Propositi o Obiettivi ?

Gironzolando in questi giorni nella blogosfera mi sono reso conto che molte persone si stanno occupando di tirare le somme dell’anno appena trascorso e iniziano a pianificare il prossimo. Mi è saltata all’occhio subito una grossa differenza: molti parlano di “propositi” e pochi di “obiettivi”. Vi chiedete che differenza c’è ?.

Innanzi tutto una grande differenza: a quanto pare chi parla di “propositi” lo fa solo verso la fine dell’anno (vedi Google Trends), per poi dimenticarsene durante l’anno.

Poi 5 caratteristiche che distinguono l’Obiettivo dal Proposito:

1. SPECIFICO: un obiettivo deve essere chiaro e specifico. “Andare a Milano” non è specifico …. andare a Milano in Piazza del Duomo lo è già di più ….
2. MISURABILE: un obiettivo deve essere espresso da numeri. Fatturato, chilometri, calorie, peso, margini operativi, …. quello che volete ma numeri.
3. AMBIZIOSO: un buon Obiettivo deve alimentare la motivazione: quando il perchè è abbastanza forte il come non è mai un problema.
4. RAGGIUNGIBILE: inutile puntare a cose impossibili.
5. TEMPIFICATO: deve essere raggiunto entro una data decisa, certa e chiara. Nel caso di Obiettivi Annuali entro il 31 dicembre dell’anno successivo.

Le 5 caratteristiche degli Obiettivi sopra elencate sono ricordabili con l’acronimo SMART; se volete approfondire c’è parecchio materiale in proposito su tutta la rete.

Un piccolo approfondimento sul punto 5: ritengo che esprimere di voler raggiungere un certo Obiettivo entro il 31 dicembre del prossimo anno, sia alquanto vago. E’ importante in questa fase studiare quanto tempo posso veramente dedicare al raggiungimento dell’Obiettivo: altrimenti sarebbe come dire di voler partire per un viaggio in macchina ma non sapere quanti chilometri devo fare. Come faccio a sapere di quanta benzina avrò bisogno ?. E’ un viaggio lungo o corto ? Devo fare delle tappe per dormire ? Dove ?

Pensando ad Obiettivi professionali e lavorativi consiglio spesso di studiare il proprio “percorso temporale”: ossia “come” è fatto l’anno prossimo. Quanti giorni lavorativi avrai nel 2010 ? Dove sono le festività ? Ponti ? A questo scopo si può sicuramente usare il calendario compatto presentato qualche Post fa …. Io ho compilato il mio ed ho definito che il mio percorso temporale-personale del 2010 prevede:

• 46 settimane lavorative (su 52);
• 223 giorni lavorativi;
• 1784 ore lavorative;

Quindi per il prossimo anno lasciamo stare i propositi, anche perché sembra che non facciano bene, e puntiamo a degli obiettivi concreti. Buon viaggio a tutti.

Foto: 'Straight to the point!!!' by Daadi via Flickr. Image is licenced under a Creative Commons Attribution-NoDerivs licence

TMI vs GTD

Le metodologie di Time Management possono essere facilmente divise in due categorie: quelle che propongo un approccio “Top Down” e quelle che al contrario consigliano un approccio “Bottom Up”.

Le prime, come ad esempio TMI o Franklin Covey, propongono i partire da una chiara definizione degli Obiettivi per poi scendere verso l’operatività quotidiana. Le seconde, come GTD di David Allen, propongono invece di partire dalle Azioni quotidiane per arrivare poi a capire cosa veramente vogliamo e quali Obiettivi perseguiamo.

I miei approcci sono nati con le scuole “Top Down”, e tendo a prediligerle. Spesso però mi trovo a disagio, e vivo meglio un approccio “Bottom Up”.

Forse un approccio “via di mezzo” (The Middle Way Method) potrebbe essere decisamente efficace.

Foto: 'Tunnels of Time' by fdecomite via Flickr Image is licenced under a Creative Commons Attribution licence

Prestazioni tecnologiche

La tecnologia è entrata di prepotenza nella nostra vita, sia lavorativa che privata. Nel lavoro, in particolar modo, l’uso di strumenti tecnologici è oramai dato per scontato. Ma non sempre la tecnologia permette un miglioramento delle prestazioni lavorative (interessanti a questo proposito le teorie del Paradosso della produttività). Personalmente non nascondo una forte passione e un interesse notevole nei confronti della tecnologia: la mia opinione è che gli strumenti I.T. siano degli “amplificatori”. Ma cosa “amplificano” ? Dipende dalla Risorsa Umana che sta dietro allo strumento: possono essere amplificate competenze, ma anche incompetenze. Penso sempre alle scrivanie di lavoro: la persona ha un buon metodo ? La tecnologia lo assiste e gli permette di amplificare ordine, controllo e performance. La persona non ha un buon metodo di lavoro ? La tecnologia amplifica disordine, inefficacia ed inefficienza.

Ed ora il contenuto: strano a dirsi ma bisogna dedicare un po’ di attenzione al mantenimento delle prestazioni tecnologiche. Mi riferisco in particolar modo ai computer che usiamo quotidianamente: come tutti avranno notato con il passare del tempo e dell’uso tutti i computer scendono di prestazioni. E’ normale: l’installazione, l’utilizzo di programmi, l’appesantimento dell’Hard Disk …. tutto contribuisce ad un naturale decadimento delle prestazioni. Quando compriamo un computer nuovo funziona velocissimo , dopo un anno di lavoro ci mette 6 minuti solo per accendersi e non rimane che ri-formattare. Ma il ripristino di una macchina richiede competenze tecnologiche (che a volte non abbiamo), e molto tempo (dire almeno 1 o due giornate … se siamo stati diligenti a salvare tutti i documenti, abbiamo tutti i dischi di installazione a portata di mano senza parlare delle password o dei Preferiti del browser).

Mi sono imbattuto in un interessante articolo di Lifehacker che spiega i motivi per cui un sistema Windows decade di prestazioni. Alla fine dell’articolo un interessante elenco di consigli da seguire per mantenere il più possibile elevate le prestazioni di un computer e dover ricorrere alla ri-formattazione il meno possibile.

