Approfittando dell'ultimo SketchNote Lab svoltosi a Cagliari mi sono focalizzato sul modellizzare il processo di miglioramento che possiamo mettere in atto utilizzando le emozioni come "motore" di feedback. Sorvolo sulla teoria del disegnare con la parte destra del cervello (per i più curiosi consiglio il libro di Betty Edwards "Disegnare con la parte destra del cervello") e passo direttamente al processo da seguire per auto-migliorarsi.

- Step 1: disegniamo seguendo i consigli di Betty Edwards, "pensiamo destro" utilizzando solo linee, curve, punti, lo spazio, distanze, proporzioni, somiglianze ..... insomma "costringiamo" il nostro cervello ad usare le "capacità" del destro.

- Step 2: Osserviamo con attenzione la sketch

- Step 3: lasciamo andare le emozioni e riconosciamole, siano esse piacevoli (soddisfazione, sorpresa, piacevolezza, ....) o spiacevoli (fastidio, dubbio, disagio, ....).

- Step 4: razionalizziamo le emozioni e chiediamoci "che cosa genera quella emozione ?", "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione ?", "qual'è l'emozione che vorrei provare e come dovrebbe essere quell'elemento grafico per farmela provare ?"

- Step 5: se l'emozione è piacevole manteniamo l'elemento grafico, se è spiacevole decidiamo come cambiarlo affinché diventi piacevole.

Riprendiamo dallo Step 1 e ri-disegnamo ....

Faccio un esempio con la Sketch qui sotto:

- Step 1: disegno la figura n° 1

- Step 2: Osservo con attenzione la sketch

- Step 3: riconosco una emozione di "fastidio" ... di "dubbio"

- Step 4: "qual'è l'elemento grafico che sviluppa l'emozione?" Risposta: "le braccia ... la loro attaccatura è troppo bassa, sembrano uscire dal costato ... non dalle spalle." 

- Step 5: decido di spostare le braccia in alto: facendole "uscire" dalle spalle probabilmente proverò una emozione di "piacevolezza" per l'equilibrio della figura.

Riprendo dallo Step 1 e ri-disegno .....

- Step 1: disegno la figura n° 2

- Step 2: Osservo con attenzione la sketch, soprattutto la modifica delle braccia.

- Step 3: riconosco una emozione di "piacevolezza"

- Step 4: le braccia che escono dalle spalle mi danno una sensazione piacevole

- Step 5: mantengo anche in futuro le braccia in questa posizione.

Ultimo consiglio: oltre ad ascoltare le proprie emozioni, posso farmi aiutare da altre persone ed intervistarle ascoltando le loro emozioni e guidandole nel processo. I feedback degli altri saranno molto preziosi per migliorare le nostre sketch.

La terminologia "Inbox 0" indica una tecnica di Time Management per la gestione delle email. Personalmente ritengo non sia utilizzabile se non viene associata ad altre tecniche, o forse è addirittura la naturale conseguenza di altre tecniche di gestione del tempo. Difficile utilizzarla se ad esempio non si possiede una gestione delle proprie attività con le ToDo List (consiglio lo studio di GTD di David Allen).

Dato per scontato (!) che padroneggiate già una metodologia di ToDo List vediamo come implementare la Inbox 0 su Outlook.

Innanzi tutto va creata una cartella "Posta" dove sposteremo tutte le email, sia quelle in arrivo che quelle inviate.

Immaginiamo di lavorare sulla Posta in arrivo: quando il sistema "Inbox 0" è a regime avrete sempre un numero basso di email nella cartella. E' importante tenere monitorato il numero di mail presenti in Posta in arrivo: per questo il consiglio è di settare Outlook in modo che mostri il numero di email presenti, non il numero di mail non lette. L'obiettivo sarà quello di tendere sempre a 0 e di non superare un numero di "allerta". Personalmente cerco di non superare mail le 50 .. massimo 60 email.

Quando ci dedichiamo all'analisi delle mail in arrivo (il consiglio è di dedicarci dei precisi e definiti momenti durante la giornata, non di lavorare sulle mail costantemente), partiamo dalla più vecchia adottando il metodo FIFO (Fist In First Out).

Una prima veloce analisi delle mail presenti nella cartella serve a due obiettivi:

Dopo questa lettura "veloce" bisogna aggregare le mail che riguardano la stessa Attività. Io inserisco nell'oggetto delle mail il numero della relativa Attività o inserendo dei tag (parole chiave) che mi permettano la ricerca. Lo sapevate che potete modificare il testo nell'oggetto delle email in arrivo ? (sarà sufficiente aprire la mail, posizionarsi sull'oggetto, apportare le modifiche e chiudere salvando).

