1. cancellare e liberare la Posta da mail inutili (SPAM, pubblicità, allert automatici, ....)
2. rendersi subito conto se ci sono più email che riguardano lo stesso argomento o, parlando in modo più corretto se utilizziamo una tecnica a ToDo List, della stessa Attività (= Task).

Leggo un interessante articolo sull'Harvard Business Review: l'autore William Treseder (sarà questo profilo sul LinkedIn ?) ci propone due cause che diminuiscono la nostra capacità di concentrazione e 5 consigli per aumentarla.
Partiamo dalle cause che diminuiscono la capacità di concentrazione:

1. Smartphone e Tablet che con alert e notifiche ci interrompono costantemente portando via la nostra attenzione da quello che stiamo facendo.
2. Riunioni (Treseder parla del 35-55% del tempo passato in riunione)

Ecco i suoi consigli per non cascare in queste trappole:

1. Praticare il MindFulness. Soprattutto al mattino, Treseder consiglia di dedicarsi alla meditazione, e soprattutto non cascare nella trappola di guardare le email arrivate nella notte. 
2. Organizzare una ToDoList con i Task della giornata.
3. Tenere pulito e mettere in ordine la propria postazione di lavoro (compreso il Desktop del computer. Qui, se posso, direi che la Lean ci spiega già molto con le 5S.
4. Organizzare riunioni con poche persone. Concordo con Treseder: sopra le 8 persone i gruppi fanno molta fatica.
5. Tenere dei buffer di tempo per riflettere. Su 1 ora, 15 minuti dovrebbero essere riservati per Riflettere, riorganizzarsi, riassumere (pensando alla metodologia esperienziale questo mi fa venire in mente l'apprendimento .....).

Ottimi spunti.

Sono fermamente convinto che la ToDoList sia un ottimo strumento per migliorare la propria gestione del tempo, ma più che lo strumento è importante l’approccio: non va considerata come una lista di cose da fare, ma come una traccia, un “canovaccio” da seguire. Durante la giornata bisogna sempre decidere se seguire la traccia o l richiesta che arriva dall’esterno. Le capacità di decisione sono fondamentali.
Ieri navigando mi sono imbattuto in un interessante articolo di Zuppagrafica che mi ha fatto pensare. Il concetto è semplice: oltre alla lista di cose da fare quotidiana dovremmo decidere e tenere sempre presente una lista di cose da NON fare. Da un certo punto di vista nulla di nuovo, perché si tratta sostanzialmente di concentrarsi sulle cose che dovremmo mettere nel quadrante 4 del digramma Importante/Urgente (urgent and important time management matrix) .
Spesso però, proprio perché il quadrante 4 indica le cose da buttare, non dedichiamo troppa focalizzazione mentale a decidere cosa veramente dobbiamo evitare di fare. Devo dire che crearsi una NotToDoList è un’ottima idea per risvegliare l’attenzione, essere focalizzati sulle cose da NON FARE, in modo che appena appaiono sappiamo già dove metterle … nel quadrante 4.
Il blog di Zuppagrafica propone una interessante NotToDoList, stimolante anche quella di Timothy Ferris (che avevo incontrato tanti anni fa   con il suo libro “4 ore alla settimana) e quella di Michael Hyatt  il quale, oltre alla sua lista, ci propone anche dei conssigli per formulare la propria NotToDoList.
Non mi rimane che riflettere sulla mia … sicuramente ci metterei:
1. Non controllare la posta elettronica costantemente ma verificarla solo a orari prestabiliti (ossia: disattivare l’invio e la ricezione automatica);
2. Non avere sempre con sé il cellulare 24 ore su 24, 7 giorni su 7;
3. Non navigare sui Social senza un chiaro Obiettivo ed un tempo definito.
4. Non accettare riunioni o incontri in cui non sia chiaro l’ordine del giorno o il tempo necessario.
5. Nel definire le Priorità, non farsi influenzare troppo dalle emozioni, ma applicare sempre il diagramma Importante/Urgente
6. Non mettere in ToDoList un’attività senza chiedersi “posso fare a meno di farla ?” e “è veramente importante per i miei obiettivi ?”