Consigliato:

1. installare solo le applicazioni i cui abbiamo veramente bisogno;

2. prediligere il più possibile applicazioni “portabili” (tutti quegli eseguibili che non necessitano di installazione);

3. utilizzare software “Cloud” (disponibili via Web come applicazioni da browser);

4. installare ed utilizzare una macchina virtuale dove installare tutti i software di basso utilizzo o i software che vogliamo testare (come ad esempio Virtual PC, Virtualbox, WMWare, ….)

Sconsigliato:

1. evitare di installare i Plug-In di Explorer;

2. non utilizzare più di un Antivirus alla volta;

3. evitare tutti i software che promettono di “rendere il tuo computer più veloce “ o “la tua RAM più libera”;

4. evitare i software Registry cleaners;

Foto: Beyonce Knowles it all – Creative Commons Attribuzione-Non opere derivate 2.0 Generico

Nascondere un hub USB

Mantenere le superfici di lavoro sgombre è fondamentale per una buona produttività in ufficio. Oltre alle carte bisognerebbe prestare attenzione anche ai numerosi accessori tecnologici che ingombrano la nostra scrivania. Un replicatore di porte USB ne è un classico esempio: ottima l’idea di Jason de Villa che lo ha nascosto dentro ad un contenitore per le penne.

Ecco il suo WorkSpace su Flickr.

Office Productivity #3: la vaschetta Inbox

Molte persone, quando vedono una scrivania vuota e in ordine esclamano “questo qui non ha niente da fare”. Ottimo alibi, ma superato. Se entrassimo in una sala operatoria e trovassimo tutto in disordine cosa diremmo ? E se vedessimo una cabina di pilotaggio di un Boing pieno di post-it ?

Ordine e pulizia sono un chiaro segno di metodo efficace ed efficiente. Per ottenerlo un buon metodo è di utilizzare una vaschetta di Inbox dove mettere tutte le carte che entrano nella nostra giornata lavorativa. Posta cartacea, ricevute, fatture, appunti, biglietti da visita: tutto deve finire nell’unica vaschetta presente sulla nostra scrivania. L’analisi del contenuto deve poi avvenire in ordine cronologico inverso: si parte dal foglio più in basso (il più vecchio) e si passa all’analisi. Di cosa si tratta ? Riguarda un’attività già aperta ? Quale azione comporta ?.

Una volta deciso di cosa si tratta, il foglio dovrà essere archiviato e non dovrà più rientrare nella vaschetta. Potrà essere scansionato, inserito in una cartellina, o anche ….. cestinato.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.
• Office Productivity #2: doppio monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Calendario super-compatto

Dopo il calendario compatto, ecco il calendario super-compatto. Sono arrivato all’italianissima pagina di Grafishdesign.it passando per l’americana LifeHacker.

Office Productivity #2: doppio monitor

Uno dei migliori modi per aumentare la produttività in ufficio è di dotarsi di due monitor e di attivare la modalità di desktop esteso.

Ci sono almeno un paio di studi che hanno registrato e dimostrato un considerevole aumento di produttività:  Ivan Berger cita sul New York Times una ricerca della Jon Peddie Research con la quale hanno dimostrato un aumento della produttività media dal 20 al 30 %.

Suzanne Ross cita una ricerca della Microsoft, dove i ricercatori hanno registrato aumenti di produttività che vanno da un 9 ad un 50%.

D’altronde, se ben ci pensate, quante volte passiamo da una finestra all’altra per confrontare due informazioni ? Oppure quante volte passiamo da un’applicazione ad un altra per operazioni di copia-incolla ? Un altro classico esempio è di quando stampiamo su carta un file per averlo sottocchio e poter quindi lavorare al computer su un’altra applicazione. Avere due monitor vuol dire poter tenere aperto un e-mail in lettura su un monitor ed elaborare la risposta sull’altro …. A proposito: ricordate di alzarli entrambi.

Office Productivity #1: alzare i monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Mappe Mentali Demo

Ieri sera si è svolta una serata di introduzione alle Mappe Mentali organizzata dal Club "Ethic Business" di  PowerLearning.

Come promesso ecco qui le slide …..

2009.12.17 Mappe Mentali (Bolzano Vicentino)

View more documents from Luigi.Mengato…

. ed un po’ di foto della serata:

Qr Code

  Questo strano quadratino è l'erede intelligente del codice a barre.
Il Qr è il tramite tra il mondo cartaceo e quello multimediale di internet: se lo si inquadra con l’obiettivo del cellulare il codice Qr, che è l’abbreviazione inglese di «quick response» (risposta rapida), permette di collegarsi a pagine web preparate per approfondire l’argomento a cui è legato. Inoltre il codice Qr può contenere fino a 4.296 caratteri di testo, che non è detto debba essere necessariamente una stringa URL. Potrebbe essere usato ad esempio per memorizzare numeri di telefono, codici, intere frasi di testo.
Questo codice è già diventato di uso comune in Svezia e Danimarca, lo si può vedere a Tokyo, a New York, a Londra e a Parigi. Le prime a cogliere l’opportunità offerta da questo codice sono state le multinazionali: Ikea, Pepsi, Ibm. I codici Qr sono sui manifesti pubblicitari, etichette di abbigliamento e prodotti alimentari, inserzioni, biglietti da visita e quant'altro. Per approfondimenti ....... Wikipedia !

Einstein e l'esperienziale

Imparare è un'esperienza;

tutto il resto è solo informazione.

A.Einstein

Tra il dire e il fare (pianificare il tempo)

Leggo su Wikipedia che il “concetto di di consapevolezza è relativo. Un animale può essere parzialmente consapevole, oppure può essere consapevole a livello subconscio o anche profondamente consapevole di qualcosa.” Eppure più approfondisco certe tematiche formative, più mi rendo conto la consapevolezza è una capacità fondamentale per lo sviluppo personale, e va allenata.

