La scorsa settimana mi sono immerso in una vacanza al caldo ed ho voluto fare un esperimento: dopo (penso) 10 anni circa sono rimasto “isolato” da qualsiasi tipo di comunicazione. Ho spento il cellulare per una settimana e non mi sono mai collegato ad internet per navigare o controllare le e-mail.

Riflessioni a caldo: l’essere sempre online mi tiene troppo attaccato alla operatività quotidiana distraendomi o addirittura non permettendomi di alzare il pensiero ad un livello più alto … più “strategico”. Quindi penso che in futuro inserirò volutamente delle giornate di dieta ipoinformativa all’interno del calendario lavorativo.

Qualche numero: dopo una settimana ho scaricato 167 e-mail di cui 28 sono finiti direttamente nell’indesiderata. Ho poi analizzato i 139 “sani”: quelli veramente importanti su cui lavorare sono risultati 24.

  Questo strano quadratino è l'erede intelligente del codice a barre.
Il Qr è il tramite tra il mondo cartaceo e quello multimediale di internet: se lo si inquadra con l’obiettivo del cellulare il codice Qr, che è l’abbreviazione inglese di «quick response» (risposta rapida), permette di collegarsi a pagine web preparate per approfondire l’argomento a cui è legato. Inoltre il codice Qr può contenere fino a 4.296 caratteri di testo, che non è detto debba essere necessariamente una stringa URL. Potrebbe essere usato ad esempio per memorizzare numeri di telefono, codici, intere frasi di testo.
Questo codice è già diventato di uso comune in Svezia e Danimarca, lo si può vedere a Tokyo, a New York, a Londra e a Parigi. Le prime a cogliere l’opportunità offerta da questo codice sono state le multinazionali: Ikea, Pepsi, Ibm. I codici Qr sono sui manifesti pubblicitari, etichette di abbigliamento e prodotti alimentari, inserzioni, biglietti da visita e quant'altro. Per approfondimenti ....... Wikipedia !

Interessante l'annuale Email marketing consumer report (Contactlab):

• 51 milioni le caselle di posta elettronica italiane (2,3 per utente Internet);
• 420 milioni di messaggi scambiati ogni giorno (circa 20 per utente Internet).

L'information Overload medio cresce .....

L’e-mail è uno strumento molto potente, usato con competenza crea efficaci comunic@zioni, usato male crea information overload. Nella gestione della conoscenza l’architettura dell’e-mail è decisamente pericolosa perchè tende a “sparpagliare” le informazioni tra i client degli utenti creando spesso ridondanza (vedi l’uso indiscriminato del Cc) e bassa efficienza. Negli ultimi anni si è assistito sicuramente ad un ritorno alla centralità (strumenti come SharePoint ne sono l’esempio più concreto).
Sicuramente c’è da lavorare molto sulla competenza delle persone (passare da una cultura dell’e-mail ad una cultura di forum o discussioni non è facile … e neppure breve), ma sembrerebbe che Google stia per fornirci di uno strumento proprio in linea con questa tendenza:
Mi viene il dubbio che poi le aziende ne bloccheranno l’uso ai propri dipendenti per ragioni di privacy. Staremo a vedere.

Un grazie a BananAffair per la traduzione del video.

Forse non tutti sanno che “il grande fratello” nasce nel 1948: George Orwell scrive il romanzo 1984. Come si può leggere da Wikipedia “In un futuro prossimo (l'anno 1984) [….] la società è [….] governata da un onnipotente partito unico con a capo il Grande Fratello, un personaggio che nessuno ha mai visto e che tiene costantemente sotto controllo la vita di tutti i cittadini. […] I suoi occhi sono dei televisori-telecamere, installati per legge in ogni abitazione” e non possono essere mai spenti. “[…] Questi televisori-telecamere, oltre a diffondere propaganda 24 ore su 24, spiano la vita di qualunque membro [….].”

Via Luca De Biase leggo (e riporto qui sotto) le parole di Chuck Palahniuk. Come Luca sottolinea sono straordinarie per descrivere l’Information Overload.

"Il vecchio George Orwell aveva capito tutto, ma al rovescio.