Veramente fatto bene ! Consigliatissimo per il Time Management:

Sto leggendo “L’ultima lezione, La vita spiegata da un uomo che muore” di Randy Pausch. Parla anche di Time Mangement dicendo che “per tutta la vita ho avuto coscienza che il tempo non è infinito”, e detto da una persona che sta per morire …….

Ecco, secondo Randy, i punti chiave della gestione del tempo:

• il tempo deve essere amministrato come le finanze;
• potete sempre cambiare le vostre priorità, a patto che le abbiate;
• vi chiedete se state impiegando il vostro tempo per gli obiettivi giusti ?
• sviluppare un buon sistema di archiviazione;
• riconsiderare il telefono (ossia stare meno al telefono ed usare un auricolare in modo da poter fare altro);
• delegare;
• prendersi una pausa (ovvero quando stacchi, stacca davvero).

Il capitolo dedicato al tempo finisce con questa frase “Il tempo è tutto quello che avete. E potreste scoprire un giorno di averne meno di quanto pensavate”.

Qualsiasi operazione ripetuta all’ecceso diventa dannosa; anche se la sedia è comoda e la luce perfetta, ripetere sempre la stessa azione porta all’atrofizzazione degli arti o di parti del corpo, ma anche all’atrofizzazione del pensiero, della creatività, della voglia di fare e di vivere che mi sembra molto ben più dannosa, più drammatica e più meritevole di essere presa in cura.

Sono parole dell’architetto Michele de Lucchi, in un’intervista tutta da leggere.

Oggi ho avuto la fortuna di partecipare al Convegno sull’Uffico Fabbrica Creativa promosso da Assufficio. E’ stata presentata una ricerca sul legame Performance dei Knowledge Worker e l’ “ambiente ufficio”. Finalmente un po’ di numeri su un argomento che fino ad oggi ha vissuto di “impressioni” e “percezioni”.

Ecco il mio contributo in termini di relatore:

Leggo un bel Post su LifeHacker: il mondo esterno ci porta sempre più a lavorare in MultiTasking, ma l’essere umano è dotato di precessore SingleTasking sulle cose nuove, diventa MultiTasking solo sulle cose conosciute, quelle ripetute tante volte … (Human beings are, essentially, single-core processors).

 

Quali i Benefits del SingleTasking ?

• obbliga a mantenere l’attenzione sul lavoro e sui i problemi complessi;
• diminuisce il livello di stress;
• migliore gestione del tempo;
• ti rende più efficace ed efficiente;

Ma come passare dal MultiTasking al SingleTasking ? Il Post ci lascia interessanti suggerimenti, ed io mi permetto di aggiungerne alcuni:

• usa il minimo degli strumenti necessari per svolgere il lavoro;
• impara a “tagliare” la lista delle cose da fare invece che continuare ad aggiungere Task;
• mettici consapevolezze e volontà ….
• leggi le e-mail in arrivo, ma lavoraci solo 2 o 3 volte al giorno. Rispondere subito non ti fa guadagnare tempo, ma innesca il "botta e risposta”.

Sono stato invitato a tenere un intervento sul tema della produttività dei Knowledge Worker al convengo “Ufficio Fabbrica Creativa” che si terrà presso la Confindustria Padova nel pomeriggio del 30 settembre. Ottimo spunto per riprendere ad alimentare la mia collezione di foto di scrivanie e desktop su Flickr …

Il mio SAR deve essersi focalizzato sull’argomento perchè questa mattina ho subito individuato sopra ad una scrivania un vecchio articolo della Repubblica sugli Open Space, tutto da leggere.

