·         Organizzazione = capitoli del libro

·         Ordine = sequenza dei capitoli

Dopo aver letto con attenzione il capitolo procedo con la realizzazione di una SketchNote, attenendomi ai seguenti punti:

·         1 capitolo = 1 foglio A4. Darsi dei limiti (il foglio A4 in questo caso) è fondamentale per ottenere sintesi

·         Le connessioni tra gli argomenti dei paragrafi sono trasformate in modo visuale nel Pattern della Sketch. Con argomenti molto scollegati tra loro il Pattern sarà probabilmente “Pop Corn”, argomenti in sequenza saranno rappresentati probabilmente da un pattern storyboard.

3. Aggregazione dei capitoli in un’unica sketchnote

I vari fogli /capitoli del libro sono ora aggregati in un’unica sketchnote per ottenere un unico quadro di insieme: il pattern sarà quasi sicuramente un Vertical o una Timeline. Il consiglio è poi di attaccare il risultato in un luogo dove possa essere spesso sott’occhio per poterlo studiare. Qui sotto la sketchnote del libro Agile Company nel mio ufficio (è larga 30 cm ed alta 1 metro e 65)

4. Sintesi: 1 sketchnote in un foglio

L’ultimo passaggio consiste nel sintetizzare tutta la sketchnote in un unico foglio A4. Naturalmente la sintesi sarà molto elevata ed il livello di overview molto alto. Durante quest’ultimo passaggio mi capita spesso di cambiare l’organizzazione della conoscenza. E’ probabile che studiando il testo abbia trovato (o creato) dei collegamenti tra gli argomenti dei vari capitoli diversi dall’autore:  mi ritrovo spesso a disgregare l’organizzazione dell’autore e a crearmi una mia personalissima forma di organizzazione. Quando questo accade, solitamente, sento di aver profondamente compreso ed appreso la conoscenza del testo.

Ho sempre ritenuto importante lavorare sui modelli teorici appresi, cercare di personalizzarli, renderli “miei” e soprattutto cercare differenze e analogie con altri modelli. Spesso alcuni modelli che provengono da scuole, filosofie e correnti di pensiero diverse, presentano alcune analogie molto forti. Quando questo accade, il modello mi interessa e mi incuriosisce particolarmente. E’ come se il fatto che diverse linee di pensiero arrivino alla stessa conclusione, renda il modello per me più “valido”.

In questo caso parto dai seguenti modelli:
• Concetto di competenza
• Ciclo dell’apprendimento di Kolb
• Apprendimento trasformativo di Mezirow

Il concetto di competenza da cui parto, l’ho appreso da Monica Fedeli, professoressa di scienze dalla formazione presso l’Università di Padova:

Competenza = conoscenza + capacità

La conoscenza (knowledge, sapere) è tutto ciò che possiamo trasmettere a voce o attraverso la scrittura, direi che è pura teoria. La capacità invece è intesa come abilità, il saper fare. Secondo la definizione vista sopra, la competenza è quando la conoscenza è messa in azione e diventa capacità, oppure quando la capacità è guidata da una conoscenza. Non sempre conoscenza e capacità si sovrappongono. Esistono molte persone che hanno la conoscenza, ma non sanno trasformarla in capacità. Così come persone capaci che non hanno la conoscenza di ciò che stanno facendo. Per far un esempio personale, io stesso mi reputo “capace” di guidare un’auto, ma non penso di avere la relativa conoscenza. Forse l’ho posseduta dopo aver fatto l’esame di guida, quando possedevo il ricordo dello studio teorico. Ora la conoscenza è diventata implicita (come direbbero
Nonaka e Takeuchi).

Sviluppare Competenze significa apprendere, ci deve essere quindi un collegamento tra questo modello ed il ciclo dell’apprendimento di Kolb. Le capacità si sviluppano facendo esperienza nella realtà, le conoscenze si sviluppano con i libri e nei corsi, quindi nel mondo della Teoria.

