Molte persone, quando vedono una scrivania vuota e in ordine esclamano “questo qui non ha niente da fare”. Ottimo alibi, ma superato. Se entrassimo in una sala operatoria e trovassimo tutto in disordine cosa diremmo ? E se vedessimo una cabina di pilotaggio di un Boing pieno di post-it ?

Ordine e pulizia sono un chiaro segno di metodo efficace ed efficiente. Per ottenerlo un buon metodo è di utilizzare una vaschetta di Inbox dove mettere tutte le carte che entrano nella nostra giornata lavorativa. Posta cartacea, ricevute, fatture, appunti, biglietti da visita: tutto deve finire nell’unica vaschetta presente sulla nostra scrivania. L’analisi del contenuto deve poi avvenire in ordine cronologico inverso: si parte dal foglio più in basso (il più vecchio) e si passa all’analisi. Di cosa si tratta ? Riguarda un’attività già aperta ? Quale azione comporta ?.

Una volta deciso di cosa si tratta, il foglio dovrà essere archiviato e non dovrà più rientrare nella vaschetta. Potrà essere scansionato, inserito in una cartellina, o anche ….. cestinato.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.
• Office Productivity #2: doppio monitor.

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