Prendi due o tre modelli di Problem Solving, aggregali, ed ecco quello che potrebbe emergere.

1. Definisci il problema

Wikipedia definisce il problema come “ un ostacolo che rende difficile raggiungere un determinato obiettivo o soddisfare una certa esigenza, frapponendosi tra la volontà dell'individuo e la realtà oggettiva”. Per definire bene il problema potrebbe tornare utile porsi le seguenti domande:

• Qual’è il problema ?
• E’ un mio problema ?
• Posso risolverlo ? Vale la pena risolverlo ?
• E’ questo il vero problema o semplicemente il sintomo di uno più grande ?
• Se questo è un vecchio problema, cosa c’è di sbagliato nella soluzione precedente ?
• C’è bisogno di una soluzione immediata o può aspettare ?
• C’è la possibilità che si risolva da solo?
• Posso ignorare il rischio ?
• Il problema ha dimensioni etiche ?
• Quali condizioni devono essere soddisfatte con la soluzione ?
• La soluzione può modificare qualche cosa che deve rimanere invariata ?

2. Raccogli le Informazioni

• Cerca tutte le informazioni che riguardano il problema siano esse fatti o dati numerici. Intervista esperti o fonti attendibili. Cerca eventi osservati, passati o presenti, sia personalmente o segnalati da altri.
• Identifica gli individui, i gruppi, le organizzazioni affette dal problema. Identifica i decisori e le persone importanti ed influenti.
• Identifica in modo chiaro e dettagliato il contesto (confini, vincoli, risorse, tempistiche, ….)
• Le opinioni dei decisori saranno importanti per il successo della vostra decisione. Nelle opinioni è importante riconoscere le verità dai pregiudizi. Le ipotesi possono farci risparmiare del tempo e del lavoro, perché spesso è difficile ottenere tutti i dati.

3. Sviluppa alternative

E’ il momento della Creatività. La tecnica del BrainStorming è sicuramente una delle migliori da applicare in questa fase.

4. Pesa le alternative

Dopo aver elencato le possibili alternative è importante pesarle e dare loro una “votazione”. In questa fase possono essere d’aiuto tecniche come la matrice di Thomas Saaty o la matrice SFF.

5. Seleziona le migliori alternative

Una volta pesate seleziona le migliori alternative, senza dimenticarsi però ….

• Non considerare alcuna alternativa come la “soluzione perfetta”;
• Ascolta le tue intuizioni o i tuoi stati d’animo;
• Vai da un estraneo di fiducia e chiedi il suo (esterno) Punto di Vista, potrebbe vedere cose che voi non vedete più;
• Considerate anche il compromesso, soprattutto quando si ha una piena comprensione del problema, e le vostre alternative possono dare origine ad una soluzione ibrida.

6. Implementa le soluzioni

E’ il momento di progettare l’implementazione delle soluzioni decise. Create un Piano d’Azione (Chi fa Che Cosa, Quando, Dove , Come e Perchè). Ricordatevi di informare chiunque sia interessato o toccato dal Piano d’Azione.

7. Monitora i progressi

L’implementazione avrà successo solo se verrà monitorato lo svolgimento, gli effetti sulle risorse e le parti interessate, la timeline ed i vostri progressi. Attenzione: se i risultati non sono quelli che ci si aspettava essere in grado di bloccare il Piano d’Azione. Studiando i risultati ottenuti dovrò decidere se implementare altre soluzioni elencate nel punto 5 o ritornare al punto 3 e sviluppare nuove soluzioni.

8. Check + Act

Come il ciclo di Deming ci insegna, qualsiasi sia il risultato ottenuto, sarà fondamentale per la nostra crescita fare un Check del processo elencando errori e successi e procedere con le azioni correttive o di standardizzazione (Act) necessarie.