Inserisco quindi l’esperienza, elemento tanto caro a Kolb, alla base del modello. Dalla parte opposta il mondo della Teoria, ciò che si crea attraverso la fase di concettualizzazione del ciclo di Kolb. I due mondi sono naturalmente lontani, ma entrambi sono necessari per lo sviluppo della competenza.

Ma come passare dall’esperienza alla teoria, o viceversa dalla teoria alla realtà ? Attraverso due processi mentali ben definiti dal mondo filosofico: l’induzione e la deduzione.

Come recita wikipedia l’induzione è “è un procedimento che partendo da singoli casi particolari cerca di stabilire una legge universale”, mentre la deduzione “è il procedimento razionale che fa derivare una certa conclusione da premesse più generiche”. Dopo aver vissuto una esperienza nel modo reale, il processo di induzione (quella che Kolb chiama riflessione attiva) ci permette di costruire dei modelli teorici di riferimento. Se invece partiamo da modelli e teorie , attraverso il processo mentale della deduzione possiamo gettare un ponte tra la teoria e la realtà. 

Tutto il modello è (per così dire) immerso nelle “Convinzioni” quelle che Jack Mezirow chiama “sistemi di riferimento” o “prospettive di significato”. Si tratta di valori profondi, principi di riferimento che guidano più o meno consapevolmente i nostri comportamenti. Modificare le nostre convinzioni parte, secondo la teoria dell’apprendimento trasformativo, da un “dilemma disorientante”.
Ecco quindi il modello delle 4C: Conoscenza, Capacità, Competenza e Convinzioni. Le 4 parole potrebbero non essere le migliori (ad esempio Abilità è forse meglio di Capacità …) ma ho preferito individuare 4 parole che avessero le stesse iniziali per facilitare la memorizzazione del modello.

Il Draw Toast è un processo di facilitazione molto noto, forse grazie al TED Talk di Tom Wujec. Grazie a questo processo è possibile “visualizzare” come le persone pensino che “le cose vadano” ed è utilissimo in situazioni di Problem Solving e Pianificazione.

Ho preparato delle “Istruzioni per l’uso” che distribuisco ai partecipanti al processo: puoi scaricarle a questo link.

Penso sia oramai da 4 anni che utilizzo questo processo con i gruppi e devo dire che mi ha lasciato grandi apprendimenti.

Parcellizzare. Grazie ai Post-It possiamo “spaccare” il nostro modo di vedere i fatti in piccole parti. Queste piccole parti possono poi essere buttate, spostate, aggregate creando delle realtà diverse e più complesse. Riflettere e spostare i post-it permette di comprendere meglio la realtà che stiamo disegnando. Tom Wujec dice che “la facilità con cui modifichiamo una rappresentazione si collega alla nostra volontà di migliorare il modello”.

Punti di Vista personali. Ogni volta che chiedo ad un gruppo di persone di “visualizzare” un processo del loro lavoro, il risultato è sempre sorprendente: ogni persona ha il suo personale modo di vedere come le cose avvengono.

Uso dello spazio. Ogni persona usa degli “ordini” dello spazio per dare significati diversi. C’è chi lavora in orizzontale, chi in verticale. C’è chi crea solo processi lineari, chi crea biforcazioni. Infine c’è chi crea processi con più livelli: fasi principali e sotto fasi con dettagli maggiori.

Rapporto tra dettaglio e complessità. Chi disegna i processi con molti post-it (sopra i 13/15 post-it) aumenta il grado di dettaglio ma rende lo schema complesso. Sotto ai 5 post-it lo schema risulta troppo riduttivo. I processi finali, aggregati dai singoli, sono spesso più ricchi di post-it. Ma dopo qualche ciclo di miglioramento (fase 4+ fase 5) tendono a snellirsi.