Come al solito la diatriba è sempre viva ed aperta: meglio un ufficio chiuso o un Open Space ? Molti hanno tentato di risolvere con delle soluzioni ibride.

1. Seiri –Separare il necessario dal superfluo. Eliminare qualsiasi cosa che non serve nella postazione di lavoro (questo mi ricorda molto la prima fase di applicazione del metodo GTD di David Allen).
2. Seiton – Ordinare i materiali in posizioni ben definite per eliminare i tempi di ricerca: sistemare penne, carta, mouse, cavi, computer ….
3. Seison - Pulire e ordinare sistematicamente le varie aree di lavoro per scoprire i problemi nascosti dal disordine precedente.
4. Seiketsu - Standardizzare e migliorare. Mantenere l'ordine e la pulizia creati.
5. Shitsuke - Mantenere e migliorare gli standard ed i risultati raggiunti attraverso disciplina e volontà.

Nella gestione del tempo, l’applicazione delle leggi di Pareto e di Parkinson possono portare a risultati incredibili, come Timothy Ferriss ha provocatoriamente dimostrato con il suo “4 ore alla settimana”.

Iniziare ad applicare in modo pragmatico le leggi è però difficile, soprattutto nelle attività quotidiane. Vediamo un esercizio interessante per Parkinson, di cui ricordo l’enunciato:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Cyril N. Parkinson

Per esercitarsi procuratevi un timer (se volete qui trovate il software che uso personalmente: è semplice, gratuito ed efficace) e seguite il seguente PDCA:

PLAN:

1. decidete qual’è il tempo corretto per svolgere la vostra prossima attività;
2. avviate il timer e settatelo con il tempo deciso;

DO:

1. avviate il timer e svolgete l’attività;
2. cercate di rispettare il tempo deciso o di metterci meno;
3. evitate distrazioni ed interruzioni;
4. finite l’attività;

CHECK:

1. quanto tempo ci avete messo ?
2. avete sottostimato il tempo ? è stato veramente necessario il tempo in più ?
3. avete sovrastimato il tempo ?
4. quali sono state le interruzioni che vi hanno distratto ?

ACT:

1. è possibile o corretto metterci meno tempo la prossima volta che svolgerò questa attività ?
2. come evitare le distrazioni che mi hanno interrotto ?
3. posso automatizzare dei passaggi dell’attività per diminuire il tempo ?

Buon lavoro …..

1. Responsabilizza le persone sulla puntualità;
2. Definisci sempre un ordine del giorno (dichiarando i tempi per ogni argomento);
3. Invita solo le giuste persone;
4. Utilizza le e-mail in modo efficace (per gli inviti e per i report);
5. Utilizza le riunioni per discutere (e non solo per informare);
6. metti per iscritto le decisioni (soprattutto “chi fa che cos, entro quando e perchè”);
7. “Kill the Powerpoints” (questo punto è talmente bello in inglese … ricordiamoci che le slide dovrebbero essere un supporto, spesso son il fine);
8. Fai in modo che tutti parlino (“Se ascolto dimentico, se vedo ricordo, se faccio capisco”. Confucio)
9. Concludi la riunione in orario.

Questa settimana Forema mi ha portato in Inarca, una dinamica azienda del Padovano leader nel settore delle connessioni elettriche, per un percorso formativo sull’uso delle e-mail e del calendario di Outlook. Seguendo un corretto approccio per lo sviluppo delle Risorse Umane, è interessante notare che l’azienda ha voluto approfondire la tematica della gestione delle e-mail e della gestione dei calendari innanzi tutto da un punto di vista culturale (sviluppo delle Competenze), e in seconda analisi da un punto di vista strumentale (software). Le e-mail infatti non sono altro che uno dei “canali” della Comunicazione: saper utilizzare bene le e-mail vuol dire innanzi tutto migliorare le proprie competenze di Comunicazione. Così per il Calendario, che rappresenta uno strumento di applicazione delle competenze di Time Management.