Il Grande Fratello non ci osserva. Il Grande Fratello canta e balla. Tira fuori conigli dal cappello. Il Grande Fratello si dà da fare per tenere viva la tua attenzione in ogni singolo istante di veglia. Fa in modo che tu possa sempre distrarti. Che sia completamente assorbito.
Fa in modo che la tua immaginazione lentamente avvizzisca. Finché non diventa utile come la tua appendice. Fa in modo di colmare la tua attenzione sempre e comunque.

Questo significa lasciarsi imboccare ed è peggio che farsi spiare.

Nessuno deve più preoccuparsi di che cosa gli passa per la testa, visto che a riempirtela in continuazione ci pensa già il mondo. Se tutti quanti ci ritroviamo con l'immaginazione atrofizzata, nessuno mai costituirà una minaccia per il mondo."

A febbraio di quest’anno “conversavo” con Luca Chittaro in un articolo riguardante l’Information Overload. Si parlava di metodi per sfuggire alla perdita di controllo causata da un sovraccarico cognitivo e Luca mi rispondeva “Personalmente uso un altro approccio, cercando di adattare alla vita di ogni giorno le tecniche di situation awareness, nate nell'ambito del decision making critico (militari, piloti di linea, etc.)”.

Grazie ad una “googlata” (termine simpaticamente terribile sempre più usato in forum ed ambienti di discussioni) ho trovato questo interessante articolo dell’Aereounautica Militare (scaricabile anche da qui). Una definizione di Situational Awareness è “possesso di una chiara e corretta percezione di quanto è accaduto, di quanto sta accadendo e di quanto potrà accadere nell'immediato futuro”.

Leggendo l’articolo (ambientato nella situazione del volo aereo) si può fare un interessante esercizio: traslare il significato nelle attività lavorative (e personali) quotidiane.

Come fare per ottenere un elevato livello di “Situational Awareness” ?

1. Accuratezza della pianificazione e del briefing (ossia il Plan del ciclo di Deming; la pianificazione, l’anticipazione mentale);
2. capacità di assimilare informazioni provenienti dalle molteplici fonti disponibili; l'incapacità a svolgere tale operazione porta alla canalizzazione dell'attenzione;
3. capacità di sintetizzare utilmente le informazioni assimilate per costruire una quadro mentale
   della situazione;
4. avere ben chiaro il quadro mentale di quanto è esattamente accaduto fino ad ora;
5. “pensare avanti”: proiettare nel futuro la situazione corrente e non agire in maniera reattiva a quanto
   sta accadendo;
6. capacità di decidere e agire correttamente, per tempo e con il giusto ordine di priorità;
7. creare standard e procedure;
8. evitare saturazione mentale;
9. essere assertivi e pro-attivi;

Riconoscere i sintomi della perdita di S.A.

1. ambiguità: quando cioè non vi è coerenza tra due o più informazioni, provenienti da distinte fonti, cui si attinge per costruire la S.A;
2. canalizzazione dell'attenzione (o fissazione): quando cioè si perde la capacità di assimilare e processare input multipli e informazioni provenienti dall'esterno;
3. confusione: quando per l'incapacità di raccogliere e processare si ingenera un senso di incertezza sulla situazione in essere;
4. scarsa comunicazione: ridotta frequenza, incompletezza o scarsità della comunicazione col mondo esterno;
5. ridotta reattività ad input esterni:
6. involontaria uscita dal pianificato;

Come recuperare la S.A.

Pre-condizioni per recuperare la S.A.:

• saper riconoscere gli effettivi sintomi del degrado della S.A.
• conoscenza approfondita di hardware, software, situazione, ambiente, attività che sto svolgendo/utilizzando;
• conoscenza e consapevolezza delle proprie capacità e dei propri personali limiti;

Accorgimenti per recuperare S.A.:

1. chiedere supporto;
2. allontanarsi dal problema, aumentare la separazione;
3. stabilizzare la condizione / i parametri;
4. ristabilire le giuste priorità;
5. guadagnare tempo;
6. acquisire ulteriori informazioni;

Contactlab ha pubblicato una interessante ricerca sull’uso delle e-mail tra gli utenti internet.

