Gironzolando in questi giorni nella blogosfera mi sono reso conto che molte persone si stanno occupando di tirare le somme dell’anno appena trascorso e iniziano a pianificare il prossimo. Mi è saltata all’occhio subito una grossa differenza: molti parlano di “propositi” e pochi di “obiettivi”. Vi chiedete che differenza c’è ?.

Innanzi tutto una grande differenza: a quanto pare chi parla di “propositi” lo fa solo verso la fine dell’anno (vedi Google Trends), per poi dimenticarsene durante l’anno.

Poi 5 caratteristiche che distinguono l’Obiettivo dal Proposito:

1. SPECIFICO: un obiettivo deve essere chiaro e specifico. “Andare a Milano” non è specifico …. andare a Milano in Piazza del Duomo lo è già di più ….
2. MISURABILE: un obiettivo deve essere espresso da numeri. Fatturato, chilometri, calorie, peso, margini operativi, …. quello che volete ma numeri.
3. AMBIZIOSO: un buon Obiettivo deve alimentare la motivazione: quando il perchè è abbastanza forte il come non è mai un problema.
4. RAGGIUNGIBILE: inutile puntare a cose impossibili.
5. TEMPIFICATO: deve essere raggiunto entro una data decisa, certa e chiara. Nel caso di Obiettivi Annuali entro il 31 dicembre dell’anno successivo.

Le 5 caratteristiche degli Obiettivi sopra elencate sono ricordabili con l’acronimo SMART; se volete approfondire c’è parecchio materiale in proposito su tutta la rete.

Un piccolo approfondimento sul punto 5: ritengo che esprimere di voler raggiungere un certo Obiettivo entro il 31 dicembre del prossimo anno, sia alquanto vago. E’ importante in questa fase studiare quanto tempo posso veramente dedicare al raggiungimento dell’Obiettivo: altrimenti sarebbe come dire di voler partire per un viaggio in macchina ma non sapere quanti chilometri devo fare. Come faccio a sapere di quanta benzina avrò bisogno ?. E’ un viaggio lungo o corto ? Devo fare delle tappe per dormire ? Dove ?

Pensando ad Obiettivi professionali e lavorativi consiglio spesso di studiare il proprio “percorso temporale”: ossia “come” è fatto l’anno prossimo. Quanti giorni lavorativi avrai nel 2010 ? Dove sono le festività ? Ponti ? A questo scopo si può sicuramente usare il calendario compatto presentato qualche Post fa …. Io ho compilato il mio ed ho definito che il mio percorso temporale-personale del 2010 prevede:

• 46 settimane lavorative (su 52);
• 223 giorni lavorativi;
• 1784 ore lavorative;

Quindi per il prossimo anno lasciamo stare i propositi, anche perché sembra che non facciano bene, e puntiamo a degli obiettivi concreti. Buon viaggio a tutti.

Foto: 'Straight to the point!!!' by Daadi via Flickr. Image is licenced under a Creative Commons Attribution-NoDerivs licence

Le metodologie di Time Management possono essere facilmente divise in due categorie: quelle che propongo un approccio “Top Down” e quelle che al contrario consigliano un approccio “Bottom Up”.

Le prime, come ad esempio TMI o Franklin Covey, propongono i partire da una chiara definizione degli Obiettivi per poi scendere verso l’operatività quotidiana. Le seconde, come GTD di David Allen, propongono invece di partire dalle Azioni quotidiane per arrivare poi a capire cosa veramente vogliamo e quali Obiettivi perseguiamo.

I miei approcci sono nati con le scuole “Top Down”, e tendo a prediligerle. Spesso però mi trovo a disagio, e vivo meglio un approccio “Bottom Up”.

Forse un approccio “via di mezzo” (The Middle Way Method) potrebbe essere decisamente efficace.

