Come migliorare le proprie SketchNote con l'Intelligenza Emotiva



Approfittando dell'ultimo SketchNote Lab svoltosi a Cagliari mi sono focalizzato sul modellizzare il processo di miglioramento che possiamo mettere in atto utilizzando le emozioni come "motore" di feedback. Sorvolo sulla teoria del disegnare con la parte destra del cervello (per i più curiosi consiglio il libro di Betty Edwards "Disegnare con la parte destra del cervello") e passo direttamente al processo da seguire per auto-migliorarsi.

- Step 1: disegniamo seguendo i consigli di Betty Edwards, "pensiamo destro" utilizzando solo linee, curve, punti, lo spazio, distanze, proporzioni, somiglianze ..... insomma "costringiamo" il nostro cervello ad usare le "capacità" del destro.
- Step 2: Osserviamo con attenzione la sketch
- Step 3: lasciamo andare le emozioni e riconosciamole, siano esse piacevoli (soddisfazione, sorpresa, piacevolezza, ....) o spiacevoli (fastidio, dubbio, disagio, ....).
- Step 4: razionalizziamo le emozioni e chiediamoci "che cosa genera quella emozione ?", "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione ?", "qual'è l'emozione che vorrei provare e come dovrebbe essere quell'elemento grafico per farmela provare ?"
- Step 5: se l'emozione è piacevole manteniamo l'elemento grafico, se è spiacevole decidiamo come cambiarlo affinché diventi piacevole.

Riprendiamo dallo Step 1 e ri-disegnamo ....

Faccio un esempio con la Sketch qui sotto:

- Step 1: disegno la figura n° 1
- Step 2: Osservo con attenzione la sketch
- Step 3: riconosco una emozione di "fastidio" ... di "dubbio"
- Step 4: "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione?" Risposta: "le braccia ... la loro attaccatura è troppo bassa, sembrano uscire dal costato ... non dalle spalle." 
- Step 5: decido di spostare le braccia in alto: facendole "uscire" dalle spalle probabilmente proverò una emozione di "piacevolezza" per l'equilibrio della figura.

Riprendo dallo Step 1 e ri-disegno .....

- Step 1: disegno la figura n° 2
- Step 2: Osservo con attenzione la sketch, soprattutto la modifica delle braccia.
- Step 3: riconosco una emozione di "piacevolezza"
- Step 4: le braccia che escono dalle spalle mi danno una sensazione piacevole
- Step 5: mantengo anche in futuro le braccia in questa posizione.

Ultimo consiglio: oltre ad ascoltare le proprie emozioni, posso farmi aiutare da altre persone ed intervistarle ascoltando le loro emozioni e guidandole nel processo. I feedback degli altri saranno molto preziosi per migliorare le nostre sketch.

giovedì 3 novembre 2016

Come migliorare le proprie SketchNote con le emozioni



Approfittando dell'ultimo SketchNote Lab svoltosi a Cagliari mi sono focalizzato sul modellizzare il processo di miglioramento che possiamo mettere in atto utilizzando le emozioni come "motore" di feedback. Sorvolo sulla teoria del disegnare con la parte destra del cervello (per i più curiosi consiglio il libro di Betty Edwards "Disegnare con la parte destra del cervello") e passo direttamente al processo da seguire per auto-migliorarsi.

- Step 1: disegniamo seguendo i consigli di Betty Edwards, "pensiamo destro" utilizzando solo linee, curve, punti, lo spazio, distanze, proporzioni, somiglianze ..... insomma "costringiamo" il nostro cervello ad usare le "capacità" del destro.
- Step 2: Osserviamo con attenzione la sketch
- Step 3: lasciamo andare le emozioni e riconosciamole, siano esse piacevoli (soddisfazione, sorpresa, piacevolezza, ....) o spiacevoli (fastidio, dubbio, disagio, ....).
- Step 4: razionalizziamo le emozioni e chiediamoci "che cosa genera quella emozione ?", "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione ?", "qual'è l'emozione che vorrei provare e come dovrebbe essere quell'elemento grafico per farmela provare ?"
- Step 5: se l'emozione è piacevole manteniamo l'elemento grafico, se è spiacevole decidiamo come cambiarlo affinché diventi piacevole.

Riprendiamo dallo Step 1 e ri-disegnamo ....