A questo punto procediamo con i seguenti Step:

-spostiamo le mail della stessa Attività e spostiamole nella cartella Posta

- se le informazioni arrivate con le mail cambiano la Prossima Azione e/o la Data in cui avevo deciso lavorare sulla relativa Attività, apro l'Attività e faccio le opportune modifiche andando a modificare la ToDo List. Come scrivevo sopra in questo caso chi non possiede la metodologia a ToDo List farà fatica a capire cosa sto dicendo .....

- se al contrario le mail non cambiano nè Prossima Azione, nè Data .... allora non ho nulla da fare.

Quando sarà il momento di lavorare sull'Attività (qui comanda la ToDo List), e dovrò recuperare le mail archiviate in Posta, applicherò i filtri nel campo Ricerca e troverò tutte le mail (inviate e ricevute) inerenti a quella Attività in pochi secondi. Consiglio di scoprire alcuni strumenti importanti per usare bene la funzione di ricerca in Outlook (come l'uso delle virgolette " o le stringhe AND e OR).

Nel caso invece che la mail arrivata non riguardi una relativa Attività, procediamo come segue:

- se possiamo "evaderla" in meno di 3 minuti (come dice David Allen), facciamola subito.

- se invece il lavoro su questa mail richiede più di 3 minuti dobbiamo metterla in ToDo List decidendo "qual'è la prossima azione" e "quando la farò". Utilizziamo la funzione "Completa" di Outlook e spostiamo la mail in "Posta". La mail comparirà nella sezione "Da Fare" assieme alle altre Attività.

Molte persone non utilizzano questa ed altre tecniche di gestione del tempo perché pensano che "serva troppo tempo per gestire il tempo". Io li chiamo "alibi". Personalmente posso rispondere con l'esperienza: il tempo necessario all'organizzazione è inferiore alla somma dei tempi necessari alla ricerca delle informazioni non gestite, senza parlare poi di efficacia, efficienza, benessere e gestione dello stress.

Buon lavoro .... 

- Se concentra la propria passione sulla conoscenza lo possiamo chiamare "professore"

- se concentra la propria passione su sé stesso lo possiamo chiamare "form-attore"

- se concentra la propria passione sulle persone lo possiamo chiamare "facilitatore"

La scorsa settimana ho seguito un workshop di Leonardo che mi ha ricordato i concetti legati alla frase: Leonardo però ha utilizzato la metafora della "magia" e del "mago" identificando 4 tipi di formatori:

- l'apprendista stregone: impara ed usa trucchi ed illusioni ma li usa un modo maldestro;

- il mago nero: usa il potere dei trucchi e della conoscenza per catturare le coscienze. Lo fa per soddisfare il suo Ego.

- il mago grigio: incarna gli insegnamenti della magia per il bene delle persone e per accrescere il suo potere

- il mago bianco: regala agli altri, senza bisogno di consenso e brama di potere.

Metafore e concetti interessanti per chi fa questa professione: io ho ritirato fuori "Il Signore degli Anelli".



Si è conclusa da poche settimane la 7° edizione dell'Experiential Training BarCamp. Direi che è andato tutto bene ... 200 persone, 35 proposte di Workshop. Più che le parole lascio spazio alle foto per capire come è andata.

Non tutti sanno però che un BarCamp è un modello di conferenza; anzi per l'esattenzza di non-conferenza. Wikipedia in modo sintetico ci ricorda che con questa parola si indica "una rete internazionale di non conferenze aperte i cui contenuti sono proposti dai partecipanti stessi".

Esiste un sito ufficiale dove organizzare il proprio BarCamp: negli archivi ho ritrovato la pagina del 1° Experiential Training BarCamp del 2009 che avevo organizzato in Val di Sole. Eravamo in 12 ....

Ma cosa fa funzionare un BarCamp ? Vi sono degli ingredienti un po' speciali, che se combinati assieme generano una energia positiva ed un BarCamp che funziona ...

Wikinomics è una lettura del 2008, ma forse la contaminazione dal mondo dell'informatica verso settori più "tradizionali" come la formazione sta esplodendo in questi anni più recenti. Visti i risultati, speriamo che continui ad esplodere ....

Dopo 10 anni dal primo studio ho ripreso in mano GTD di David Allen: è il momento di ristudiarlo e adattarlo alla situazione attuale. Gestire il tempo oggi è per me molto diverso dal gestire il tempo di 10 anni fa.

Mi imbatto in una frase di Peter Drucker, nei prossimi giorni vorrei lavorarci sopra ...

"Nel knowledge Work il compito non è dato, va determinato.

