Veramente fatto bene ! Consigliatissimo per il Time Management:

Qualsiasi operazione ripetuta all’ecceso diventa dannosa; anche se la sedia è comoda e la luce perfetta, ripetere sempre la stessa azione porta all’atrofizzazione degli arti o di parti del corpo, ma anche all’atrofizzazione del pensiero, della creatività, della voglia di fare e di vivere che mi sembra molto ben più dannosa, più drammatica e più meritevole di essere presa in cura.

Sono parole dell’architetto Michele de Lucchi, in un’intervista tutta da leggere.

Oggi ho avuto la fortuna di partecipare al Convegno sull’Uffico Fabbrica Creativa promosso da Assufficio. E’ stata presentata una ricerca sul legame Performance dei Knowledge Worker e l’ “ambiente ufficio”. Finalmente un po’ di numeri su un argomento che fino ad oggi ha vissuto di “impressioni” e “percezioni”.

Ecco il mio contributo in termini di relatore:

Sono stato invitato a tenere un intervento sul tema della produttività dei Knowledge Worker al convengo “Ufficio Fabbrica Creativa” che si terrà presso la Confindustria Padova nel pomeriggio del 30 settembre. Ottimo spunto per riprendere ad alimentare la mia collezione di foto di scrivanie e desktop su Flickr …

Il mio SAR deve essersi focalizzato sull’argomento perchè questa mattina ho subito individuato sopra ad una scrivania un vecchio articolo della Repubblica sugli Open Space, tutto da leggere.

Come al solito la diatriba è sempre viva ed aperta: meglio un ufficio chiuso o un Open Space ? Molti hanno tentato di risolvere con delle soluzioni ibride.

1. Seiri –Separare il necessario dal superfluo. Eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro (questo mi ricorda molto la prima fase di applicazione del metodo GTD di David Allen).
2. Seiton – Ordinare i materiali in posizioni ben definite per eliminare i tempi di ricerca: sistemare penne, carta, mouse, cavi, computer ….
3. Seison - Pulire e ordinare sistematicamente le varie aree di lavoro per scoprire i problemi nascosti dal disordine precedente.
4. Seiketsu - Standardizzare e migliorare. Mantenere l'ordine e la pulizia creati.
5. Shitsuke - Mantenere e migliorare gli standard ed i risultati raggiunti attraverso disciplina e volontà.

Fondamentale per riuscire d mantenere la scrivania vuota e sgombra è  avere una cassettiera a portata di mano. E quando dico “a portata di mano” intendo proprio che per raggiungerla non devo alzarmi dalla mia postazione di lavoro (altrimenti le cose rimangono sulla scrivania). All’interno dei cassetti vanno riposti tutti gli oggetti di uso quotidiano come ad esempio la cancelleria (penne, forbici, matite, graffette,  …. tutto va riposto dopo l’utilizzo all’interno dei cassetti). Aprendo i miei cassetti e dando un’occhiata trovo anche i cavi USB per collegare SmartPhone o lettori MP3, un’adattatore SD, cuffie. Per i fogli e le carte infine, consiglio un cassetto più grande con uno schedario. Le cartelline a sospensione  sono un ottimo sistema per gestire il materiale cartaceo stando però in guardia a non usarlo come archivio. L’archiviazione delle carte deve essere fatta su cartelline riposte sulle armadiature, non certo sulla cassettiera della scrivania.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.

• Office Productivity #2: doppio monitor.

• Office Productivity #3: la vaschetta Inbox.

• Office Productivity #4: la scrivania vuota.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

1. Responsabilizza le persone sulla puntualità;
2. Definisci sempre un ordine del giorno (dichiarando i tempi per ogni argomento);
3. Invita solo le giuste persone;
4. Utilizza le e-mail in modo efficace (per gli inviti e per i report);
5. Utilizza le riunioni per discutere (e non solo per informare);
6. metti per iscritto le decisioni (soprattutto “chi fa che cos, entro quando e perchè”);
7. “Kill the Powerpoints” (questo punto è talmente bello in inglese … ricordiamoci che le slide dovrebbero essere un supporto, spesso son il fine);
8. Fai in modo che tutti parlino (“Se ascolto dimentico, se vedo ricordo, se faccio capisco”. Confucio)
9. Concludi la riunione in orario.