Allora come allenare la propria consapevolezza sul tempo ? Ci vuole sicuramente un po’ di esercizio (proprio come se fosse un’attività sportiva). Ingredienti necessari:

• spunti ed idee dalla tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo;
• modello “The Emergent Task Timer” di Dave Seah;
• timer fisico o software (ad esempio … Instant Boss);

Prendendo il tutto e ben mescolando mi è uscito un Planner che mi permette di:

• pianificare la giornata lavorativa d’ufficio;
• confrontare la differenza tra ciò che ho pianificato e ciò che ho realizzato veramente;
• tracciare tutte le interruzioni (sia interne che esterne).

Gli obiettivi dell’esercizio sono:

• migliorare in precisione la stima del tempo necessario per compiere una determinata Attività / Azione;
• conoscere meglio le interruzioni e le distrazioni;
• aumentare la concentrazione;
• aumentare la consapevolezza del tempo.

Ecco di seguito il Planner e le istruzioni per come usarlo:

Le prime 15 righe sono lo spazio per la Pianificazione: elencare le Attività che si prevede affrontare e le relative Azioni (ciò che dovete fare per quella Attività). Indicate quanto tempo prevedete di impiegare riempiendo i rettangolini necessari (1 rettangolo = 15 minuti).

Le 15 righe successive sono invece lo spazio che compilerete mano a mano che la giornata passa: tracciate come si svolgono veramente le cose.

Infine, in basso, due aree per segnare le interruzioni che avverranno. Ricordo che le interruzioni interne sono (citando Cirillo) “forme di distrazione o procrastinazione dell’attività corrente”. E’ probabile che durante l’Attività ci venga in mente di fare una telefonata, o di cercare qualche cosa su internet: l’obiettivo è non dimenticarsi di queste idee, ma di segnarle in fondo alla pagina per farle alla fine dell’Attività. Le interruzioni esterne sono invece tutte le forme di input che arrivano dall’esterno e che ci distraggono dall’attività (e-mail in arrivo, telefonate, colleghi che ci chiedono la loro attenzione, ….. etc etc.) Anche qui l’obiettivo sarà di appuntarsi nell’area in fondo l’interruzione, prendere tempo per finire l’Attività e richiamare chi ci ha interrotto.

Conclusioni: ho notato che le prime volte che redigevo il Planner la differenza tra Pianificato e Consultivo era abissale. Personalmente ho notato due errori classici: sottostimare i tempi necessari per redigere una determinata azione e non conteggiare i tempi delle interruzioni esterne. Dopo un po’ di esercizio la mia capacità previsionale è aumentata, dandomi un maggior senso di controllo e di benessere. Ogni tanto però l’esercizio va ripetuto, un po’ come se fossero dei “fondamentali” sportivi.

Potete scaricare il Planner in formato PDF al seguente link.

Office Productivity #1: alzare i monitor

 

Ieri ho scattato queste due foto in due aziende diverse: sempre più spesso ho notato che molte persone alzano il monitor con materiale di fortuna (libri, risme di carta, cartelline, blocchi di polistirolo). Alla domanda “come mai ?” stessa risposta: “fastidi al collo … dolori alla schiena”.

Effettivamente mantenere una postura sbagliata per lungo tempo comporta dolori a cervicali,  dorsali o lombari ed un naturale abbassamento di concentrazione e produttività. Ecco qualche consiglio tecnico:

mantenere il busto sempre eretto e posizionato in modo che le curve fisiologiche della colonna non vengano annullate o accentuate:

1. monitor: posto in modo che la linea orizzontale degli occhi corrisponda all’inizio della pagina di lavoro. 
2. schienale: dotato di supporto lombare e dorsale adeguato a mantenere le curve fisiologiche della colonna vertebrale;
3. piano della scrivania: posto all’altezza dei gomiti quando il braccio risulta perpendicolare al terreno;
4. altezza della sedia o poltroncina: tale che le ginocchia formino un angolo di circa 90° tra coscia e gamba. Una leggera inclinazione del piano di appoggio orizzontale in avanti favorisce la posizione eretta del busto;
5. piedi: poggiati al suolo su tutta la pianta. Se necessario utilizzare un poggiapiedi di altezza adeguata.

Consigliate quindi:

1. sedie regolabili in altezza
2. tavoli regolabili in altezza
3. ripiano per alzare il monitor

Personalmente mi sono arrangiato con Ikea ….. per chi ama il fai da te, qualche “simpatico” consiglio da Ikeahacker.

E per i notebook ? Anche qui per gli amanti del bricolage c’è da divertirsi: preferite l’alluminio o il cartone ?

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Officebook

Come ho già avuto modo di scrivere la scrivania di una persona (e più in generale l’ufficio e l’ambiente di lavoro) può essere considerata come una cartina di tornasole che evidenzia il metodo lavorativo applicato.

Negli ultimi anni è sicuramente cresciuta l’attenzione e la ricerca nella progettazione degli ambienti di lavoro, ma quando vedo le fotografie dei nuovi uffici della Facebook mi rendo conto di quanto la nostra cultura lavorativa sia lontana da quella americana. Stupefacente leggere che “per non limitare la creatività e la voglia di personalizzare lo spazio, i dipendenti sono assolutamente incoraggiati a scrivere sui muri, aggiungere dettagli all’arredamento e spostare i mobili come preferiscono”.

Mi era già capitato di notare con attenzione le foto degli uffici della Google e notavo (tra me e me …)queste grandi differenze rispetto ai classici ambienti delle PMI Italiane (farei meglio dire del Nord-Est ….):

• in Italia manca la luce solare;
• scrivanie e scaffali stracarichi di carte, cartine, libri, testi, …..
• cavi ovunque;
• mancanza di zone relax;
• assoluta mancanza di design;
• mancanza di piante verdi;

Sono io sfortunato ?

(p.s. grazie a AmbienteUfficio per la segnalazione)

Team Building Experience # 2

Come avevo previsto durante la ricognizione della settimana scorsa il paesaggio alla Malga Vecia era completamente cambiato (qualche metro di neve ….). Meteo a parte, delle veloci osservazioni sulle esperienze utilizzate per “allenare” le competenze individuali.