Un’osservazione importante emersa durante gli incontri: saper “domare” le e-mail significa innanzi tutto assumere un atteggiamento “pro-attivo” nei confronti delle e-mail in uscita (migliorare il linguaggio, essere chiari, sapersi immedesimare nel ricevente, ….), piuttosto che imparare delle strategie o dei trucchi per gestire le e-mail in arrivo (regole, filtri, etc etc). Un bel cambio di paradigma.

 

Infine una curiosità: durante la lezione ho notato un calendario da tavolo con delle foto “particolari”: l’azienda ha organizzato un concorso fotografico interno e le foto sono state poi utilizzate per realizzare il calendario dell’azienda. Decisamente una bella idea … e le foto ? Giudicate voi sono su Flickr.

• 
  
  mi fermo quando il mio cervello è ancora produttivo, quando non è ancora “cotto” (quanto tutto va bene, secondo Hemingway);
• 
  
  chiudo la mia ToDo List giornaliera spostando ai prossimi giorni quello che non ho fatto;
• 
  
  controllo con attenzione la ToDo List di domani: decido la “scaletta” (= priorità) e sposto a giorni successivi eventuali Attività che il giorno dopo non sono prioritarie o che so già non farò in tempo a fare.

La scorsa settimana mi sono immerso in una vacanza al caldo ed ho voluto fare un esperimento: dopo (penso) 10 anni circa sono rimasto “isolato” da qualsiasi tipo di comunicazione. Ho spento il cellulare per una settimana e non mi sono mai collegato ad internet per navigare o controllare le e-mail.

Riflessioni a caldo: l’essere sempre online mi tiene troppo attaccato alla operatività quotidiana distraendomi o addirittura non permettendomi di alzare il pensiero ad un livello più alto … più “strategico”. Quindi penso che in futuro inserirò volutamente delle giornate di dieta ipoinformativa all’interno del calendario lavorativo.

Qualche numero: dopo una settimana ho scaricato 167 e-mail di cui 28 sono finiti direttamente nell’indesiderata. Ho poi analizzato i 139 “sani”: quelli veramente importanti su cui lavorare sono risultati 24.

Le metodologie di Time Management possono essere facilmente divise in due categorie: quelle che propongo un approccio “Top Down” e quelle che al contrario consigliano un approccio “Bottom Up”.

Le prime, come ad esempio TMI o Franklin Covey, propongono i partire da una chiara definizione degli Obiettivi per poi scendere verso l’operatività quotidiana. Le seconde, come GTD di David Allen, propongono invece di partire dalle Azioni quotidiane per arrivare poi a capire cosa veramente vogliamo e quali Obiettivi perseguiamo.

I miei approcci sono nati con le scuole “Top Down”, e tendo a prediligerle. Spesso però mi trovo a disagio, e vivo meglio un approccio “Bottom Up”.

Forse un approccio “via di mezzo” (The Middle Way Method) potrebbe essere decisamente efficace.

Foto: 'Tunnels of Time' by fdecomite via Flickr Image is licenced under a Creative Commons Attribution licence

Dopo il calendario compatto, ecco il calendario super-compatto. Sono arrivato all’italianissima pagina di Grafishdesign.it passando per l’americana LifeHacker.

Leggo su Wikipedia che il “concetto di di consapevolezza è relativo. Un animale può essere parzialmente consapevole, oppure può essere consapevole a livello subconscio o anche profondamente consapevole di qualcosa.” Eppure più approfondisco certe tematiche formative, più mi rendo conto la consapevolezza è una capacità fondamentale per lo sviluppo personale, e va allenata.