Interessante notare che ogni giorno gli utenti internet ricevono 420 milioni di e-mail. Circa 20 e-mail a testa al giorno. Se contiamo le 8 ore lavorative 1 ogni 24 minuti.

Come consuetudine, ecco le slide viste assieme durante l’incontro di martedì scorso tenuto da Andrea Dallan:

Colgo l’occasione per ricordarvi il prossimo incontro con Luigi Mistruzzi dal titolo: Leadership Motivazionale (format ed iscrizioni scaricabili al seguente link).

Qui il programma 2009 delle Pillole di Formazione presso la Confindustria Padova, delegazione OVest Colli.

Martedì 9 giugno ore 17.00 appuntamento alla Delegazione Ovest Colli della Confindustria Padova con Andrea Dallan che ci parlerà di un argomento molto “scottante” ….. saper domare le e-mail.

La recente analisi E-mail Marketing Consumer Report 2009 – Italia ha evidenziato dei numeri molto significativi: 420 milioni di e-mail ricevute ogni giorno in Italia, recapitati sui 51 milioni di caselle e-mail esistenti corrispondono a circa 20 messaggi a testa per ognuno dei circa 22 milioni di utenti Internet italiani.

Come domare questo “diluvio” di informazioni (come direbbe Pierre Levy) e non cadere nell’Information Overload ?

Appuntamento a martedì: qui il format di presentazione/iscrizione dell’evento e qui sotto un’anteprima delle slide che vedremo:

Via Luca Baiguini leggo un interessante articolo sul rapporto esistente tra il lavoro e l’ambiente (inteso nel senso architettonico …. ossia la stanza) in cui questo viene svolto.

La lettura mi richiama alla memoria un mio recente Post, in cui proponevo delle slide su nuove modalità lavorative in cui l’ambiente di lavoro gioca un ruolo importante.

Ringrazio Stefano per la segnalazione.

Interessante notare che, in termini di gestione del tempo “si stima che, messe insieme, le cinque criticità fanno sprecare mediamente a ciascun intervistato, 17 ore e mezza del tempo produttivo settimanale.”

Sembra che l’architettura della Comunic@zione centralizzata sia la più palusibile, ma non dimentichiamoci della formazione e della sensibilizzazione delle R.U. Gli strumenti da soli non risolvono il problema, è necessario un cambio di cultura.

Mi era già successo tra il'92 e il '94, quando, per motivi di lavoro, avevo "la fortuna" di stare lontano da televisioni e giornali per periodi di due o tre mesi. Quando mi avvicinavo ad un televisore mi succedevano due cose strane:
1. Facevo fatica a capire la differenza tra "stranamore" ed il telegiornale;
2. Avevo come l'impressione di avere qualcuno che mi urlasse nelle orecchie ciò che pensava, con il chiaro intento di convincerni/dirigermi/condizionarmi.

Cosa strana: in questo periodo sto provando la stessa sensazione ...

(questo messaggio è stato inviato da un dispositivo mobile)

Nella blogosfera in questi giorni è tornato di prepotenza il tema dell’Information Overload. Ne avevo parlato giusto lunedì. Bello ed interessante il Post di Luca Chittaro che propone una equazione per chiarire la problematica:

Belli ed interessanti due Post di Luca De Biase sull’abbondanza di informazione (information overload). Il primo mi incoraggia a proseguire la dieta ipoinformativa che attuo oramai da un anno; il secondo mi ricorda Michael Schudson e la sua teoria dell’utente “monitorante” (monitorial citizen) che deve fare scanning dell’ambiente informativo che lo circonda, in modalità a basso consumo cognitivo, ed essere pronto a diventare attivo, solo quando il suo intervento sia rilevante.

Personalmente considero le scrivanie di lavoro come delle cartine al tornasole per capire il livello organizzativo (o più spesso “disorganizzativo”) delle persone.

Anche i Desktop dei computer (essendo alla fine delle scrivanie virtuali) riflettono lo stesso livello organizzativo delle scrivanie reali.

Segnalo a questo proposito Fences, un utile software free per l’organizzazione delle icone sul desktop (i “fogli” delle scrivanie ….) che permette la creazione di aree personalizzate ed il posizionamento delle icone.