Faccio un esempio con la Sketch qui sotto:

- Step 1: disegno la figura n° 1
- Step 2: Osservo con attenzione la sketch
- Step 3: riconosco una emozione di "fastidio" ... di "dubbio"
- Step 4: "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione?" Risposta: "le braccia ... la loro attaccatura è troppo bassa, sembrano uscire dal costato ... non dalle spalle." 
- Step 5: decido di spostare le braccia in alto: facendole "uscire" dalle spalle probabilmente proverò una emozione di "piacevolezza" per l'equilibrio della figura.

Riprendo dallo Step 1 e ri-disegno .....

- Step 1: disegno la figura n° 2
- Step 2: Osservo con attenzione la sketch, soprattutto la modifica delle braccia.
- Step 3: riconosco una emozione di "piacevolezza"
- Step 4: le braccia che escono dalle spalle mi danno una sensazione piacevole
- Step 5: mantengo anche in futuro le braccia in questa posizione.

Ultimo consiglio: oltre ad ascoltare le proprie emozioni, posso farmi aiutare da altre persone ed intervistarle ascoltando le loro emozioni e guidandole nel processo. I feedback degli altri saranno molto preziosi per migliorare le nostre sketch.

Inbox 0


La terminologia "Inbox 0" indica una tecnica di Time Management per la gestione delle email. Personalmente ritengo non sia utilizzabile se non viene associata ad altre tecniche, o forse è addirittura la naturale conseguenza di altre tecniche di gestione del tempo. Difficile utilizzarla se ad esempio non si possiede una gestione delle proprie attività con le ToDo List (consiglio lo studio di GTD di David Allen).
Dato per scontato (!) che padroneggiate già una metodologia di ToDo List vediamo come implementare la Inbox 0 su Outlook.
Innanzi tutto va creata una cartella "Posta" dove sposteremo tutte le email, sia quelle in arrivo che quelle inviate.

Immaginiamo di lavorare sulla Posta in arrivo: quando il sistema "Inbox 0" è a regime avrete sempre un numero basso di email nella cartella. E' importante tenere monitorato il numero di mail presenti in Posta in arrivo: per questo il consiglio è di settare Outlook in modo che mostri il numero di email presenti, non il numero di mail non lette. L'obiettivo sarà quello di tendere sempre a 0 e di non superare un numero di "allerta". Personalmente cerco di non superare mail le 50 .. massimo 60 email.
Quando ci dedichiamo all'analisi delle mail in arrivo (il consiglio è di dedicarci dei precisi e definiti momenti durante la giornata, non di lavorare sulle mail costantemente), partiamo dalla più vecchia adottando il metodo FIFO (Fist In First Out).
Una prima veloce analisi delle mail presenti nella cartella serve a due obiettivi:
  1. cancellare e liberare la Posta da mail inutili (SPAM, pubblicità, allert automatici, ....)
  2. rendersi subito conto se ci sono più email che riguardano lo stesso argomento o, parlando in modo più corretto se utilizziamo una tecnica a ToDo List, della stessa Attività (= Task).
Dopo questa lettura "veloce" bisogna aggregare le mail che riguardano la stessa Attività. Io inserisco nell'oggetto delle mail il numero della relativa Attività o inserendo dei tag (parole chiave) che mi permettano la ricerca. Lo sapevate che potete modificare il testo nell'oggetto delle email in arrivo ? (sarà sufficiente aprire la mail, posizionarsi sull'oggetto, apportare le modifiche e chiudere salvando).

A questo punto procediamo con i seguenti Step:
-spostiamo le mail della stessa Attività e spostiamole nella cartella Posta
- se le informazioni arrivate con le mail cambiano la Prossima Azione e/o la Data in cui avevo deciso lavorare sulla relativa Attività, apro l'Attività e faccio le opportune modifiche andando a modificare la ToDo List. Come scrivevo sopra in questo caso chi non possiede la metodologia a ToDo List farà fatica a capire cosa sto dicendo .....
- se al contrario le mail non cambiano nè Prossima Azione, nè Data .... allora non ho nulla da fare.

