Il Draw Toast è un processo di facilitazione molto noto, forse grazie al TED Talk di Tom Wujec. Grazie a questo processo è possibile “visualizzare” come le persone pensino che “le cose vadano” ed è utilissimo in situazioni di Problem Solving e Pianificazione.

Ho preparato delle “Istruzioni per l’uso” che distribuisco ai partecipanti al processo: puoi scaricarle a questo link.

Penso sia oramai da 4 anni che utilizzo questo processo con i gruppi e devo dire che mi ha lasciato grandi apprendimenti.

Parcellizzare. Grazie ai Post-It possiamo “spaccare” il nostro modo di vedere i fatti in piccole parti. Queste piccole parti possono poi essere buttate, spostate, aggregate creando delle realtà diverse e più complesse. Riflettere e spostare i post-it permette di comprendere meglio la realtà che stiamo disegnando. Tom Wujec dice che “la facilità con cui modifichiamo una rappresentazione si collega alla nostra volontà di migliorare il modello”.

Punti di Vista personali. Ogni volta che chiedo ad un gruppo di persone di “visualizzare” un processo del loro lavoro, il risultato è sempre sorprendente: ogni persona ha il suo personale modo di vedere come le cose avvengono.

Uso dello spazio. Ogni persona usa degli “ordini” dello spazio per dare significati diversi. C’è chi lavora in orizzontale, chi in verticale. C’è chi crea solo processi lineari, chi crea biforcazioni. Infine c’è chi crea processi con più livelli: fasi principali e sotto fasi con dettagli maggiori.

Rapporto tra dettaglio e complessità. Chi disegna i processi con molti post-it (sopra i 13/15 post-it) aumenta il grado di dettaglio ma rende lo schema complesso. Sotto ai 5 post-it lo schema risulta troppo riduttivo. I processi finali, aggregati dai singoli, sono spesso più ricchi di post-it. Ma dopo qualche ciclo di miglioramento (fase 4+ fase 5) tendono a snellirsi.

Una delle regole del Draw Toast è “vietato scrivere testi, solo disegnare”. Questa regola mi ha fatto scoprire due cose. La prima è che in generale molte persone hanno paura di disegnare, tanto quasi da rifiutare la regola. Personalmente penso sia una forma di imbarazzo e soprattutto la paura del giudizio. La seconda scoperta è che questo processo non sarebbe possibile se nei post-it ci fossero parole e non disegni. Il disegno è portatore di un significato più ampio. Una volta compreso cosa significa un disegno simbolico diventa molto più facile il processo di spostare e confrontarsi sui post-it delle altre persone. Per concludere da sottolineare che l’iniziale imbarazzo passa molto velocemente quando le persone si concentrano sull’attività e il processo porta a veloci risultati.

Separare il parlare dall’agire. Quando ho iniziato a proporre questo processo non avevo introdotto la regola del silenzio nella fase in cui le persone devono creare un processo unico (fase 3 delle istruzioni). Il risultato era che dopo 5 minuti il gruppo non aveva ancora prodotto nulla: si era aperto il conflitto su quale dovesse essere il primo post-it. Ho quindi introdotto la regola ferrea che mentre il gruppo lavora e sposta i post-it per creare il singolo processo è assolutamente vietato parlare. Viceversa, quando il gruppo parla e si confronta è vietato agire e fare qualsiasi modifica. E’ stupefacente quanto i gruppi diventino in questo modo efficaci ed efficienti. Intervallando in modo ciclico parola ed azione (fase 4 e fase 5 delle istruzioni) i gruppi realizzano dei risultati via via sempre migliori, dando a tutti un profondo senso di soddisfazione.

Esplorare il caos. Quando i gruppi passano dai singoli processi a quello di gruppo (fase 3) all’inizio regna il caos. Le successive fasi di miglioramento (fase 4 e fase 5) permettono alle persone di esplorare il caos e trasformarlo in chiarezza. Alla fine si ottiene un unico sistema che comprende la grande varietà dei punti di vista delle singole persone.

Allineamento. Nella fase appena descritta avviene un profondo allineamento tra le persone su come pensano che le cose avvengano. Penso sia la fase più importante di tutto il Draw Toast.

Risultato. Ultima osservazione: il processo finale realizzato con i Post-it diventa il risultato visibile e tangibile delle conversazioni tra le persone. Questo lascia nel gruppo un profondo senso di soddisfazione: “non abbiamo solamente parlato, abbiamo prodotto un risultato”.