Una delle regole del Draw Toast è “vietato scrivere testi, solo disegnare”. Questa regola mi ha fatto scoprire due cose. La prima è che in generale molte persone hanno paura di disegnare, tanto quasi da rifiutare la regola. Personalmente penso sia una forma di imbarazzo e soprattutto la paura del giudizio. La seconda scoperta è che questo processo non sarebbe possibile se nei post-it ci fossero parole e non disegni. Il disegno è portatore di un significato più ampio. Una volta compreso cosa significa un disegno simbolico diventa molto più facile il processo di spostare e confrontarsi sui post-it delle altre persone. Per concludere da sottolineare che l’iniziale imbarazzo passa molto velocemente quando le persone si concentrano sull’attività e il processo porta a veloci risultati.

Separare il parlare dall’agire. Quando ho iniziato a proporre questo processo non avevo introdotto la regola del silenzio nella fase in cui le persone devono creare un processo unico (fase 3 delle istruzioni). Il risultato era che dopo 5 minuti il gruppo non aveva ancora prodotto nulla: si era aperto il conflitto su quale dovesse essere il primo post-it. Ho quindi introdotto la regola ferrea che mentre il gruppo lavora e sposta i post-it per creare il singolo processo è assolutamente vietato parlare. Viceversa, quando il gruppo parla e si confronta è vietato agire e fare qualsiasi modifica. E’ stupefacente quanto i gruppi diventino in questo modo efficaci ed efficienti. Intervallando in modo ciclico parola ed azione (fase 4 e fase 5 delle istruzioni) i gruppi realizzano dei risultati via via sempre migliori, dando a tutti un profondo senso di soddisfazione.

Esplorare il caos. Quando i gruppi passano dai singoli processi a quello di gruppo (fase 3) all’inizio regna il caos. Le successive fasi di miglioramento (fase 4 e fase 5) permettono alle persone di esplorare il caos e trasformarlo in chiarezza. Alla fine si ottiene un unico sistema che comprende la grande varietà dei punti di vista delle singole persone.

Allineamento. Nella fase appena descritta avviene un profondo allineamento tra le persone su come pensano che le cose avvengano. Penso sia la fase più importante di tutto il Draw Toast.

Risultato. Ultima osservazione: il processo finale realizzato con i Post-it diventa il risultato visibile e tangibile delle conversazioni tra le persone. Questo lascia nel gruppo un profondo senso di soddisfazione: “non abbiamo solamente parlato, abbiamo prodotto un risultato”.

Nel mondo della formazione si parla spesso di Soft Skills. Ma cosa sono veramente? Ho provato spesso a cercare una definizione.

en.wikipedia.org parla di “Soft skills are a combination of people skills, social skills, communication skills, character of personality traits, attitudes, career attribute, social intelligence and emotional intelligence quotients …. “

it.wikipedia.org riporta “Con competenze trasversali si intendono quelle caratteristiche personali dell'individuo che entrano in gioco quando egli risponde ad una richiesta dell'ambiente organizzativo e che sono ritenute essenziali in ambito lavorativo per trasformare una conoscenza in comportamento. Il termine è dunque utilizzato per indicare capacità ad ampio spettro, non specifiche di una professione o di un ambiente organizzativo ed applicabili a compiti e contesti diversi.”

Continuando a navigare si può trovare di tutto:
- caratteristiche personali importanti in qualsiasi contesto lavorativo
- riguardano le capacità comportamentali e relazionali di un individuo e che possono essere applicabili a una vasta gamma di settori.
- sono le soft skills, ovvero le competenze trasversali, a renderci più attrattivi e performanti sia in fase di selezione che sul posto di lavoro.
- Per soft skill intendiamo una particolare abilità e competenza di un soggetto propedeutica all’interazione efficace e produttiva con gli altri, sia sul posto di lavoro che al di fuori di esso.
- …..

