazione. Così per il Calendario, che rappresenta uno strumento di applicazione delle competenze di Time Management.

E Mail&Time Management

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Un’osservazione importante emersa durante gli incontri: saper “domare” le e-mail significa innanzi tutto assumere un atteggiamento “pro-attivo” nei confronti delle e-mail in uscita (migliorare il linguaggio, essere chiari, sapersi immedesimare nel ricevente, ….), piuttosto che imparare delle strategie o dei trucchi per gestire le e-mail in arrivo (regole, filtri, etc etc). Un bel cambio di paradigma.

 

Infine una curiosità: durante la lezione ho notato un calendario da tavolo con delle foto “particolari”: l’azienda ha organizzato un concorso fotografico interno e le foto sono state poi utilizzate per realizzare il calendario dell’azienda. Decisamente una bella idea … e le foto ? Giudicate voi sono su Flickr.

La produttività di Hemingway

In un momento di completa Serendipity mi sono imbattuto nel bel blog di Andrea Giuliodori ricco di Post veramente interessanti e scritti bene.

Tra i tanti mi sono fermato su un post dal titolo “La produttività personale secondo Hemingway”. Sarà che Hemingway è uno dei miei autori preferiti …. (amo Fiesta tanto quanto On the Road di Kerouac) ma la citazione in cui Hemingway descrive come coltivava la propria produttività di scrittore è veramente interessante:

“Il miglior modo [per evitare il blocco dello scrittore] è quello di fermarsi quando tutto va bene, quando sai esattamente quale sarà il passo successivo. Se fai questo ogni giorno, non ti bloccherai mai. Fermati sempre quando tutto va bene e non pensarci o preoccuparti finché non ricominci a scrivere il giorno successivo. In questo modo il tuo subconscio lavorerà per te, senza che tu te ne accorga. Ma se inizi a pensarci consciamente o a preoccuparti, sarà la fine e il tuo cervello sarà già stanco ancor prima di iniziare.”

Ernest Hemingway.

Concordo con tutto quello che dice Andrea in merito alla ToDo List, alla “Prossima Azione” del metodo GTD, ed alle altre sue considerazioni. Personalmente aggiungo una cosa: la mia produttività rimane alta se rispetto contemporaneamente queste situazioni:

• 
  
  mi fermo quando il mio cervello è ancora produttivo, quando non è ancora “cotto” (quanto tutto va bene, secondo Hemingway);
• 
  
  chiudo la mia ToDo List giornaliera spostando ai prossimi giorni quello che non ho fatto;
• 
  
  controllo con attenzione la ToDo List di domani: decido la “scaletta” (= priorità) e sposto a giorni successivi eventuali Attività che il giorno dopo non sono prioritarie o che so già non farò in tempo a fare.

Orientarsi tra le slide

A furia di seguire il blog di Giacomo Mason, sto iniziando a fare delle slide che iniziano a piacermi ( … ma non ancora del tutto).

Nelle prossime due settimane terrò tre interventi su come domare le e-mail e gestire il tempo con Microsoft Outlook; ero quindi alle prese con le slide degli incontri e devo dire che la domenica è perfetta per “tagliare e cucire” foto e testo (soprattutto dopo una bella corsa in MTB). Ecco il risultato:

E Mail&Time Management

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In queste slide ho implementato due “funzioni” (se così si possono chiamare) che ritengo importanti:

1. 
   
   una “barra di posizione”: alla base delle slide la numerazione progressiva delle slide con evidenziato il numero della slide proiettata. L'obiettivo perseguito è che i partecipanti sappiano sempre a che punto siamo della presentazione ed ottengano una migliore percezione del “percorso logico”.
2. 
   
   dovendo spiegare nel dettaglio un elenco di punti (nel mio caso le regole della slide n° 8 e poi della slide 32) mi sono accorto che le slide di approfondimento di ogni punto rischiavano di far perdere l’orientamento ai partecipanti. Cerco di spiegarmi meglio: in una slide c’è un elenco di punti, nelle successive gli approfondimenti. Quando finisce l’approfondimento del 1° punto e dove inizia il 2°? Dove inizia il 3° ? … e così via. Ho pensato quindi di usare un’altra “barra di posizione” numerata (la si vedrà sul bordo sinistro della slide), con evidenziato il numero del punto che sto approfondendo.

Sono curioso di testarle ……