L’Orienteering è un’attività bene conosciuta, ma viverla con il contesto della neve e delle racchette la rende più affascinante ed un po’ più complessa. La neve infatti, nasconde molti particolari e la lettura della cartina richiede molta più attenzione e soprattutto dei momenti di pianificazione di gruppo ben svolti. Fondamentale l’applicazione del ciclo di Deming (Pianificazione, Azione, Check e Correzioni), pena il farsi qualche chilometro in più a causa degli errori.

Il cooking è un’attività formativa esperienziale conosciuta: parte dal presupposto che un’azienda può essere rappresentata metaforicamente come una cucina per la similitudine di alcune competenze fra il cucinare e il lavorare, come ad esempio:

• organizzazione di risorse e conoscenze
• pianificazione e gestione del tempo a disposizione
• collaborazione con le persone coinvolte per il raggiungimento degli obiettivi finali

La versione “trapper” aggiunge ad un normale cooking la creatività e rende l’atmosfera più informale, ma incredibilmente reale. Alla fine comunque, come ci ha insegnato Alessandro, “sur le mont, tut ze bon”.

Team Building Experience #1

Tra le metodologie formative blended, l’Outdoor è sicuramente tra quelle che prediligo. Sarà perché stare all’aperto in azione è una passione personale, sarà perché i risultati formativi sono sempre incredibili, fatto sta che ogni Outdoor mi sembra sempre più bello del precedente.

Lasciata alle spalle l’estate, sabato si è svolto in Val di Sole il primo Outdoor invernale. Per conto del Trentino SpA un gruppo di 10 operatori provenienti da vari stati Europei si è messo alla prova per diventare un vera squadra. L’Outdoor si è svolto attraverso due attività esperienziali: un Orienteering con le racchette da neve ed un Cooking Trapper (ossia preparare da mangiare come i vecchi pionieri americani del West, oggi ripreso da tutti gli Scout del mondo …. a proposito ecco qui un bel manuale ricco di ricette).

Nel prossimo post la matrice competenze/esperienze utilizzata per l’attività, ma prima qualche immagine:

Calendario compatto 2010

 

David Seah è un designer statunitense appassionato di Time Management “tecnologico”. nel suo sito si possono trovare moltissimi suggerimenti, tra cui il calendario compatto. E’ tradotto e distribuito in italia da magnificaweb (download della versione 2010 a questo link in formato Excel). Magnificaweb spiega bene i vantaggi del calendario compatto:

1. Ogni riga corrisponde ad una settimana ed i giorni sono tutti raggruppati insieme, senza interruzioni tra un mese e l'altro. In questo modo la distanza corrisponde direttamente al tempo. Questa caratteristica rende molto più semplice stimare il tempo necessario per un qualsiasi progetto;
2. Il calendario per un intero anno occupa un singolo foglio, lasciando ampio spazio sulla destra per eventuali note;
3. Tramite l’opzione di Excel “stampa selezione” è possibile stampare una porzione ridotta del calendario (solo pochi mesi);
4. E' facile contare le settimane necessarie per iniziare o completare un progetto, visto che spesso le settimane sono l'unità di misura del tempo nei nostri progetti;
5. Siccome i giorni della settimana sono riportati nella stessa colonna, è facile segnare degli eventi ricorrenti.

Italiani ed e-mail

Interessante l'annuale Email marketing consumer report (Contactlab):

• 51 milioni le caselle di posta elettronica italiane (2,3 per utente Internet);
• 420 milioni di messaggi scambiati ogni giorno (circa 20 per utente Internet).

L'information Overload medio cresce .....

PNL e persuasione

Segnalo un Webinar gratuito organizzato da Microsoft Aula PMI sulla PMI. Il seminario dal titolo "PNL e persuasione" ha il seguente obiettivo: presentare in modo semplice e operativo i concetti della Programmazione Neuro Linguistica e i suoi vantaggi in un contesto professionale e comunicativo.


 
Destinatari dichiarati: imprenditori, manager, operatori del settore marketing e comunicazione.
 
Maggiori informazioni e pagina di iscrizione al seguente link.

Google Wave

Pochi giorni fa, grazie ad Alberto di BananAffair.it, ho potuto entrare in Google Wave. Sono molto interessato agli sviluppi degli strumenti di comunicazione, in quanto rivestono un importante ruolo nella produttività individuale, ed ero ansioso di vedere e testare quello che dicono possa essere l'evoluzione dell'e-mail.

Non penso di poter dire molto di più di quello che già gira in rete, ma una considerazione per me è importante: in Google Wave l'informazione torna ad essere centralizzata. Uno dei grossi problemi dell'e-mail è che "sparpaglia" le informazioni tra client senza generare una vera conoscenza, anzi generando proprio il caos e l'information overload. Con Wave la "conversazione" viene organizzata in un contenitore (appunto un "Wave") dove possono trovare posto non solo gli scambi di testo, ma anche file & documenti. Il tutto con una comoda funzione di "Playback" che consente di andare avanti e indietro nello sviluppo temporale della conversazione proprio come se fosse una traccia video ....

Grande dubbio: potrà avere un uso Business ? Le aziende permetteranno che si discuta su una piattaforma non proprietaria di argomenti aziendali ? Staremo a vedere .....

Next Outdoor

L'ultimo Outdoor "estivo" al Outdoor al Trentino Outdoor Camp risale a settembre. Lasciato passare l'autunno ecco arrivare la neve e con lei gli Outdoor invernali.

Sabato prossimo un Orienteering con le racchette da neve ed un Cooking Trapper alla Malga Vecia di Folgarida. Oggi, io e Ale siamo andati in ricognizione: c'è ancora poca neve, tanto da poterla raggiungere tranquillamente; ma le previsioni parlano chiaro: mi sa che il paesaggio tra 7 giorni sarà completamente diverso .....