Nella varietà delle definizioni mi permetto di dare il mio contributo, proponendo la mia personale definizione:

Nella mia definizione ci sono alcune parole che ritengo importanti: innanzi tutto la presenza di “abilità” che vengono guidate consapevolmente da “conoscenze” acquisite. Questo per garantire la definizione di Competenza = abilità + conoscenza.

Importante sottolineare che le competenze servono per adottare “comportamenti” precisi, scelti e definiti dalla persona, direi in modo “consapevole” e non casuale o inconsapevole.
Infine lo scopo: adottare precisi comportamenti serve per rendere la situazione che stiamo vivendo efficace ed efficiente. Chiaramente è importante avere chiaro gli obiettivi per cui stiamo operando, altrimenti sarebbe difficile definire l’efficacia e l’efficienza.

Interessante anche capire qual è la differenza tra le Soft Skills (Competenze Comportamentali) e le Hard Skills (Competenze Tecniche) da un punto di vista di apprendimento. Per spiegarmi farò uso dello schema che trovate sopra a questo Post.
Riparto dalla definizione: ci servono abilità e conoscenze, e su questo Hard e Soft sono uguali. La differenza fondamentale sta sul livello di generalizzazione delle conoscenze. Nelle Hard il livello di generalizzazione delle conoscenze teoriche è basso: generalmente si tratta di regole o precisi processi. Pensiamo alla grammatica di qualsiasi lingua (regole grammaticali) o alla sequenza di comandi necessaria per svolgere una funzione con un software. Alla persona non è richiesta molta “interpretazione”: deve eseguire con precisione le regole e le norme che la conoscenza detta, sviluppare abilità con la ripetizione e l’allenamento, e la competenza è acquisita.

Con le Soft Skills invece il livello di generalizzazione della conoscenza è elevato. Si parla di “concetti”, “principi”, “assiomi”, “modelli teorici”. La conoscenza è molto più astratta e richiede alla persona molta interpretazione per “portare a terra” e trasformare “la teoria in pratica”. Questa possibilità di ampia interpretazione comporta che lo stesso “concetto” possa essere applicato e trasformato in migliaia di comportamenti diversi. Quale sarà quello corretto? L’efficacia e l’efficienza può essere data solo dal risultato della situazione.
Penso che sia per questo motivo che le Soft Skills siano una materia difficile: richiedono alla persona molto più lavoro deduttivo (dal generale al particolare). La formazione e lo studio della conoscenza sulle Soft Skills non danno la ricetta di come comportarsi, forniscono ingredienti. La persona che studia le Soft Skills nel suo lavoro deduttivo è chiamata a prendere decisioni rischiose: di solito non c’è una risposta nella conoscenza; ci sono solo scelte e i risultati vanno chiaramente definiti se si vuole essere performanti.

Sono tre i modelli di evoluzione dei gruppi che mi hanno più influenzato: Tuckman, Lencioni e TPM di Drexler & Sibbet.
Il modello di Tuckman lo considero quasi un “classico”, risale al 1965 ed ha dalla usa la “semplicità” di modellizzare l’evoluzione in solo 4 fasi ( anche se poi nel 1977 ha aggiunto la 5° fase: adjourning).
Lencioni nel suo testo “La guerra nel Team” descrive 5 disfunzioni insite nei team. Personalmente lo reputo interessante perché mette al centro dell’evoluzione del gruppo aspetti “comportamentali” umani.
Infine il TPM di Drexler & Sibbet: è un modello preciso, ma forse troppo dettagliato per essere ricordato con facilità senza avere sottomano lo schema grafico.
Sicuramente questi modelli mi hanno influenzato nell’elaborare un mio personale modello: in questo senso non penso di essermi inventato nulla di nuovo, ma solo assemblato e riordinato una serie di modelli e concetti che mi guidano oggi nell’osservazione dei gruppi.