Foto: 'Tunnels of Time' by fdecomite via Flickr Image is licenced under a Creative Commons Attribution licence

Molte persone, quando vedono una scrivania vuota e in ordine esclamano “questo qui non ha niente da fare”. Ottimo alibi, ma superato. Se entrassimo in una sala operatoria e trovassimo tutto in disordine cosa diremmo ? E se vedessimo una cabina di pilotaggio di un Boing pieno di post-it ?

Ordine e pulizia sono un chiaro segno di metodo efficace ed efficiente. Per ottenerlo un buon metodo è di utilizzare una vaschetta di Inbox dove mettere tutte le carte che entrano nella nostra giornata lavorativa. Posta cartacea, ricevute, fatture, appunti, biglietti da visita: tutto deve finire nell’unica vaschetta presente sulla nostra scrivania. L’analisi del contenuto deve poi avvenire in ordine cronologico inverso: si parte dal foglio più in basso (il più vecchio) e si passa all’analisi. Di cosa si tratta ? Riguarda un’attività già aperta ? Quale azione comporta ?.

Una volta deciso di cosa si tratta, il foglio dovrà essere archiviato e non dovrà più rientrare nella vaschetta. Potrà essere scansionato, inserito in una cartellina, o anche ….. cestinato.

• Office Productivity #1: alzare i monitor.
• Office Productivity #2: doppio monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Dopo il calendario compatto, ecco il calendario super-compatto. Sono arrivato all’italianissima pagina di Grafishdesign.it passando per l’americana LifeHacker.

Uno dei migliori modi per aumentare la produttività in ufficio è di dotarsi di due monitor e di attivare la modalità di desktop esteso.

Ci sono almeno un paio di studi che hanno registrato e dimostrato un considerevole aumento di produttività:  Ivan Berger cita sul New York Times una ricerca della Jon Peddie Research con la quale hanno dimostrato un aumento della produttività media dal 20 al 30 %.

Suzanne Ross cita una ricerca della Microsoft, dove i ricercatori hanno registrato aumenti di produttività che vanno da un 9 ad un 50%.

D’altronde, se ben ci pensate, quante volte passiamo da una finestra all’altra per confrontare due informazioni ? Oppure quante volte passiamo da un’applicazione ad un altra per operazioni di copia-incolla ? Un altro classico esempio è di quando stampiamo su carta un file per averlo sottocchio e poter quindi lavorare al computer su un’altra applicazione. Avere due monitor vuol dire poter tenere aperto un e-mail in lettura su un monitor ed elaborare la risposta sull’altro …. A proposito: ricordate di alzarli entrambi.

Office Productivity #1: alzare i monitor.

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Ieri sera si è svolta una serata di introduzione alle Mappe Mentali organizzata dal Club "Ethic Business" di  PowerLearning.

Come promesso ecco qui le slide …..

. ed un po’ di foto della serata:

  Questo strano quadratino è l'erede intelligente del codice a barre.
Il Qr è il tramite tra il mondo cartaceo e quello multimediale di internet: se lo si inquadra con l’obiettivo del cellulare il codice Qr, che è l’abbreviazione inglese di «quick response» (risposta rapida), permette di collegarsi a pagine web preparate per approfondire l’argomento a cui è legato. Inoltre il codice Qr può contenere fino a 4.296 caratteri di testo, che non è detto debba essere necessariamente una stringa URL. Potrebbe essere usato ad esempio per memorizzare numeri di telefono, codici, intere frasi di testo.
Questo codice è già diventato di uso comune in Svezia e Danimarca, lo si può vedere a Tokyo, a New York, a Londra e a Parigi. Le prime a cogliere l’opportunità offerta da questo codice sono state le multinazionali: Ikea, Pepsi, Ibm. I codici Qr sono sui manifesti pubblicitari, etichette di abbigliamento e prodotti alimentari, inserzioni, biglietti da visita e quant'altro. Per approfondimenti ....... Wikipedia !

Leggo su Wikipedia che il “concetto di di consapevolezza è relativo. Un animale può essere parzialmente consapevole, oppure può essere consapevole a livello subconscio o anche profondamente consapevole di qualcosa.” Eppure più approfondisco certe tematiche formative, più mi rendo conto la consapevolezza è una capacità fondamentale per lo sviluppo personale, e va allenata.

