Leggo su Wikipedia che il “concetto di di consapevolezza è relativo. Un animale può essere parzialmente consapevole, oppure può essere consapevole a livello subconscio o anche profondamente consapevole di qualcosa.” Eppure più approfondisco certe tematiche formative, più mi rendo conto la consapevolezza è una capacità fondamentale per lo sviluppo personale, e va allenata.

Allora come allenare la propria consapevolezza sul tempo ? Ci vuole sicuramente un po’ di esercizio (proprio come se fosse un’attività sportiva). Ingredienti necessari:

• spunti ed idee dalla tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo;
• modello “The Emergent Task Timer” di Dave Seah;
• timer fisico o software (ad esempio … Instant Boss);

Prendendo il tutto e ben mescolando mi è uscito un Planner che mi permette di:

• pianificare la giornata lavorativa d’ufficio;
• confrontare la differenza tra ciò che ho pianificato e ciò che ho realizzato veramente;
• tracciare tutte le interruzioni (sia interne che esterne).

Gli obiettivi dell’esercizio sono:

• migliorare in precisione la stima del tempo necessario per compiere una determinata Attività / Azione;
• conoscere meglio le interruzioni e le distrazioni;
• aumentare la concentrazione;
• aumentare la consapevolezza del tempo.

Ecco di seguito il Planner e le istruzioni per come usarlo:

Le prime 15 righe sono lo spazio per la Pianificazione: elencare le Attività che si prevede affrontare e le relative Azioni (ciò che dovete fare per quella Attività). Indicate quanto tempo prevedete di impiegare riempiendo i rettangolini necessari (1 rettangolo = 15 minuti).

Le 15 righe successive sono invece lo spazio che compilerete mano a mano che la giornata passa: tracciate come si svolgono veramente le cose.

Infine, in basso, due aree per segnare le interruzioni che avverranno. Ricordo che le interruzioni interne sono (citando Cirillo) “forme di distrazione o procrastinazione dell’attività corrente”. E’ probabile che durante l’Attività ci venga in mente di fare una telefonata, o di cercare qualche cosa su internet: l’obiettivo è non dimenticarsi di queste idee, ma di segnarle in fondo alla pagina per farle alla fine dell’Attività. Le interruzioni esterne sono invece tutte le forme di input che arrivano dall’esterno e che ci distraggono dall’attività (e-mail in arrivo, telefonate, colleghi che ci chiedono la loro attenzione, ….. etc etc.) Anche qui l’obiettivo sarà di appuntarsi nell’area in fondo l’interruzione, prendere tempo per finire l’Attività e richiamare chi ci ha interrotto.

Conclusioni: ho notato che le prime volte che redigevo il Planner la differenza tra Pianificato e Consultivo era abissale. Personalmente ho notato due errori classici: sottostimare i tempi necessari per redigere una determinata azione e non conteggiare i tempi delle interruzioni esterne. Dopo un po’ di esercizio la mia capacità previsionale è aumentata, dandomi un maggior senso di controllo e di benessere. Ogni tanto però l’esercizio va ripetuto, un po’ come se fossero dei “fondamentali” sportivi.

Potete scaricare il Planner in formato PDF al seguente link.