“Il miglior modo [per evitare il blocco dello scrittore] è quello di fermarsi quando tutto va bene, quando sai esattamente quale sarà il passo successivo. Se fai questo ogni giorno, non ti bloccherai mai. Fermati sempre quando tutto va bene e non pensarci o preoccuparti finché non ricominci a scrivere il giorno successivo. In questo modo il tuo subconscio lavorerà per te, senza che tu te ne accorga. Ma se inizi a pensarci consciamente o a preoccuparti, sarà la fine e il tuo cervello sarà già stanco ancor prima di iniziare.”

• 
  
  mi fermo quando il mio cervello è ancora produttivo, quando non è ancora “cotto” (quanto tutto va bene, secondo Hemingway);
• 
  
  chiudo la mia ToDo List giornaliera spostando ai prossimi giorni quello che non ho fatto;
• 
  
  controllo con attenzione la ToDo List di domani: decido la “scaletta” (= priorità) e sposto a giorni successivi eventuali Attività che il giorno dopo non sono prioritarie o che so già non farò in tempo a fare.

Mentre preparo un’attività di Team Building di domani, colgo l’occasione di rispolverare uno strumento che ritengo molto utile ed interessante per lo Sviluppo Individuale: la “Johari Window”. Una delle chiavi di efficienza ed efficacia (sia che si lavori in un Team sia che si lavori con collaboratori esterni) è conoscere sé stessi e farsi conoscere. Conoscersi bene permette di condividere con altri importanti informazioni per migliorare il livello comunicativo e quindi il livello relazionale. La “Johari Window” permette di raggiungere una migliore consapevolezza nei propri confronti. La “finestra” (o schema, o matrice ….) è stata creata da Joseph Luft e da Harry Ingham nel 1955 (Joseph+Harry = Johary).

La finestra di Johari si divide in 4 quadranti:
1. ARENA: quello che gli altri conoscono di te e che anche tu conosci molto bene (nome, aspetto, e tutto ciò che voi rendete pubblico);
2. PUNTO CIECO: quello che gli altri conoscono di te, ma che tu non conosci di te stesso (ad esempio modi e maniere, le sensazioni degli altri nei vostri confronti);
3. APPARENZA: quello che tu conosci di te, ma che per gli altri è sconosciuto;
4.  SCONOSCIUTO: tutto quello che né te né gli altri conoscono.

Ogni persona dovrebbe fare in modo di aumentare la superficie dell’”Arena” a discapito del “Punto cieco” e dell’”Apparenza”. Maggiore è la conoscenza tra te e gli altri, migliore è la comunicazione nella stessa “lunghezza d’onda”.

Le due migliori competenze per per aumentare l’”Arena” sono la capacità di FeedBack (per venire a conoscenza di ciò che non conosco di me stesso) e la capacità di Trasparenza attraverso il dialogo o le azioni (per fare in modo che gli altri conoscano molto di me).

La scorsa settimana mi sono immerso in una vacanza al caldo ed ho voluto fare un esperimento: dopo (penso) 10 anni circa sono rimasto “isolato” da qualsiasi tipo di comunicazione. Ho spento il cellulare per una settimana e non mi sono mai collegato ad internet per navigare o controllare le e-mail.

Riflessioni a caldo: l’essere sempre online mi tiene troppo attaccato alla operatività quotidiana distraendomi o addirittura non permettendomi di alzare il pensiero ad un livello più alto … più “strategico”. Quindi penso che in futuro inserirò volutamente delle giornate di dieta ipoinformativa all’interno del calendario lavorativo.

Qualche numero: dopo una settimana ho scaricato 167 e-mail di cui 28 sono finiti direttamente nell’indesiderata. Ho poi analizzato i 139 “sani”: quelli veramente importanti su cui lavorare sono risultati 24.

