Vi sono vari strumenti che possiamo utilizzare per gestire al meglio il nostro tempo (ToDo List, Calendari, ....), ma lo Svuotatesta è, a mio parere, uno strumento basilare. Già dal nome si può capire che l'obiettivo di questo strumento è di tenere "libera" la nostra testa. Da cosa? Da tutte quelle cose che possono tranquillamente stare su un supporto e che altrimenti occuperebbero parte della "RAM" mentale togliendola ad altri processi probabilmente più importanti (creatività, analisi, razionalità, intuizione,  .....). Vediamo in questo Post cos'è lo Svuotatesta, come è fatto e come va utilizzato.

COME E' FATTO:
Dev'essere un supporto "finito" / "limitato", facilmente trasportabile. Ecco alcune idee: un foglio di carta in formato A4 o A3. Se siete più tecnologici un foglio word: ma attenzione a patto che sia solo 1 pagina. Non più di una pagina. Io uso spesso un foglio di Onenote in formato A4, in quanto e' sempre con me: sul telefono quando sono in giro e sul computer quando sono nella postazione di lavoro (OneNote può essere sincronizzato per avere sempre la stessa versione su vari supporti. Vedi questo link: https://www.onenote.com/)

ISTRUZIONI D'USO:
Sul foglio vanno scritti appunti, seguendo queste "regole":
- Scriviamo solo "parole chiave", parole che ci facciamo facilmente ricordare cosa stiamo appuntando
- No frasi

- Disegni / Sketch
- Più siamo prolissi, meno spazio avremo
- Quando arriviamo nella postazione di lavoro le cose che ci siamo appuntati vanno riportate nei "supporti giusti" (ToDo List, cartelline, block notes, raccoglitori, dossier, ....) e cancellate dal foglio. Se ci sono dei promemoria di cose da fare, svolgiamole e cancelliamole, se andranno fatte nei giorni successivi inseriamole in ToDo List o creiamoci un appuntamento in agenda.
- È l'unico spazio a nostra disposizione, ci deve bastare per tutta la giornata.
- Non possiamo usare altri supporti (post-it, altri fogli, pezzi di carta, email, ......);
- Dobbiamo portarlo sempre con noi;
- Alla fine della giornata lo Svuotatesta va "svuotato" e buttato.

Cosa scrivere:
- cose da fare IMPORTANTI/URGENTI
- tutto ciò che "arriva" durante la giornata (telefonate, richieste di persone che incontriamo, ...)
- Idee
- cose che ci vengono in mente che ci eravamo dimenticati

ALCUNE NOTE IMPORTANTI:
- Potreste chiedervi perché deve essere "limitato" e "finito" ... ecco la risposta: deve stimolare ed allenare la nostra capacità di sintesi ed analisi.
- Tutta la nostra giornata deve stare in un'unica "vista", deve darci una visione globale di tutto quello che succede oggi. Questo ci darà un maggiore senso di "overview" e controllo, quindi sicurezza e relax.

- Non sostituisce altri fondamentali strumenti di gestione del tempo. Non è una TODO List !
- Non è un supporto per prendere appunti durante una riunione. Se dovete prendere appunti, utilizzate un block notes.
- Se durante l'utilizzo lo spazio non dovesse bastarvi, è un'ottima occasione per riflettere e porsi qualche domanda che potrebbe farci crescere: 

-- voglio controllare troppe cose in un giorno ?
--  Ricevo troppe richieste ? Perché ? Cosa posso fare per diminuirle / organizzarle in modo diverso?
-- Sono troppo prolisso nei miei appunti ?
-- Mi vengono troppe idee nuove ? Devo tenere a bada la mia creatività? 

 

 

Infine una nota molto importante: lo Svuotatesta è uno strumento che potrebbe risultare non molto facile da utilizzare. La mia esperienza personale (quindi opinabile) mi ha insegnato che i problemi non sono nello strumento, ma in me stesso. Perché funzioni ci vogliono due caratteristiche "comportamentali": volontà e costanza. Sono io che devo abituarmi ad averlo sempre con me. Sono io che quando ho qualcosa che può essere scritto lo devo scrivere (il più delle volte mi dico "che fatica scrivere, .... faccio prima a tenerlo in testa"), sono io che la sera lo devo "svuotare" (evitando di dirmi "... farò domani").
Come diceva Covey "il problema non è gestire il tempo, ma NOI  STESSI nel tempo": non sono gli strumenti a gestire il tempo, siamo noi. Gli strumenti ci possono aiutare e facilitare, ma non fanno il lavoro per noi.
Buono "svuotatesta".