Comunità di pratica

Scrive il sociologo DOMENICO LIPARI:
[…] la «comunità di pratica» può essere interpretata come un’aggregazione informale di attori che, nell’organizzazione, si costituiscono spontaneamente attorno a pratiche di lavoro comuni nel cui ambito sviluppano solidarietà organizzativa sui problemi, condividendo scopi, saperi pratici e linguaggi e generando, per questa via, forme di “strutturazione” dotate di tratti culturali peculiari e distintivi. Si tratta di gruppi che:

1. nascono attorno ad interessi condivisi (in genere problemi comuni da gestire e risolvere in condizioni di interdipendenza cooperativa);
2. si alimentano di contributi e di impegni reciproci;
3. durano fino a quando persistono gli interessi comuni e fino a quando l’energia che alimenta l’insieme riesce a riprodursi con regolarità;
4. sono tenute in vita da un presupposto di fondo: la relativa libertà da vincoli organizzativi di tipo gerarchico.

[….]
Quali sono allora gli elementi essenziali di una comunità di pratica?

Grazie a Riccardo Geminiani per la segnalazione.

1. condivisione dell’esperienza (un compito complesso e le sue diffi coltà);
2. prossimità comunicativa (che rende possibili relazioni sociali e scambi di esperienze);
3. spontaneità ed informalità delle relazioni (esse si sviluppano negli interstizi della vita organizzativa a prescindere dalle regole formali dell’organizzazione);
4. cooperazione (adattamento reciproco e sostegno reciproco davanti ai problemi da risolvere);
5. improvvisazione (davanti al problema che non si riesce a risolvere si procede per prova ed errore inventando alla fine la soluzione);
6. narrazione (il racconto di un’esperienza di successo non solo, attraverso l’ordine logico della sua ricostruzione, trova una formalizzazione ed una cristallizzazione utile per il futuro, ma riesce anche ad essere comprensibile agli altri colleghi. Diventa parte integrante della memoria collettiva del gruppo);
7. identità (nella misura in cui l’insieme si riconosce nel gruppo e vive come proprio il patrimonio delle conoscenze generate da tutti, il senso di appartenenza si rafforza, si infittisce la “produzione” di culture e linguaggi di gruppo).

nuovi modelli di comunic@zione

L’e-mail è uno strumento molto potente, usato con competenza crea efficaci comunic@zioni, usato male crea information overload. Nella gestione della conoscenza l’architettura dell’e-mail è decisamente pericolosa perchè tende a “sparpagliare” le informazioni tra i client degli utenti creando spesso ridondanza (vedi l’uso indiscriminato del Cc) e bassa efficienza. Negli ultimi anni si è assistito sicuramente ad un ritorno alla centralità (strumenti come SharePoint ne sono l’esempio più concreto).
Sicuramente c’è da lavorare molto sulla competenza delle persone (passare da una cultura dell’e-mail ad una cultura di forum o discussioni non è facile … e neppure breve), ma sembrerebbe che Google stia per fornirci di uno strumento proprio in linea con questa tendenza:

Mi viene il dubbio che poi le aziende ne bloccheranno l’uso ai propri dipendenti per ragioni di privacy. Staremo a vedere.

Un grazie a BananAffair per la traduzione del video.

effetto Outdoor

E’ passato un mese, ma l’effetto è ancora vivo.

Alcune riflessioni:
Quando la temperatura si avvicina allo zero, viene molto naturale ritrovarsi attorno al fuoco, discutere, condividere, creare il gruppo.
Il cooking è una attività formativa interessante, ma farla in stile “trapper” è eccezionale (a proposito: ecco un bel manuale).
Riscoprire il buio, camminare lenti, cercare il tempo perduto.
L’orienteering è molto efficace per far capire l’importanza del Goal Setting.

Un ringraziamento a tutto lo staff di Casa Marina ed all’Ente Parco Colli Euganei che mette a disposizione questa bella struttura permettendo così di conoscere e fruire di un territorio ricchissimo.

derive psicogeografiche negli uffici

Attraverso un Post di Ambiente Ufficio mi imbatto nel progetto Luther Blissett (… meraviglioso). A sua volta approfondisco il concetto di "derive psicogeografiche" (più serendipity di così ….).

Mi rendo conto che durante le attività di affiancamenti “on the job” sul Time Management” applico spesso delle derive, non applicate al contesto metropolitano ma a quello degli uffici in cui le persone lavorano. Potrei quindi ri-elaborare le parole di Guy Debord come segue:

« Per fare una deriva negli uffici di un'azienda, andate in giro senza meta od orario. Scegliete man mano il percorso non in base a ciò che SAPETE, ma in base a ciò che VEDETE intorno. Dovete essere STRANIATI e guardare ogni cosa come se fosse la prima volta. Un modo per agevolarlo è camminare con passo cadenzato, lo sguardo viaggia tra le scrivanie, i desktop e le scaffalature, in modo da portare al centro del campo visivo il METODO DI LAVORO. Dovete percepire lo spazio come un insieme unitario e lasciarvi attrarre dai particolari. »

Personal Branding tra micro e blogging

 

Martedì 3 novembre ho assistito alla Pillola Formativa di Rita Bonucchi sul Web 2.0 come strumento di Marketing per le aziende.

Una delle cose che mi sono “portato a casa” è stata sicuramente la necessità di fare chiarezza su come alimento il mio Personal Branding attraverso il Blogging ed il microBlogging ….. ci sarò riuscito ?

Il blog come strumento di Marketing

Martedì 3 novembre Rita Bonucchi è stata in Delegazione Ovest Colli della Confindustria Padova a parlarci di Web 2.0 e Marketing.

Incontro molto interessante e stimolante: gli interessati possono scaricare da qui il materiale didattico utilizzato da Rita.

Futuri imprenditori creativi

Venerdì sono stato a Portogruaro, per una giornata sulle Mappe Mentali. Venezia Opportunità ha organizzato in collaborazione con la Regione Veneto un corso per aspiranti imprenditori. Sono stato in compagnia di 27 rappresentanti di curiosità, voglia di apprendere, capacità ed energia  (22 donne …. 5 uomini … c’è da riflettere ?).