Per alcune persone non c'è grande differenza tra scrivanie reali e scrivanie virtuali (desktop). Vengono utilizzate come degli enormi contenitori dove ammassare qualsiasi oggetto che non abbia una collocazione definita. Penne, calendari, fogli di appunti, biglietti da visita e post-it "sbiancati" dal tempo. I relativi desktop sono uguali, se non fosse che sono oggetti virtuali.
Scrivanie e desktop sono gli specchi della metodologia organizzativa utilizzata. Ma come passare da una situazione caotica ad una scrivania vuota? In fin dei conti il principio è semplice, ma richiede grande volontà:

Non procrastinare mai l'archiviazione di alcun foglio od oggetto.

a cancelleria (penne, forbici, pinzatrici, etc etc) deve trovare posto in un cassetto a portata di mano (sulla foto la cassettiera n° 5).

Quando si finisce di lavorare su un'attività tutte le relative carte devono essere riposte nella relativa cartella e la cartella messa in cassetti, armadi, scaffalature apposite.

Tutti i nuovi input (appunti, lettere, biglietti da visita) verranno inseriti nella cassetta di input e processati come già visto nel post precedente.
La sera, prima di finire la giornata lavorativa, la scrivania deve essere completamente vuota.

Che dite? Ce la farete?

• Office Productivity #1: alzare i monitor.

• Office Productivity #2: doppio monitor.

• Office Productivity #2: la vaschetta Inbox.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Molte persone, quando vedono una scrivania vuota e in ordine esclamano “questo qui non ha niente da fare”. Ottimo alibi, ma superato. Se entrassimo in una sala operatoria e trovassimo tutto in disordine cosa diremmo ? E se vedessimo una cabina di pilotaggio di un Boing pieno di post-it ?

Ordine e pulizia sono un chiaro segno di metodo efficace ed efficiente. Per ottenerlo un buon metodo è di utilizzare una vaschetta di Inbox dove mettere tutte le carte che entrano nella nostra giornata lavorativa. Posta cartacea, ricevute, fatture, appunti, biglietti da visita: tutto deve finire nell’unica vaschetta presente sulla nostra scrivania. L’analisi del contenuto deve poi avvenire in ordine cronologico inverso: si parte dal foglio più in basso (il più vecchio) e si passa all’analisi. Di cosa si tratta ? Riguarda un’attività già aperta ? Quale azione comporta ?.

Una volta deciso di cosa si tratta, il foglio dovrà essere archiviato e non dovrà più rientrare nella vaschetta. Potrà essere scansionato, inserito in una cartellina, o anche ….. cestinato.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.
• Office Productivity #2: doppio monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Uno dei migliori modi per aumentare la produttività in ufficio è di dotarsi di due monitor e di attivare la modalità di desktop esteso.

Ci sono almeno un paio di studi che hanno registrato e dimostrato un considerevole aumento di produttività:  Ivan Berger cita sul New York Times una ricerca della Jon Peddie Research con la quale hanno dimostrato un aumento della produttività media dal 20 al 30 %.

Suzanne Ross cita una ricerca della Microsoft, dove i ricercatori hanno registrato aumenti di produttività che vanno da un 9 ad un 50%.

D’altronde, se ben ci pensate, quante volte passiamo da una finestra all’altra per confrontare due informazioni ? Oppure quante volte passiamo da un’applicazione ad un altra per operazioni di copia-incolla ? Un altro classico esempio è di quando stampiamo su carta un file per averlo sottocchio e poter quindi lavorare al computer su un’altra applicazione. Avere due monitor vuol dire poter tenere aperto un e-mail in lettura su un monitor ed elaborare la risposta sull’altro …. A proposito: ricordate di alzarli entrambi.

Office Productivity #1: alzare i monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Leggo su Wikipedia che il “concetto di di consapevolezza è relativo. Un animale può essere parzialmente consapevole, oppure può essere consapevole a livello subconscio o anche profondamente consapevole di qualcosa.” Eppure più approfondisco certe tematiche formative, più mi rendo conto la consapevolezza è una capacità fondamentale per lo sviluppo personale, e va allenata.

Allora come allenare la propria consapevolezza sul tempo ? Ci vuole sicuramente un po’ di esercizio (proprio come se fosse un’attività sportiva). Ingredienti necessari:

• spunti ed idee dalla tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo;
• modello “The Emergent Task Timer” di Dave Seah;
• timer fisico o software (ad esempio … Instant Boss);

Prendendo il tutto e ben mescolando mi è uscito un Planner che mi permette di:

• pianificare la giornata lavorativa d’ufficio;
• confrontare la differenza tra ciò che ho pianificato e ciò che ho realizzato veramente;
• tracciare tutte le interruzioni (sia interne che esterne).