Quando sarà il momento di lavorare sull'Attività (qui comanda la ToDo List), e dovrò recuperare le mail archiviate in Posta, applicherò i filtri nel campo Ricerca e troverò tutte le mail (inviate e ricevute) inerenti a quella Attività in pochi secondi. Consiglio di scoprire alcuni strumenti importanti per usare bene la funzione di ricerca in Outlook (come l'uso delle virgolette " o le stringhe AND e OR).

Nel caso invece che la mail arrivata non riguardi una relativa Attività, procediamo come segue:
- se possiamo "evaderla" in meno di 3 minuti (come dice David Allen), facciamola subito.
- se invece il lavoro su questa mail richiede più di 3 minuti dobbiamo metterla in ToDo List decidendo "qual'è la prossima azione" e "quando la farò". Utilizziamo la funzione "Completa" di Outlook e spostiamo la mail in "Posta". La mail comparirà nella sezione "Da Fare" assieme alle altre Attività.

Molte persone non utilizzano questa ed altre tecniche di gestione del tempo perché pensano che "serva troppo tempo per gestire il tempo". Io li chiamo "alibi". Personalmente posso rispondere con l'esperienza: il tempo necessario all'organizzazione è inferiore alla somma dei tempi necessari alla ricerca delle informazioni non gestite, senza parlare poi di efficacia, efficienza, benessere e gestione dello stress.

Buon lavoro .... 



sabato 22 ottobre 2016

L'evoluzione del formatore


Qualche tempo fa avevo letto in internet una frase che mi era piaciuta molto e che mi aveva colpito. Con sincerità non ricordo chi ne fosse l'autore, e le mie ricerche su google per ritrovarla sono state inefficaci. Comunque parlava dell'evoluzione del formatore e diceva più o meno questo: possiamo dare tre "etichette" al ruolo di formatore, dipende da dove concentra la propria passione.
- Se concentra la propria passione sulla conoscenza lo possiamo chiamare "professore"
- se concentra la propria passione su sé stesso lo possiamo chiamare "form-attore"
- se concentra la propria passione sulle persone lo possiamo chiamare "facilitatore"

La scorsa settimana ho seguito un workshop di Leonardo che mi ha ricordato i concetti legati alla frase: Leonardo però ha utilizzato la metafora della "magia" e del "mago" identificando 4 tipi di formatori:
- l'apprendista stregone: impara ed usa trucchi ed illusioni ma li usa un modo maldestro;
- il mago nero: usa il potere dei trucchi e della conoscenza per catturare le coscienze. Lo fa per soddisfare il suo Ego.
- il mago grigio: incarna gli insegnamenti della magia per il bene delle persone e per accrescere il suo potere
- il mago bianco: regala agli altri, senza bisogno di consenso e brama di potere.
Metafore e concetti interessanti per chi fa questa professione: io ho ritirato fuori "Il Signore degli Anelli".

sabato 8 ottobre 2016

Concentrazione vs. Distrazione


Leggo un interessante articolo sull'Harvard Business Review: l'autore William Treseder (sarà questo profilo sul LinkedIn ?) ci propone due cause che diminuiscono la nostra capacità di concentrazione e 5 consigli per aumentarla.
Partiamo dalle cause che diminuiscono la capacità di concentrazione:
  1. Smartphone e Tablet che con alert e notifiche ci interrompono costantemente portando via la nostra attenzione da quello che stiamo facendo.
  2. Riunioni (Treseder parla del 35-55% del tempo passato in riunione)
Ecco i suoi consigli per non cascare in queste trappole:
  1. Praticare il MindFulness. Soprattutto al mattino, Treseder consiglia di dedicarsi alla meditazione, e soprattutto non cascare nella trappola di guardare le email arrivate nella notte. 
  2. Organizzare una ToDoList con i Task della giornata.
  3. Tenere pulito e mettere in ordine la propria postazione di lavoro (compreso il Desktop del computer. Qui, se posso, direi che la Lean ci spiega già molto con le 5S.
  4. Organizzare riunioni con poche persone. Concordo con Treseder: sopra le 8 persone i gruppi fanno molta fatica.
  5. Tenere dei buffer di tempo per riflettere. Su 1 ora, 15 minuti dovrebbero essere riservati per Riflettere, riorganizzarsi, riassumere (pensando alla metodologia esperienziale questo mi fa venire in mente l'apprendimento .....).
Ottimi spunti.
venerdì 5 agosto 2016