"Che risultato si vuole ottenere con questo lavoro ?" è la domanda fondamentale per rendere efficienti i Knowledge Workers.

E' una domanda che richiede decisioni rischiose.

Di solito non c'è una risposta giusta: ci sono solo scelte, e i risultati vanno chiaramente definiti se si vuole essere produttivi".

Si è svolto a Rovereto il 3° Barcamp sulla Facilitazione. Cosa mi porto a casa? Le parole chiave di Pino De Sario, il modello delle Focused Conversazione di Gerardo de Luzenberger, il metodo del consenso di Leonardo Frontani, e il Brainstorming con le domande senza risposta di Beatrice Monticelli.

Per chi mi ha chiesto il modello di storytelling che ho presentato .... può scaricarlo da qui.

 

Vi sono vari strumenti che possiamo utilizzare per gestire al meglio il nostro tempo (ToDo List, Calendari, ....), ma lo Svuotatesta è, a mio parere, uno strumento basilare. Già dal nome si può capire che l'obiettivo di questo strumento è di tenere "libera" la nostra testa. Da cosa? Da tutte quelle cose che possono tranquillamente stare su un supporto e che altrimenti occuperebbero parte della "RAM" mentale togliendola ad altri processi probabilmente più importanti (creatività, analisi, razionalità, intuizione,  .....). Vediamo in questo Post cos'è lo Svuotatesta, come è fatto e come va utilizzato.

COME E' FATTO:
Dev'essere un supporto "finito" / "limitato", facilmente trasportabile. Ecco alcune idee: un foglio di carta in formato A4 o A3. Se siete più tecnologici un foglio word: ma attenzione a patto che sia solo 1 pagina. Non più di una pagina. Io uso spesso un foglio di Onenote in formato A4, in quanto e' sempre con me: sul telefono quando sono in giro e sul computer quando sono nella postazione di lavoro (OneNote può essere sincronizzato per avere sempre la stessa versione su vari supporti. Vedi questo link: https://www.onenote.com/)

ISTRUZIONI D'USO:
Sul foglio vanno scritti appunti, seguendo queste "regole":
- Scriviamo solo "parole chiave", parole che ci facciamo facilmente ricordare cosa stiamo appuntando
- No frasi

- Disegni / Sketch
- Più siamo prolissi, meno spazio avremo
- Quando arriviamo nella postazione di lavoro le cose che ci siamo appuntati vanno riportate nei "supporti giusti" (ToDo List, cartelline, block notes, raccoglitori, dossier, ....) e cancellate dal foglio. Se ci sono dei promemoria di cose da fare, svolgiamole e cancelliamole, se andranno fatte nei giorni successivi inseriamole in ToDo List o creiamoci un appuntamento in agenda.
- È l'unico spazio a nostra disposizione, ci deve bastare per tutta la giornata.
- Non possiamo usare altri supporti (post-it, altri fogli, pezzi di carta, email, ......);
- Dobbiamo portarlo sempre con noi;
- Alla fine della giornata lo Svuotatesta va "svuotato" e buttato.

Cosa scrivere:
- cose da fare IMPORTANTI/URGENTI
- tutto ciò che "arriva" durante la giornata (telefonate, richieste di persone che incontriamo, ...)
- Idee
- cose che ci vengono in mente che ci eravamo dimenticati

ALCUNE NOTE IMPORTANTI:
- Potreste chiedervi perché deve essere "limitato" e "finito" ... ecco la risposta: deve stimolare ed allenare la nostra capacità di sintesi ed analisi.
- Tutta la nostra giornata deve stare in un'unica "vista", deve darci una visione globale di tutto quello che succede oggi. Questo ci darà un maggiore senso di "overview" e controllo, quindi sicurezza e relax.

- Non sostituisce altri fondamentali strumenti di gestione del tempo. Non è una TODO List !
- Non è un supporto per prendere appunti durante una riunione. Se dovete prendere appunti, utilizzate un block notes.
- Se durante l'utilizzo lo spazio non dovesse bastarvi, è un'ottima occasione per riflettere e porsi qualche domanda che potrebbe farci crescere: 

-- voglio controllare troppe cose in un giorno ?
--  Ricevo troppe richieste ? Perché ? Cosa posso fare per diminuirle / organizzarle in modo diverso?
-- Sono troppo prolisso nei miei appunti ?
-- Mi vengono troppe idee nuove ? Devo tenere a bada la mia creatività? 