Come promesso ecco qui le slide viste assieme e la Mappa Mentale che riassume la giornata. Se vi serve, qui anche la Mappa del Workshop di Six Hats (I 6 Cappelli di De Bono). Per finire una valida risorsa free per procedere con le mappe (via Paul Foreman).

Dimenticavo …. qui potete trovare la ballerina che gira per “torturare” un po’ amici e parenti …..

Ed ora tocca a Rita con il Business Plan.

Il grande fratello e l’information overload

Forse non tutti sanno che “il grande fratello” nasce nel 1948: George Orwell scrive il romanzo 1984. Come si può leggere da Wikipedia “In un futuro prossimo (l'anno 1984) [….] la società è [….] governata da un onnipotente partito unico con a capo il Grande Fratello, un personaggio che nessuno ha mai visto e che tiene costantemente sotto controllo la vita di tutti i cittadini. […] I suoi occhi sono dei televisori-telecamere, installati per legge in ogni abitazione” e non possono essere mai spenti. “[…] Questi televisori-telecamere, oltre a diffondere propaganda 24 ore su 24, spiano la vita di qualunque membro [….].”

Via Luca De Biase leggo (e riporto qui sotto) le parole di Chuck Palahniuk. Come Luca sottolinea sono straordinarie per descrivere l’Information Overload.

"Il vecchio George Orwell aveva capito tutto, ma al rovescio.

Il Grande Fratello non ci osserva. Il Grande Fratello canta e balla. Tira fuori conigli dal cappello. Il Grande Fratello si dà da fare per tenere viva la tua attenzione in ogni singolo istante di veglia. Fa in modo che tu possa sempre distrarti. Che sia completamente assorbito.
Fa in modo che la tua immaginazione lentamente avvizzisca. Finché non diventa utile come la tua appendice. Fa in modo di colmare la tua attenzione sempre e comunque.

Questo significa lasciarsi imboccare ed è peggio che farsi spiare.

Nessuno deve più preoccuparsi di che cosa gli passa per la testa, visto che a riempirtela in continuazione ci pensa già il mondo. Se tutti quanti ci ritroviamo con l'immaginazione atrofizzata, nessuno mai costituirà una minaccia per il mondo."

Resistenza al cambiamento

Via Silviatlantide un bel video che ci ricorda quante resistenze adduciamo pur di non cambiare.

Conflitti

Qualche consiglio su come risolvere o (meglio) prevenire i conflitti relazionali.

Videoimprenditorialità ….

Interessante chiaccherata con Elena Da Ros, autrice del video virale vincitore per l’Italia della selezione per l’uscita di Google Chrome:

Ad oggi il video è uno dei 13 in selezione mondiale per diventare parte della campagna ufficiale di Google Chrome.

Situational Awareness

A febbraio di quest’anno “conversavo” con Luca Chittaro in un articolo riguardante l’Information Overload. Si parlava di metodi per sfuggire alla perdita di controllo causata da un sovraccarico cognitivo e Luca mi rispondeva “Personalmente uso un altro approccio, cercando di adattare alla vita di ogni giorno le tecniche di situation awareness, nate nell'ambito del decision making critico (militari, piloti di linea, etc.)”.

Grazie ad una “googlata” (termine simpaticamente terribile sempre più usato in forum ed ambienti di discussioni) ho trovato questo interessante articolo dell’Aereounautica Militare (scaricabile anche da qui). Una definizione di Situational Awareness è “possesso di una chiara e corretta percezione di quanto è accaduto, di quanto sta accadendo e di quanto potrà accadere nell'immediato futuro”.

Leggendo l’articolo (ambientato nella situazione del volo aereo) si può fare un interessante esercizio: traslare il significato nelle attività lavorative (e personali) quotidiane.

Come fare per ottenere un elevato livello di “Situational Awareness” ?

1. Accuratezza della pianificazione e del briefing (ossia il Plan del ciclo di Deming; la pianificazione, l’anticipazione mentale);
2. capacità di assimilare informazioni provenienti dalle molteplici fonti disponibili; l'incapacità a svolgere tale operazione porta alla canalizzazione dell'attenzione;
3. capacità di sintetizzare utilmente le informazioni assimilate per costruire una quadro mentale
   della situazione;
4. avere ben chiaro il quadro mentale di quanto è esattamente accaduto fino ad ora;
5. “pensare avanti”: proiettare nel futuro la situazione corrente e non agire in maniera reattiva a quanto
   sta accadendo;
6. capacità di decidere e agire correttamente, per tempo e con il giusto ordine di priorità;
7. creare standard e procedure;
8. evitare saturazione mentale;
9. essere assertivi e pro-attivi;

Riconoscere i sintomi della perdita di S.A.

1. ambiguità: quando cioè non vi è coerenza tra due o più informazioni, provenienti da distinte fonti, cui si attinge per costruire la S.A;
2. canalizzazione dell'attenzione (o fissazione): quando cioè si perde la capacità di assimilare e processare input multipli e informazioni provenienti dall'esterno;
3. confusione: quando per l'incapacità di raccogliere e processare si ingenera un senso di incertezza sulla situazione in essere;
4. scarsa comunicazione: ridotta frequenza, incompletezza o scarsità della comunicazione col mondo esterno;
5. ridotta reattività ad input esterni:
6. involontaria uscita dal pianificato;

Come recuperare la S.A.

Pre-condizioni per recuperare la S.A.:

• saper riconoscere gli effettivi sintomi del degrado della S.A.
• conoscenza approfondita di hardware, software, situazione, ambiente, attività che sto svolgendo/utilizzando;
• conoscenza e consapevolezza delle proprie capacità e dei propri personali limiti;

Accorgimenti per recuperare S.A.:

1. chiedere supporto;
2. allontanarsi dal problema, aumentare la separazione;
3. stabilizzare la condizione / i parametri;
4. ristabilire le giuste priorità;
5. guadagnare tempo;
6. acquisire ulteriori informazioni;

Telelavoro

Un recente studio di Avaya ha dimostrato che la flessibilità lavorativa (orari diversificati, telelavoro, ….) possono tradursi in un risparmio di 1 ora e un quarto al giorno per i lavoratori europei.