Allora come allenare la propria consapevolezza sul tempo ? Ci vuole sicuramente un po’ di esercizio (proprio come se fosse un’attività sportiva). Ingredienti necessari:

• spunti ed idee dalla tecnica del Pomodoro di Francesco Cirillo;
• modello “The Emergent Task Timer” di Dave Seah;
• timer fisico o software (ad esempio … Instant Boss);

Prendendo il tutto e ben mescolando mi è uscito un Planner che mi permette di:

• pianificare la giornata lavorativa d’ufficio;
• confrontare la differenza tra ciò che ho pianificato e ciò che ho realizzato veramente;
• tracciare tutte le interruzioni (sia interne che esterne).

Gli obiettivi dell’esercizio sono:

• migliorare in precisione la stima del tempo necessario per compiere una determinata Attività / Azione;
• conoscere meglio le interruzioni e le distrazioni;
• aumentare la concentrazione;
• aumentare la consapevolezza del tempo.

Ecco di seguito il Planner e le istruzioni per come usarlo:

Le prime 15 righe sono lo spazio per la Pianificazione: elencare le Attività che si prevede affrontare e le relative Azioni (ciò che dovete fare per quella Attività). Indicate quanto tempo prevedete di impiegare riempiendo i rettangolini necessari (1 rettangolo = 15 minuti).

Le 15 righe successive sono invece lo spazio che compilerete mano a mano che la giornata passa: tracciate come si svolgono veramente le cose.

Infine, in basso, due aree per segnare le interruzioni che avverranno. Ricordo che le interruzioni interne sono (citando Cirillo) “forme di distrazione o procrastinazione dell’attività corrente”. E’ probabile che durante l’Attività ci venga in mente di fare una telefonata, o di cercare qualche cosa su internet: l’obiettivo è non dimenticarsi di queste idee, ma di segnarle in fondo alla pagina per farle alla fine dell’Attività. Le interruzioni esterne sono invece tutte le forme di input che arrivano dall’esterno e che ci distraggono dall’attività (e-mail in arrivo, telefonate, colleghi che ci chiedono la loro attenzione, ….. etc etc.) Anche qui l’obiettivo sarà di appuntarsi nell’area in fondo l’interruzione, prendere tempo per finire l’Attività e richiamare chi ci ha interrotto.

Conclusioni: ho notato che le prime volte che redigevo il Planner la differenza tra Pianificato e Consultivo era abissale. Personalmente ho notato due errori classici: sottostimare i tempi necessari per redigere una determinata azione e non conteggiare i tempi delle interruzioni esterne. Dopo un po’ di esercizio la mia capacità previsionale è aumentata, dandomi un maggior senso di controllo e di benessere. Ogni tanto però l’esercizio va ripetuto, un po’ come se fossero dei “fondamentali” sportivi.

Potete scaricare il Planner in formato PDF al seguente link.

 

Ieri ho scattato queste due foto in due aziende diverse: sempre più spesso ho notato che molte persone alzano il monitor con materiale di fortuna (libri, risme di carta, cartelline, blocchi di polistirolo). Alla domanda “come mai ?” stessa risposta: “fastidi al collo … dolori alla schiena”.

Effettivamente mantenere una postura sbagliata per lungo tempo comporta dolori a cervicali,  dorsali o lombari ed un naturale abbassamento di concentrazione e produttività. Ecco qualche consiglio tecnico:

mantenere il busto sempre eretto e posizionato in modo che le curve fisiologiche della colonna non vengano annullate o accentuate:

1. monitor: posto in modo che la linea orizzontale degli occhi corrisponda all’inizio della pagina di lavoro. 
2. schienale: dotato di supporto lombare e dorsale adeguato a mantenere le curve fisiologiche della colonna vertebrale;
3. piano della scrivania: posto all’altezza dei gomiti quando il braccio risulta perpendicolare al terreno;
4. altezza della sedia o poltroncina: tale che le ginocchia formino un angolo di circa 90° tra coscia e gamba. Una leggera inclinazione del piano di appoggio orizzontale in avanti favorisce la posizione eretta del busto;
5. piedi: poggiati al suolo su tutta la pianta. Se necessario utilizzare un poggiapiedi di altezza adeguata.