 

 

Infine una nota molto importante: lo Svuotatesta è uno strumento che potrebbe risultare non molto facile da utilizzare. La mia esperienza personale (quindi opinabile) mi ha insegnato che i problemi non sono nello strumento, ma in me stesso. Perché funzioni ci vogliono due caratteristiche "comportamentali": volontà e costanza. Sono io che devo abituarmi ad averlo sempre con me. Sono io che quando ho qualcosa che può essere scritto lo devo scrivere (il più delle volte mi dico "che fatica scrivere, .... faccio prima a tenerlo in testa"), sono io che la sera lo devo "svuotare" (evitando di dirmi "... farò domani").
Come diceva Covey "il problema non è gestire il tempo, ma NOI  STESSI nel tempo": non sono gli strumenti a gestire il tempo, siamo noi. Gli strumenti ci possono aiutare e facilitare, ma non fanno il lavoro per noi.
Buono "svuotatesta".

Leggendo “come funziona la nostra mente” di Luigi Anolli e Fabrizia Mantovani (ed Il Mulino) mi si è accesa una lampadina su tre componenti che rendono efficaci ed efficienti l’uso delle esperienze nella metodologia esperienziale. Ricordiamo molto velocemente che la metodologia esperienziale si organizza a grandi linee in due grandi momenti: esperienza + riflessione. La parte più importante e complessa è sicuramente quella riflessiva (che possiamo dividere in tre momenti: induzione, concettualizzazione e deduzione). E devo dire che la mia grande attenzione negli ultimi anni si è spostata sulla parte riflessiva, dando abbastanza per scontato la parte “attiva”, quella appunto dell’esperienza. Personalmente ritengo l’esperienza uno strumento, per portare persone e gruppi alla parte riflessiva. Effettivamente anche questa parte ha già un grande valore sulla crescita in quanto contiene in sé 3 grandi componenti: la componente simulativa, la componente ludica e quella dell’apprendimento.
Componente simulativa. Le esperienze e le attività che vengono proposte durante la formazione esperienziale (small techniques, orienteering, teatro, …..) sono “giochi” simulativi che utilizzando la metafora riproducono aspetti presenti nella vita reale delle persone e dei gruppi, ed in un certo senso anticipano il futuro. Scrivono Anolli e Mantovani: “Ogni simulazione mentale è una concettualizzazione in connessione a una specifica situazione, in grado di rappresentare e riattivare un certo aspetto della realtà all’interno di un dato contesto con le sue varie componenti. La simulazione crea l’esperienza di “essere là” e di operare “come se” le cose si svolgessero seguendo un definito percorso e andamento analogo a quello reale. […] Non appena una simulazione mentale è realizzata, può essere applicata a un’estesa gamma di funzioni cognitive. Può essere utilizzata per trasmettere conoscenze, idee e ipotesi, manifestare credenze e opinioni, elaborare concetti astratti e teorie, fare inferenze a partire da una data situazione, mettere a fuoco ricordi, fare categorizzazioni, produrre frasi, discorsi e interpretazioni, stabilire relazioni e fare ragionamenti, esprimere emozioni, desideri e scopi. Sotto questo profilo la simulazione mentale si trova al centro della conoscenza e del pensiero”.
Componente ludica. Fondandosi su una forma di gioco le esperienze e le attività trovano nel gioco la loro essenza ed un supporto basilare. Il gioco stimola la motivazione alla partecipazione, è anzi una motivazione intrinseca presente nell’essere umano “mammifero” che utilizza il gioco come forma più basilare di apprendimento. La parte di gioco è in grado di alimentare da sola e di sostenere lo svolgimento dell’attività e dell’esperienza. La componente ludica è poi fonte di emozioni positive (divertimento, soddisfazione, …) e negative (frustrazione, rabbia, …) che vengono utilizzate per mettere in moto il ciclo dell’apprendimento e la successiva fase riflessiva. La presenza di competizione, ambizione, punteggi o valutazione costituiscono elementi per aumentare il libello di impegno ed il livello di ingaggio al gioco, soprattutto quando è complesso ed “ingaggiante”.
Componente dell’apprendimento. Tutte le esperienze e le attività proposte posseggono informazioni, elementi guida, regole e consegne che illustrano il percorso di svolgimento e rendono l’attività metaforicamente simile alla realtà. L’apprendimento si basa sull’esperienza, l’andragogia ci insegna che l’esperienza è per l’adulto ciò che lo forma. Più la metafora è chiara e viva, più la persona utilizzerà il gioco per sviluppare l’apprendimento. La metodologia esperienziale sicuramente non si ferma alla sfera dell’azione, ma ci invita poi a proseguire nella fase riflessiva, ma in questo caso volevo fermarmi a rivalutare l’importanza dell’esperienza e delle attività nella metodologia.