[Relationship]: non penso possa essere definita una “fase”, in quanto non finisce mai. La relazione è direttamente proporzionale alla conoscenza e alle esperienze che si fanno assieme. Sicuramente quando un gruppo di persone nuove si incontra questo momento di creazione di relazione è molto evidente. Ognuno cerca di conoscere le persone attorno e cerca di farsi conoscere dando una certa impressione di sé. Consciamente o inconsciamente le persone cercano uguaglianze e diversità; giudicano, esprimono opinioni, “attaccano” etichette agli altri. Ma anche quando la frequentazione dura molto tempo si continua a “conoscere” le persone. Le persone “cambiano” nel tempo: un evento personale può far cambiare molto caratteri e comportamenti e si è sempre attenti a registrare questi cambiamenti. In questo modo le relazioni diventano più salde o addirittura possono finire. Direi che la variabile più importante di questa fase è sicuramente la Fiducia (o la sfiducia). Come vedremo più avanti la presenza (o meno) di questa sensazione è fondamentale per la dinamica che può assumere il gruppo.
Ho osservato che un gruppo di per sé non parte in nessuna dinamica se non viene “ingaggiato” attraverso un [Obiettivo] o gli viene affidato un [Compito]. Questo evento è fondamentale e scatena le fasi successive del gruppo. La presenza di fiducia (o di sfiducia) aumenta la probabilità che la dinamica prenda due “strade” diverse ed opposte: una ascendente (verso buone performance) una discendente (verso scarsi risultati). Queste “strade” sono caratterizzate dalla successione di cicli di [Storming] e [Working].

DINAMICA ASCENDENTE
il compito o l’obiettivo porta il gruppo in [Storming]. Si tratta di una “tempesta” di idee, punti di vista, esperienze passate, opinioni, obiettivi personali. Se nelle relazioni prevale la fiducia con grande probabilità nello storming prevarrà il confronto (Lencioni parla di Conflitto Costruttivo). Altre variabili fondamentali per innescare una dinamica ascendente saranno il Focus verso l’obiettivo del team (e non verso obiettivi personali), la capacità di definire un Piano D’Azione (cosa fare, chi lo fa e quando) ed il fatto che le persone della squadra provino una sensazione di “ingaggio” verso l’obiettivo. Se sono presenti e prevalgono queste variabili con buona probabilità il gruppo passerà al lavoro [Working] ed otterrà dei risultati, magari non eccezionali ma pur sempre dei risultati. In questa fase di lavoro ci sono tre variabili indispensabili: impegno delle persone verso il compito, assunzione di responsabilità personale verso il proprio ruolo.
La fine di questa prima fase di lavoro [Working] è un momento delicato in cui si gioca la possibilità che il gruppo rimanga in una dinamica ascendente. I primi risultati sono oggetto di discussione: il gruppo ritorna in [Storming]. La presenza di un Leader è fondamentale, perché dovrà garantire che lo [Storming] non sia “casuale” o “nascosto” tra le persone, ma strutturato e alla luce del sole. La struttura sarà data dall’applicazione del ciclo di Deming (https://en.wikipedia.org/wiki/PDCA) in quanto il gruppo deve prendere una dinamica di miglioramento continuo: si parte da una fase di analisi del lavoro precedente svolto (Check) e dei risultati raggiungi. Fondamentale in questo momento che l’errore sia utilizzato del gruppo come una fonte di miglioramento (e non come una fonte di conflitto come avverrà nella fase discendente). Dalla fase di analisi il gruppo dovrà individuare degli apprendimenti e delle azioni di miglioramento (Act) per poi pianificare la fase di lavoro successiva (Plan). Sarà fondamentale introdurre una cultura di “Feedback” all’interno del gruppo, per scalzare la naturale tendenza al giudizio e alla colpa. Se il gruppo persegue in questa sequenza di [Storming] strutturati rivolti al miglioramento e di successivi [Working] la dinamica sarà ascendente ed il gruppo raggiungerà con grande probabilità risultati eccellenti, processi fluidi ed il clima relazionale tra le persone sarà positivo.
La mia personale (e quindi limitata) esperienza mi ha portato ad osservare che la dinamica vista qui sopra sia poco probabile in un gruppo in forma “naturale”. La mia impressione è che i gruppi non riescano ad innescare questa dinamica se non siano presenti delle culture e delle competenze all’interno del gruppo. Il ruolo della leadership è fondamentale: un leader che ha chiaro questa dinamica e che facilita la sua applicazione nel gruppo aumenterà notevolmente le probabilità che il gruppo imbocchi la fase ascendente.