Gli obiettivi dell’esercizio sono:

• migliorare in precisione la stima del tempo necessario per compiere una determinata Attività / Azione;
• conoscere meglio le interruzioni e le distrazioni;
• aumentare la concentrazione;
• aumentare la consapevolezza del tempo.

Ecco di seguito il Planner e le istruzioni per come usarlo:

Le prime 15 righe sono lo spazio per la Pianificazione: elencare le Attività che si prevede affrontare e le relative Azioni (ciò che dovete fare per quella Attività). Indicate quanto tempo prevedete di impiegare riempiendo i rettangolini necessari (1 rettangolo = 15 minuti).

Le 15 righe successive sono invece lo spazio che compilerete mano a mano che la giornata passa: tracciate come si svolgono veramente le cose.

Infine, in basso, due aree per segnare le interruzioni che avverranno. Ricordo che le interruzioni interne sono (citando Cirillo) “forme di distrazione o procrastinazione dell’attività corrente”. E’ probabile che durante l’Attività ci venga in mente di fare una telefonata, o di cercare qualche cosa su internet: l’obiettivo è non dimenticarsi di queste idee, ma di segnarle in fondo alla pagina per farle alla fine dell’Attività. Le interruzioni esterne sono invece tutte le forme di input che arrivano dall’esterno e che ci distraggono dall’attività (e-mail in arrivo, telefonate, colleghi che ci chiedono la loro attenzione, ….. etc etc.) Anche qui l’obiettivo sarà di appuntarsi nell’area in fondo l’interruzione, prendere tempo per finire l’Attività e richiamare chi ci ha interrotto.

Conclusioni: ho notato che le prime volte che redigevo il Planner la differenza tra Pianificato e Consultivo era abissale. Personalmente ho notato due errori classici: sottostimare i tempi necessari per redigere una determinata azione e non conteggiare i tempi delle interruzioni esterne. Dopo un po’ di esercizio la mia capacità previsionale è aumentata, dandomi un maggior senso di controllo e di benessere. Ogni tanto però l’esercizio va ripetuto, un po’ come se fossero dei “fondamentali” sportivi.

Potete scaricare il Planner in formato PDF al seguente link.

Ieri ho scattato queste due foto in due aziende diverse: sempre più spesso ho notato che molte persone alzano il monitor con materiale di fortuna (libri, risme di carta, cartelline, blocchi di polistirolo). Alla domanda “come mai ?” stessa risposta: “fastidi al collo … dolori alla schiena”.

Effettivamente mantenere una postura sbagliata per lungo tempo comporta dolori a cervicali,  dorsali o lombari ed un naturale abbassamento di concentrazione e produttività. Ecco qualche consiglio tecnico:

mantenere il busto sempre eretto e posizionato in modo che le curve fisiologiche della colonna non vengano annullate o accentuate:

1. monitor: posto in modo che la linea orizzontale degli occhi corrisponda all’inizio della pagina di lavoro. 
2. schienale: dotato di supporto lombare e dorsale adeguato a mantenere le curve fisiologiche della colonna vertebrale;
3. piano della scrivania: posto all’altezza dei gomiti quando il braccio risulta perpendicolare al terreno;
4. altezza della sedia o poltroncina: tale che le ginocchia formino un angolo di circa 90° tra coscia e gamba. Una leggera inclinazione del piano di appoggio orizzontale in avanti favorisce la posizione eretta del busto;
5. piedi: poggiati al suolo su tutta la pianta. Se necessario utilizzare un poggiapiedi di altezza adeguata.

Consigliate quindi:

1. sedie regolabili in altezza
2. tavoli regolabili in altezza
3. ripiano per alzare il monitor

Personalmente mi sono arrangiato con Ikea ….. per chi ama il fai da te, qualche “simpatico” consiglio da Ikeahacker.

E per i notebook ? Anche qui per gli amanti del bricolage c’è da divertirsi: preferite l’alluminio o il cartone ?

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.