Ma su GreenMe si legge che secondo un sondaggio della CIO Insight Research sulla mobilità su un numero di 237 dirigenti intervistati solo il 24% accorderebbe il telelavoro ai suoi dipendenti ma solo part-time.

Come ci ha spiegato bene Jeremy Rifkin non riusciamo a scrollarci di dosso la cultura della fabbrica: tutti assieme contemporaneamente nello stesso posto alle stesse ore. Mancanza di cultura collaborativa ? O mancanza di una cultura di lavoro per Obiettivi ?

Per i pochi fortunati ecco un’interessante guida per organizzare gli spazi in casa.

Cloud To Do List

L’On The Job è una modalità formativa che mi permette di affiancare le persone nel loro reale contesto lavorativo. Una delle cose che mi lascia sempre stupito nelle sessioni di Time Management è la scarsa propensione delle persone a stilare e definire una To Do List quotidiana scritta. Quando chiedo il motivo di questa mancanza le classiche risposte sono:

• “è inutile scrivere una lista: non riuscirei a seguirla a causa delle richieste degli altri”
• “non mi serve scriverla: ce l’ho in testa”
• “ho provato: ma la sera avevo fatto tutt’altro”
• “la mia to do list è rappresentata dalle e-mail in Posta in Arrivo”

Inutile dire che le risposte rappresentano facili alibi: l’efficacia e l’efficienza non sono caratteristiche diffuse.

Anche se ritengo la miglior To Do List quella realizzata con carta e penna, consiglio di provare ad utilizzare anche degli strumenti informatici. Da segnalare il “classico” Remember The Milk, o le Attività di GMail ….

Segnalo inoltre una interessante applicazione disponibile sia in versione software da installare, sia in versione Cloud: PhiToDo. I punti di forza sono:

1. organizzazione delle Attività in Progetti (come il Project Management insegna ……);
2. possibilità di condividere progetti con terzi;
3. possibilità di organizzare le visualizzazione per Progetti ma anche per Giorno;
4. timer per registrare la durata dei Task;
5. interfaccia veramente LightWeight;

e-mail Overload

Contactlab ha pubblicato una interessante ricerca sull’uso delle e-mail tra gli utenti internet.

Interessante notare che ogni giorno gli utenti internet ricevono 420 milioni di e-mail. Circa 20 e-mail a testa al giorno. Se contiamo le 8 ore lavorative 1 ogni 24 minuti.

Il formatore del 21° secolo

 

Leggo un interessante articolo di Robin Good dal titolo: “Saper Insegnare: Cosa Devono Sapere Gli Insegnanti Per Sopravvivere Nel 21° Secolo”.

Condivido le 7 caratteristiche dell’insegnante scolastico efficace; direi anzi che queste competenze devono essere coltivate anche dai formatori aziendali:

 

1. Adattabilità: essere capace di adattare, in modo fantasioso, il programma e i requisiti da insegnare
2. Visione: gli insegnanti devono guardare attraverso le discipline e i programmi di studio; essi devono percepire il potenziale dei nuovi strumenti e delle tecnologie web, comprenderle e manipolarle, al fine di usarle per le loro necessità.
3. Collaborazione & condivisione: tra docenti ma anche con discenti.
4. Assumersi rischi.
5. Imparare: ogni formatore/insegnante dovrebbe perseguire e coltivare l’apprendimento continuo.
6. Comunicare: per poter insegnare ovunque e in qualsiasi momento, l'insegnante deve essere ovunque in qualsiasi momento. Il formatore del 21° secolo è abituato a utilizzare gli strumenti e le tecnologie che consentono la comunicazione e la collaborazione.
7. Comportarsi come modello: essere un esempio delle tematiche che si insegnano.

Vendite, forecast, Excel & Co.

Segnalo un interessante pagina di autoformazione sull’uso dei Excel nel campo delle vendite. Nello specifico attraverso l’uso delle Tabelle Pivot le analisi possono permettere di :

• Garantire un efficace monitoraggio dei risultati raggiunti rispetto a quelli prefissati, se parliamo di budget.
• Consolidare i dati per tipologia di servizio, cliente, area geografica, venditore, orizzonte temporale.
• Verificare i trend di crescita.
• Costruire delle basi per predisporre forecasting.
• Costruire statistiche.

Sempre nella stessa pagina il link per scaricare un interessante e-book sulla tematica.

Il blog come strumento di Marketing

Web 2.0, marketing non convenzionale, digitale… i termini sono tanti la sostanza una sola: il marketing non è più quello di una volta.

Martedì 3 novembre 2009 presso la Delegazione Ovest Colli della Confinustria Padova dalle 17.00 alle 19.00 una Pillola Formativa con Rita Bonucchi che ci indicherà come orientarsi nella giungla delle nuove opportunità del marketing postmoderno.

Scheda di adesione scaricabile al seguente link.

I diritti del lettore

Sia benedetto Pennac che ci ha lasciato i 10 diritti del lettore:

1. il diritto di non leggere;
2. di saltare le pagine;
3. di non finire un libro;
4. di rileggere;
5. di leggere qualsiasi cosa;
6. di leggere senza regole;
7. di leggere ovunque;
8. di spizzicare;
9. di leggere a voce alta;
10. di tacere.

Ringrazio Carlo che me li ha fatti scoprire.

Business Plan

Segnalo due risorse sulla tematica del Business Plan: una pagina di approfondimento su Microsoft PMI e un modello di PowerPoint per la relativa presentazione aziendale.

Penso possano essere utili ai ragazzi dell’Intraprendi di Thiene.

La Mappa (mentale) di Treviso

Ieri appuntamento a Treviso per una giornata sulle Mappe Mentali presso la Camera di Commercio di Treviso. Una quindicina di aspiranti imprenditori si sono affrontati a colpi di creatività utilizzano come strumento le Mappe Mentali. Come al solito un gran dibattere sul senso di rotazione della ballerina, quindi la trasformazione di un articolo da lineare a scrittura grafica ed infine un ottimo WorkShop di Six Hats su varie idee imprenditoriali applicato sempre attraverso l’uso delle mappe.