DINAMICA DISCENDENTE
Se dopo l’arrivo del compito e/o obiettivo il gruppo entra un uno [Storming] caratterizzato dalla Sfiducia reciproca, la probabilità che il gruppo entri un conflitto di idee, punti di vista ed opinioni diverse è elevata. Ma (sempre per mia limitata esperienza) le persone hanno inizialmente paura del conflitto, e questo porta il gruppo ad entrare in una sorta di Armonia Artificiale. Lusinghe ed accettazione prevalgono, il gruppo sembra affiatato e coeso, ma in realtà le persone accettano e subiscono pur di non confliggere in nome del quieto vivere. Una caratteristica sempre molto evidente in questa fase è l’ironia: il gruppo scherza ed è forzatamente “simpatico”: in sostanza sta sminuendo il compito e cerca di tenere un clima positivo per non creare e provare sensazioni spiacevoli. In questa dinamica il Focus è lontano dall’obiettivo del team ed è prevalentemente centrato sull’Ego. Normalmente questo accade anche perché il gruppo è disinteressato all’obiettivo, le persone non sono coinvolte.
Uno [Storming] di questo tipo porta il gruppo ad un [Working] con basso impegno e conseguenti bassi risultati. Frequente in questa fase osservare che le persone non si assumano la responsabilità del proprio ruolo e dei risultati che portano: Prevale la frase “non è colpa mia”. La presenza di Locus Of Control esterno (vedi https://it.wikipedia.org/wiki/Locus_of_control) aumenta la probabilità di questa dinamica. IN questa situazione i risultati solitamente non sono qualitativi o soddisfacenti. Se questa tipologia di cicli si ripete più volte con buona probabilità gli [Storming] diventeranno di due tipi: assenti o lunghi conflittuali ed inefficaci. Saranno assenti se le persone del gruppo non riescono a gestire il conflitto aperto, in realtà gli [Storming] saranno nascosti nei corridoi o alle macchinette del caffè e vissuti da sottogruppi che creano alleanze nascoste. Se pubblici probabilmente saranno conflittuali o completamente silenti, perché il gruppo non sa gestire il conflitto. Il Focus è totalmente rivolto allo Status e all’Ego, l’errore è vissuto come una fonte di conflitto, prevale la scusa, lo scarico di responsabilità e l’assegnazione di colpe all’esterno.
Se la dinamica procede in questo modo le fasi di [Working] saranno sicuramente caratterizzati da basso impegno, processi inefficaci e porteranno quindi a risultati insoddisfacenti. Un termometro di questa situazione è sicuramente il Clima relazionale che risulterà molto basso.

CONCLUSIONI:
Come già scritto sopra personalmente non ho mai osservato gruppi che riescano a perseguire una fase ascendente senza la presenza di Competenze specifiche. Condivido il pensiero di Lencioni quando parla di “disfunzioni” insite all’interno dei gruppi di lavoro: sembrerebbe che in modo naturale non siamo capaci di lavorare in squadra ma lo diventiamo solo se sappiamo apprendere delle competenze specifiche. Tra queste sicuramente evidenzierei:

- Intelligenza Emotiva
- FeedBack
- Ascolto
- Negoziazione & Gestione Conflitti
- Project Management

Risulta quindi evidente che il “TeamWork” è una competenza da apprendere: richiede messa in discussione personale, studio ed allenamento.