1. cancellare e liberare la Posta da mail inutili (SPAM, pubblicità, allert automatici, ....)
2. rendersi subito conto se ci sono più email che riguardano lo stesso argomento o, parlando in modo più corretto se utilizziamo una tecnica a ToDo List, della stessa Attività (= Task).

Questa settimana Forema mi ha portato in Inarca, una dinamica azienda del Padovano leader nel settore delle connessioni elettriche, per un percorso formativo sull’uso delle e-mail e del calendario di Outlook. Seguendo un corretto approccio per lo sviluppo delle Risorse Umane, è interessante notare che l’azienda ha voluto approfondire la tematica della gestione delle e-mail e della gestione dei calendari innanzi tutto da un punto di vista culturale (sviluppo delle Competenze), e in seconda analisi da un punto di vista strumentale (software). Le e-mail infatti non sono altro che uno dei “canali” della Comunicazione: saper utilizzare bene le e-mail vuol dire innanzi tutto migliorare le proprie competenze di Comunicazione. Così per il Calendario, che rappresenta uno strumento di applicazione delle competenze di Time Management.

Un’osservazione importante emersa durante gli incontri: saper “domare” le e-mail significa innanzi tutto assumere un atteggiamento “pro-attivo” nei confronti delle e-mail in uscita (migliorare il linguaggio, essere chiari, sapersi immedesimare nel ricevente, ….), piuttosto che imparare delle strategie o dei trucchi per gestire le e-mail in arrivo (regole, filtri, etc etc). Un bel cambio di paradigma.

 

Infine una curiosità: durante la lezione ho notato un calendario da tavolo con delle foto “particolari”: l’azienda ha organizzato un concorso fotografico interno e le foto sono state poi utilizzate per realizzare il calendario dell’azienda. Decisamente una bella idea … e le foto ? Giudicate voi sono su Flickr.

Come consuetudine, ecco le slide viste assieme durante l’incontro di martedì scorso tenuto da Andrea Dallan:

Colgo l’occasione per ricordarvi il prossimo incontro con Luigi Mistruzzi dal titolo: Leadership Motivazionale (format ed iscrizioni scaricabili al seguente link).

Qui il programma 2009 delle Pillole di Formazione presso la Confindustria Padova, delegazione OVest Colli.

Un ringraziamento ai numerosi partecipanti alla Pillola di Formazione di questa sera.

Come promesso metto a disposizione per il download le slide viste assieme ai seguenti link:

• - Slide PowerPoint versione 2007 (.pptx)
• - Slide PowerPoint in versione 2003 (.ppt)

La Gestione del Tempo rimane sempre un percorso di sviluppo individuale lungo, difficile ma estremamente interessante.

Vi ricordo, per finire, il link per scaricare l’e-book in formato PDF sulla Performance Management.

Il prossimo appuntamento è per martedì 28 aprile con Alessandro Carli che ci parlerà di come “Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.”

Come avrei fatto senza i ragazzi della GasNet che mi hanno sviluppato un tool fondamentale per l'applicazione della Performance Management ?
Sto parlando del KSender, che mi permette con una combinazione di tasti di scrivere data, ora e chi sono ...

Concordo con David Allen quando scrive:

“Per me, rendere il quesito “Qual è il prossimo passo ?” parte integrante del pensiero corrente è una specie di missione personale”.

E’ fondamentale definire sempre quale sarà la prossima azione da intrapendere per qualsiasi Attività: per chi applica la metodologia della Performance Management, consiglio di aggiungere la dicitura “PROSSIMA AZIONE:” in fondo al campo note e di tenerla sempre aggiornata con la prossima Azione che si intende compiere.

Personalmente ritengo fondamentale decidere con altrettanta cura il QUANDO ed il PERCHE’ si svolge l’Attività, riportando il tutto con precisione negli opportuni campi.

In Outlook è possibile creare dei collegamenti ipertestuali a file e risorse esterne utilizzando l’apposito comando presente sul ribbon.

Non esiste invece un comando predefinito per collegare elementi di Outlook (messaggi di posta elettronica, appuntamenti, contatti, attività, voci del diario, note ed elementi e documenti inseriti). Per ottenere questo vi sono due soluzioni:

1. manualmente: come spiegato in questa pagina di Office Online si digita all’interno della finestra per il collegamento ipertestuale la stringa <Outlook:nomecartella\sottocartella >:
2. automaticamente: installando ed utilizzando Linker for Windows (Software Free).

Chi ha fatto il corso si Time Management con Outlook, sa che le Attività vengono utilizzate come “contenitore” dove far convergere tutte le informazioni a prescindere dal canale in cui esse viaggiano.

Ricordo che con “canale” si intende il mezzo attraverso cui l’emittente veicola, o attraverso cui il ricevente ottiene, il messaggio/l’informazione. All’interno delle Attività di Outlook inseriremo allora appunti, file (word, excel, PDF, ….) ed e-mail.
Inserire allegati all’interno di Outlook però, significa appesantire il file PST (si veda a tal proposito la pagina di Roberto Restelli sulle dimensioni massime delle Cartelle Personali). Gi allegati del File System (file Word, Excel, PDF, ….) è consigliabile allegarli con un collegamento ipertestuale (ed Outlook permette il collegamento attraverso il relativo comando). Per quanto riguarda le e-mail, purtroppo Outlook non dispone di un comando per crearne un link ipertestuale all’interno delle Attività; ne permette solamente l’inserimento.

Per ovviare a questa limitazione è però possibile utilizzare “Linker for Windows”, una comodissima applicazione che ci permette di creare collegamenti ipertestuali a qualsiasi elemento di Outlook o a qualsiasi file presente nel File System. L’applicazione è scaricabile  al seguente link.