Allora come allenare la propria consapevolezza sul tempo ? Ci vuole sicuramente un po’ di esercizio (proprio come se fosse un’attività sportiva). Ingredienti necessari:

• spunti ed idee dalla tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo;
• modello “The Emergent Task Timer” di Dave Seah;
• timer fisico o software (ad esempio … Instant Boss);

Prendendo il tutto e ben mescolando mi è uscito un Planner che mi permette di:

• pianificare la giornata lavorativa d’ufficio;
• confrontare la differenza tra ciò che ho pianificato e ciò che ho realizzato veramente;
• tracciare tutte le interruzioni (sia interne che esterne).

Gli obiettivi dell’esercizio sono:

• migliorare in precisione la stima del tempo necessario per compiere una determinata Attività / Azione;
• conoscere meglio le interruzioni e le distrazioni;
• aumentare la concentrazione;
• aumentare la consapevolezza del tempo.

Ecco di seguito il Planner e le istruzioni per come usarlo:

Le prime 15 righe sono lo spazio per la Pianificazione: elencare le Attività che si prevede affrontare e le relative Azioni (ciò che dovete fare per quella Attività). Indicate quanto tempo prevedete di impiegare riempiendo i rettangolini necessari (1 rettangolo = 15 minuti).

Le 15 righe successive sono invece lo spazio che compilerete mano a mano che la giornata passa: tracciate come si svolgono veramente le cose.

Infine, in basso, due aree per segnare le interruzioni che avverranno. Ricordo che le interruzioni interne sono (citando Cirillo) “forme di distrazione o procrastinazione dell’attività corrente”. E’ probabile che durante l’Attività ci venga in mente di fare una telefonata, o di cercare qualche cosa su internet: l’obiettivo è non dimenticarsi di queste idee, ma di segnarle in fondo alla pagina per farle alla fine dell’Attività. Le interruzioni esterne sono invece tutte le forme di input che arrivano dall’esterno e che ci distraggono dall’attività (e-mail in arrivo, telefonate, colleghi che ci chiedono la loro attenzione, ….. etc etc.) Anche qui l’obiettivo sarà di appuntarsi nell’area in fondo l’interruzione, prendere tempo per finire l’Attività e richiamare chi ci ha interrotto.

Conclusioni: ho notato che le prime volte che redigevo il Planner la differenza tra Pianificato e Consultivo era abissale. Personalmente ho notato due errori classici: sottostimare i tempi necessari per redigere una determinata azione e non conteggiare i tempi delle interruzioni esterne. Dopo un po’ di esercizio la mia capacità previsionale è aumentata, dandomi un maggior senso di controllo e di benessere. Ogni tanto però l’esercizio va ripetuto, un po’ come se fossero dei “fondamentali” sportivi.

Potete scaricare il Planner in formato PDF al seguente link.

Come ho già avuto modo di scrivere la scrivania di una persona (e più in generale l’ufficio e l’ambiente di lavoro) può essere considerata come una cartina di tornasole che evidenzia il metodo lavorativo applicato.

Negli ultimi anni è sicuramente cresciuta l’attenzione e la ricerca nella progettazione degli ambienti di lavoro, ma quando vedo le fotografie dei nuovi uffici della Facebook mi rendo conto di quanto la nostra cultura lavorativa sia lontana da quella americana. Stupefacente leggere che “per non limitare la creatività e la voglia di personalizzare lo spazio, i dipendenti sono assolutamente incoraggiati a scrivere sui muri, aggiungere dettagli all’arredamento e spostare i mobili come preferiscono”.

Mi era già capitato di notare con attenzione le foto degli uffici della Google e notavo (tra me e me …)queste grandi differenze rispetto ai classici ambienti delle PMI Italiane (farei meglio dire del Nord-Est ….):

• in Italia manca la luce solare;
• scrivanie e scaffali stracarichi di carte, cartine, libri, testi, …..
• cavi ovunque;
• mancanza di zone relax;
• assoluta mancanza di design;
• mancanza di piante verdi;

Sono io sfortunato ?

(p.s. grazie a AmbienteUfficio per la segnalazione)