Definizione di "politica"


Leggendo "La guerra dei Team" di Patrick Lencioni ho trovato una interessante definizione di "politica":
"Un ambiente è politico quando le persone scelgono parole e azioni sulla base di come vogliono che reagiscano gli altri, anziché sulla base di quello che pensano veramente".

lunedì 20 giugno 2016

Il BarCamp ... in teoria



Si è conclusa da poche settimane la 7° edizione dell'Experiential Training BarCamp. Direi che è andato tutto bene ... 200 persone, 35 proposte di Workshop. Più che le parole lascio spazio alle foto per capire come è andata.
Non tutti sanno però che un BarCamp è un modello di conferenza; anzi per l'esattenzza di non-conferenza. Wikipedia in modo sintetico ci ricorda che con questa parola si indica "una rete internazionale di non conferenze aperte i cui contenuti sono proposti dai partecipanti stessi".
Esiste un sito ufficiale dove organizzare il proprio BarCamp: negli archivi ho ritrovato la pagina del 1° Experiential Training BarCamp del 2009 che avevo organizzato in Val di Sole. Eravamo in 12 ....

Ma cosa fa funzionare un BarCamp ? Vi sono degli ingredienti un po' speciali, che se combinati assieme generano una energia positiva ed un BarCamp che funziona ...
  • i principi dell'Open Source applicati al mondo della formazione. Cambiando qualche parola viene fuori così: [Open Source] indica nella formazione una buona pratica in cui i formatori ed i facilitatori rendono pubbliche le proprie conoscenze ed i propri tools lavorativi favorendone il libero studio e permettendo ad altri professionisti di apportarvi modifiche e miglioramenti.
  • la peer prodution: è un termine coniato da un professore di Harvard per descrivere un nuovo modello economico di produzione nel quale l'energia creativa di un grande numero di persone è coordinata (di solito con l'aiuto di Internet) in grandi e significativi progetti per lo più senza la tradizionale organizzazione gerarchica.
  • la condivisione della conoscenza: è un'attività attraverso la quale la conoscenza (vale a dire informazioni, conoscenze o esperienza) vengono scambiati tra le persone, gli amici, le famiglie, le comunità (come ad esempio, Wikipedia stessa), o di organizzazioni.
  • i 4 principi dell'Open Space Technology e la legge dei due piedi.
Wikinomics è una lettura del 2008, ma forse la contaminazione dal mondo dell'informatica verso settori più "tradizionali" come la formazione sta esplodendo in questi anni più recenti. Visti i risultati, speriamo che continui ad esplodere ....

La missione del Knowledge Worker

Dopo 10 anni dal primo studio ho ripreso in mano GTD di David Allen: è il momento di ristudiarlo e adattarlo alla situazione attuale. Gestire il tempo oggi è per me molto diverso dal gestire il tempo di 10 anni fa.
Mi imbatto in una frase di Peter Drucker, nei prossimi giorni vorrei lavorarci sopra ...

"Nel knowledge Work il compito non è dato, va determinato.
"Che risultato si vuole ottenere con questo lavoro ?" è la domanda fondamentale per rendere efficienti i Knowledge Workers.

E' una domanda che richiede decisioni rischiose.

Di solito non c'è una risposta giusta: ci sono solo scelte, e i risultati vanno chiaramente definiti se si vuole essere produttivi".

lunedì 15 febbraio 2016

BarCamp Facilitazione


Si è svolto a Rovereto il 3° Barcamp sulla Facilitazione. Cosa mi porto a casa? Le parole chiave di Pino De Sario, il modello delle Focused Conversazione di Gerardo de Luzenberger, il metodo del consenso di Leonardo Frontani, e il Brainstorming con le domande senza risposta di Beatrice Monticelli.
Per chi mi ha chiesto il modello di storytelling che ho presentato .... può scaricarlo da qui.
sabato 6 febbraio 2016

