Gironzolando in questi giorni nella blogosfera mi sono reso conto che molte persone si stanno occupando di tirare le somme dell’anno appena trascorso e iniziano a pianificare il prossimo. Mi è saltata all’occhio subito una grossa differenza: molti parlano di “propositi” e pochi di “obiettivi”. Vi chiedete che differenza c’è ?.

Innanzi tutto una grande differenza: a quanto pare chi parla di “propositi” lo fa solo verso la fine dell’anno (vedi Google Trends), per poi dimenticarsene durante l’anno.

Poi 5 caratteristiche che distinguono l’Obiettivo dal Proposito:

1. SPECIFICO: un obiettivo deve essere chiaro e specifico. “Andare a Milano” non è specifico …. andare a Milano in Piazza del Duomo lo è già di più ….
2. MISURABILE: un obiettivo deve essere espresso da numeri. Fatturato, chilometri, calorie, peso, margini operativi, …. quello che volete ma numeri.
3. AMBIZIOSO: un buon Obiettivo deve alimentare la motivazione: quando il perchè è abbastanza forte il come non è mai un problema.
4. RAGGIUNGIBILE: inutile puntare a cose impossibili.
5. TEMPIFICATO: deve essere raggiunto entro una data decisa, certa e chiara. Nel caso di Obiettivi Annuali entro il 31 dicembre dell’anno successivo.

Le 5 caratteristiche degli Obiettivi sopra elencate sono ricordabili con l’acronimo SMART; se volete approfondire c’è parecchio materiale in proposito su tutta la rete.

Un piccolo approfondimento sul punto 5: ritengo che esprimere di voler raggiungere un certo Obiettivo entro il 31 dicembre del prossimo anno, sia alquanto vago. E’ importante in questa fase studiare quanto tempo posso veramente dedicare al raggiungimento dell’Obiettivo: altrimenti sarebbe come dire di voler partire per un viaggio in macchina ma non sapere quanti chilometri devo fare. Come faccio a sapere di quanta benzina avrò bisogno ?. E’ un viaggio lungo o corto ? Devo fare delle tappe per dormire ? Dove ?

Pensando ad Obiettivi professionali e lavorativi consiglio spesso di studiare il proprio “percorso temporale”: ossia “come” è fatto l’anno prossimo. Quanti giorni lavorativi avrai nel 2010 ? Dove sono le festività ? Ponti ? A questo scopo si può sicuramente usare il calendario compatto presentato qualche Post fa …. Io ho compilato il mio ed ho definito che il mio percorso temporale-personale del 2010 prevede:

• 46 settimane lavorative (su 52);
• 223 giorni lavorativi;
• 1784 ore lavorative;

Quindi per il prossimo anno lasciamo stare i propositi, anche perché sembra che non facciano bene, e puntiamo a degli obiettivi concreti. Buon viaggio a tutti.

Foto: 'Straight to the point!!!' by Daadi via Flickr. Image is licenced under a Creative Commons Attribution-NoDerivs licence

Le metodologie di Time Management possono essere facilmente divise in due categorie: quelle che propongo un approccio “Top Down” e quelle che al contrario consigliano un approccio “Bottom Up”.

Le prime, come ad esempio TMI o Franklin Covey, propongono i partire da una chiara definizione degli Obiettivi per poi scendere verso l’operatività quotidiana. Le seconde, come GTD di David Allen, propongono invece di partire dalle Azioni quotidiane per arrivare poi a capire cosa veramente vogliamo e quali Obiettivi perseguiamo.

I miei approcci sono nati con le scuole “Top Down”, e tendo a prediligerle. Spesso però mi trovo a disagio, e vivo meglio un approccio “Bottom Up”.

Forse un approccio “via di mezzo” (The Middle Way Method) potrebbe essere decisamente efficace.

Foto: 'Tunnels of Time' by fdecomite via Flickr Image is licenced under a Creative Commons Attribution licence

Molte persone, quando vedono una scrivania vuota e in ordine esclamano “questo qui non ha niente da fare”. Ottimo alibi, ma superato. Se entrassimo in una sala operatoria e trovassimo tutto in disordine cosa diremmo ? E se vedessimo una cabina di pilotaggio di un Boing pieno di post-it ?

Ordine e pulizia sono un chiaro segno di metodo efficace ed efficiente. Per ottenerlo un buon metodo è di utilizzare una vaschetta di Inbox dove mettere tutte le carte che entrano nella nostra giornata lavorativa. Posta cartacea, ricevute, fatture, appunti, biglietti da visita: tutto deve finire nell’unica vaschetta presente sulla nostra scrivania. L’analisi del contenuto deve poi avvenire in ordine cronologico inverso: si parte dal foglio più in basso (il più vecchio) e si passa all’analisi. Di cosa si tratta ? Riguarda un’attività già aperta ? Quale azione comporta ?.

Una volta deciso di cosa si tratta, il foglio dovrà essere archiviato e non dovrà più rientrare nella vaschetta. Potrà essere scansionato, inserito in una cartellina, o anche ….. cestinato.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.
• Office Productivity #2: doppio monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Dopo il calendario compatto, ecco il calendario super-compatto. Sono arrivato all’italianissima pagina di Grafishdesign.it passando per l’americana LifeHacker.

Uno dei migliori modi per aumentare la produttività in ufficio è di dotarsi di due monitor e di attivare la modalità di desktop esteso.

Ci sono almeno un paio di studi che hanno registrato e dimostrato un considerevole aumento di produttività:  Ivan Berger cita sul New York Times una ricerca della Jon Peddie Research con la quale hanno dimostrato un aumento della produttività media dal 20 al 30 %.

Suzanne Ross cita una ricerca della Microsoft, dove i ricercatori hanno registrato aumenti di produttività che vanno da un 9 ad un 50%.

D’altronde, se ben ci pensate, quante volte passiamo da una finestra all’altra per confrontare due informazioni ? Oppure quante volte passiamo da un’applicazione ad un altra per operazioni di copia-incolla ? Un altro classico esempio è di quando stampiamo su carta un file per averlo sottocchio e poter quindi lavorare al computer su un’altra applicazione. Avere due monitor vuol dire poter tenere aperto un e-mail in lettura su un monitor ed elaborare la risposta sull’altro …. A proposito: ricordate di alzarli entrambi.

Office Productivity #1: alzare i monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Ieri sera si è svolta una serata di introduzione alle Mappe Mentali organizzata dal Club "Ethic Business" di  PowerLearning.

Come promesso ecco qui le slide …..

. ed un po’ di foto della serata:

  Questo strano quadratino è l'erede intelligente del codice a barre.
Il Qr è il tramite tra il mondo cartaceo e quello multimediale di internet: se lo si inquadra con l’obiettivo del cellulare il codice Qr, che è l’abbreviazione inglese di «quick response» (risposta rapida), permette di collegarsi a pagine web preparate per approfondire l’argomento a cui è legato. Inoltre il codice Qr può contenere fino a 4.296 caratteri di testo, che non è detto debba essere necessariamente una stringa URL. Potrebbe essere usato ad esempio per memorizzare numeri di telefono, codici, intere frasi di testo.
Questo codice è già diventato di uso comune in Svezia e Danimarca, lo si può vedere a Tokyo, a New York, a Londra e a Parigi. Le prime a cogliere l’opportunità offerta da questo codice sono state le multinazionali: Ikea, Pepsi, Ibm. I codici Qr sono sui manifesti pubblicitari, etichette di abbigliamento e prodotti alimentari, inserzioni, biglietti da visita e quant'altro. Per approfondimenti ....... Wikipedia !