C’è stato il tempo anche di qualche divagazione sul tema dell’organizzazione con il ciclo di Deming applicato al tempo (anche se come abbiamo visto è meglio non esagerare con la pianificazione, o rischiamo di diventare tutti dei Furio).

Infine ricordiamoci che le Mappe sono uno strumento: la differenza la faranno sempre le persone …

Ora ho un dubbio: quanti sapranno uscire dalla propria Comfort Zone ?

Il prossimo appuntamento sarà con Rita, a cui “passo al palla”.

Appunti estivi

Stavo mettendo ordine tra gli appunti estivi e mi sono imbattuto in “pensieri” che dei partecipanti a vari Outdoor hanno voluto lasciarmi. Penso che dicano molto …

• Siamo noi artefici del nostro presente e futuro. Anche quando sembra non sia così, c’è sempre un modo per vivere emozioni positive.
• La parola è il dono più grande che ognuno può fare all’altro.
• Non è importante ciò che gli altri possono fare per me ma ciò che io posso fare per gli altri.
• E’ dagli errori che si impara si cresce e si migliora. Mettersi in gioco è il primo modo per poter…sbagliare…
• Il grande stupore e la grande gioia è stato vedere che tra noi siamo più affiatati di quanto pensavo. Possiamo diventare una grande squadra se lavoreremo su quanto appreso in questi giorni.
• Questa nuova esperienza mi ha permesso di conoscere meglio alcune delle persone con cui trascorro molto del mio tempo lavorativo, con la consapevolezza che la condivisione del percorso produrrà un linguaggio comune, su cui eventualmente (e possibilmente) crescere insieme.
• Questa esperienza mi ha fatto conoscere alcuni lati del vostro carattere di cui non ero a conoscenza e che in alcuni casi forse nemmeno mi aspettavo. Ho capito che è possibile lavorare con ognuno di voi in modo collaborativo.
• Mai come in questi due giorni ci siamo confrontati, abbiamo condiviso, ci siamo uniti..non voglio che tutto questo finisca domani. E io voglio fortemente essere parte attiva nel non perdere tutto questo! L’importanza del singolo…lui è parte del gruppo..tanto tantissimo dipende da me, io…
• La condivisione è crescita. Soprattutto per me stesso.
• Insieme al gruppo sono riuscita a superare le mie paure. Grazie
• Cerchiamo di essere più amici.
• Ascoltati e ascolta!

Punti di vista destri e sinistri

Su segnalazione di Manuel, un bel esercizio che può essere applicato per spiegare due tematiche: i Punti di Vista e l’uso dell’emisfero destro e sinistro del cervello.

Date un’occhiata a quest’immagine … in che senso gira ? Orario o antiorario ?

Emisfero destro ed emisfero sinistro.

Come si può leggere più nello specifico qui, se la vedete girare in senso orario in questo momento state utilizzando l’emisfero destro. Se la vedete girare in senso antiorario sta lavorando l’emisfero sinistro. L’area destra e l’area sinistra del nostro cervello sono sede di facoltà diverse. La parte sinistra è la parte logica, razionale, analitica, è la sede del conscio e della memoria a breve termine. La destra è la parte irrazionale, istintiva ed emozionale, è la sede dell’inconscio e della memoria a lungo termine.

Normalmente utilizziamo entrambe le aree, anche se ci sono persone che utilizzano più un’emisfero piuttosto che un’altro. A volte è difficile decidere volontariamente cosa utilizzare, e la scrittura è uno dei metodi per gestire la scelta, soprattutto attraverso l’uso delle Mappe Mentali (vedi Covey).

Punti di Vista.

Avete mai letto Covey quando spiega il concetto dei Paradigmi ? (Le 7 Regole per avere Successo ed. Franco Angeli). E’ sempre curioso presentare ad un aula di persone l’esercizio della giovane e della vecchia e notare come chi vede la vecchia faccia fatica a vedere la giovane e viceversa. Anche con l’immagine della ballerina l’esercizio è molto interessante: mostratelo a più persone contemporaneamente e godetevi la scena …..

Le Mappe mi portano a Belluno

Sarà la mia simpatia per tutto ciò che assomiglia ad una montagna, ma neppure il tempo un po’ grigio e uggioso è riuscito a rovinarmi la giornata a Belluno dedicata alle Mappe Mentali.

In collaborazione con CPV e la Camera di Commercio di Belluno sono stato in compagnia di una ventina di donne pronte ad intraprendere il loro percorso di imprenditrici (per la cronaca c’erano anche 3 maschietti … un po’ però intimoriti … assieme a me dalla maggioranza femminile).

Il “tormentone della giornata” è però stata la ballerina, che non abbiamo ancora capito se gira in senso orario o antioriario …..

Togliere, tagliare, buttare, cancellare, sintetizzare ……

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da togliere.

Antoine De Saint-Exupery

(autore de Il Piccolo Principe)

Adler

Penso che uno dei vantaggi della formazione esperienziale sia che l’attività rappresenti spesso un “cartina di tornasole”: l’Outdoor fa venire a galla ciò che le persone sono veramente. Quando quest’estate ho incontrato i ragazzi della Adler sono stato investito da una “cartina di tornasole” di pura energia, volontà e passione …..

So che questa sera si incontrano a Verona per un momento di feedback: ecco un mio personale regalino ……

e

Confucio e L’Outdoor

Un aforisma di Confucio che ben si adatta alla formazione esperienziale:

Se ascolto dimentico, se vedo ricordo, se faccio capisco.

la “lunga coda” del BarCamp

La lunga coda continua ….. (grazie Kira).

Bar Camp Suggestioni

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dalla scrittura lineare alle Mappe Mentali

Settimana all’insegna delle mappe mentali …..

Bello vedere il quaderno degli appunti di Barbara e scoprire l’evoluzione dalla scrittura lineare alle Mappe Mentali.