Lo svuotatesta

 
Vi sono vari strumenti che possiamo utilizzare per gestire al meglio il nostro tempo (ToDo List, Calendari, ....), ma lo Svuotatesta è, a mio parere, uno strumento basilare. Già dal nome si può capire che l'obiettivo di questo strumento è di tenere "libera" la nostra testa. Da cosa? Da tutte quelle cose che possono tranquillamente stare su un supporto e che altrimenti occuperebbero parte della "RAM" mentale togliendola ad altri processi probabilmente più importanti (creatività, analisi, razionalità, intuizione,  .....). Vediamo in questo Post cos'è lo Svuotatesta, come è fatto e come va utilizzato.
COME E' FATTO:
Dev'essere un supporto "finito" / "limitato", facilmente trasportabile. Ecco alcune idee: un foglio di carta in formato A4 o A3. Se siete più tecnologici un foglio word: ma attenzione a patto che sia solo 1 pagina. Non più di una pagina. Io uso spesso un foglio di Onenote in formato A4, in quanto e' sempre con me: sul telefono quando sono in giro e sul computer quando sono nella postazione di lavoro (OneNote può essere sincronizzato per avere sempre la stessa versione su vari supporti. Vedi questo link: https://www.onenote.com/)
ISTRUZIONI D'USO:
Sul foglio vanno scritti appunti, seguendo queste "regole":
- Scriviamo solo "parole chiave", parole che ci facciamo facilmente ricordare cosa stiamo appuntando
- No frasi
- Disegni / Sketch
- Più siamo prolissi, meno spazio avremo
- Quando arriviamo nella postazione di lavoro le cose che ci siamo appuntati vanno riportate nei "supporti giusti" (ToDo List, cartelline, block notes, raccoglitori, dossier, ....) e cancellate dal foglio. Se ci sono dei promemoria di cose da fare, svolgiamole e cancelliamole, se andranno fatte nei giorni successivi inseriamole in ToDo List o creiamoci un appuntamento in agenda.
- È l'unico spazio a nostra disposizione, ci deve bastare per tutta la giornata.
- Non possiamo usare altri supporti (post-it, altri fogli, pezzi di carta, email, ......);
- Dobbiamo portarlo sempre con noi;
- Alla fine della giornata lo Svuotatesta va "svuotato" e buttato.
Cosa scrivere:
- cose da fare IMPORTANTI/URGENTI
- tutto ciò che "arriva" durante la giornata (telefonate, richieste di persone che incontriamo, ...)
- Idee
- cose che ci vengono in mente che ci eravamo dimenticati
ALCUNE NOTE IMPORTANTI:
- Potreste chiedervi perché deve essere "limitato" e "finito" ... ecco la risposta: deve stimolare ed allenare la nostra capacità di sintesi ed analisi.
- Tutta la nostra giornata deve stare in un'unica "vista", deve darci una visione globale di tutto quello che succede oggi. Questo ci darà un maggiore senso di "overview" e controllo, quindi sicurezza e relax.
- Non sostituisce altri fondamentali strumenti di gestione del tempo. Non è una TODO List !
- Non è un supporto per prendere appunti durante una riunione. Se dovete prendere appunti, utilizzate un block notes.
- Se durante l'utilizzo lo spazio non dovesse bastarvi, è un'ottima occasione per riflettere e porsi qualche domanda che potrebbe farci crescere: 
-- voglio controllare troppe cose in un giorno ?
--  Ricevo troppe richieste ? Perché ? Cosa posso fare per diminuirle / organizzarle in modo diverso?
-- Sono troppo prolisso nei miei appunti ?
-- Mi vengono troppe idee nuove ? Devo tenere a bada la mia creatività? 
 
 
Infine una nota molto importante: lo Svuotatesta è uno strumento che potrebbe risultare non molto facile da utilizzare. La mia esperienza personale (quindi opinabile) mi ha insegnato che i problemi non sono nello strumento, ma in me stesso. Perché funzioni ci vogliono due caratteristiche "comportamentali": volontà e costanza. Sono io che devo abituarmi ad averlo sempre con me. Sono io che quando ho qualcosa che può essere scritto lo devo scrivere (il più delle volte mi dico "che fatica scrivere, .... faccio prima a tenerlo in testa"), sono io che la sera lo devo "svuotare" (evitando di dirmi "... farò domani").
Come diceva Covey "il problema non è gestire il tempo, ma NOI  STESSI nel tempo": non sono gli strumenti a gestire il tempo, siamo noi. Gli strumenti ci possono aiutare e facilitare, ma non fanno il lavoro per noi.
Buono "svuotatesta".
sabato 5 settembre 2015

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