Consigliate quindi:

1. sedie regolabili in altezza
2. tavoli regolabili in altezza
3. ripiano per alzare il monitor

Personalmente mi sono arrangiato con Ikea ….. per chi ama il fai da te, qualche “simpatico” consiglio da Ikeahacker.

E per i notebook ? Anche qui per gli amanti del bricolage c’è da divertirsi: preferite l’alluminio o il cartone ?

Vedi tutta la serie “Office Productivity”.

Come ho già avuto modo di scrivere la scrivania di una persona (e più in generale l’ufficio e l’ambiente di lavoro) può essere considerata come una cartina di tornasole che evidenzia il metodo lavorativo applicato.

Negli ultimi anni è sicuramente cresciuta l’attenzione e la ricerca nella progettazione degli ambienti di lavoro, ma quando vedo le fotografie dei nuovi uffici della Facebook mi rendo conto di quanto la nostra cultura lavorativa sia lontana da quella americana. Stupefacente leggere che “per non limitare la creatività e la voglia di personalizzare lo spazio, i dipendenti sono assolutamente incoraggiati a scrivere sui muri, aggiungere dettagli all’arredamento e spostare i mobili come preferiscono”.

Mi era già capitato di notare con attenzione le foto degli uffici della Google e notavo (tra me e me …)queste grandi differenze rispetto ai classici ambienti delle PMI Italiane (farei meglio dire del Nord-Est ….):

• in Italia manca la luce solare;
• scrivanie e scaffali stracarichi di carte, cartine, libri, testi, …..
• cavi ovunque;
• mancanza di zone relax;
• assoluta mancanza di design;
• mancanza di piante verdi;

Sono io sfortunato ?

(p.s. grazie a AmbienteUfficio per la segnalazione)

Come avevo previsto durante la ricognizione della settimana scorsa il paesaggio alla Malga Vecia era completamente cambiato (qualche metro di neve ….). Meteo a parte, delle veloci osservazioni sulle esperienze utilizzate per “allenare” le competenze individuali.

L’Orienteering è un’attività bene conosciuta, ma viverla con il contesto della neve e delle racchette la rende più affascinante ed un po’ più complessa. La neve infatti, nasconde molti particolari e la lettura della cartina richiede molta più attenzione e soprattutto dei momenti di pianificazione di gruppo ben svolti. Fondamentale l’applicazione del ciclo di Deming (Pianificazione, Azione, Check e Correzioni), pena il farsi qualche chilometro in più a causa degli errori.

Il cooking è un’attività formativa esperienziale conosciuta: parte dal presupposto che un’azienda può essere rappresentata metaforicamente come una cucina per la similitudine di alcune competenze fra il cucinare e il lavorare, come ad esempio:

• organizzazione di risorse e conoscenze
• pianificazione e gestione del tempo a disposizione
• collaborazione con le persone coinvolte per il raggiungimento degli obiettivi finali

La versione “trapper” aggiunge ad un normale cooking la creatività e rende l’atmosfera più informale, ma incredibilmente reale. Alla fine comunque, come ci ha insegnato Alessandro, “sur le mont, tut ze bon”.

Tra le metodologie formative blended, l’Outdoor è sicuramente tra quelle che prediligo. Sarà perché stare all’aperto in azione è una passione personale, sarà perché i risultati formativi sono sempre incredibili, fatto sta che ogni Outdoor mi sembra sempre più bello del precedente.

Lasciata alle spalle l’estate, sabato si è svolto in Val di Sole il primo Outdoor invernale. Per conto del Trentino SpA un gruppo di 10 operatori provenienti da vari stati Europei si è messo alla prova per diventare un vera squadra. L’Outdoor si è svolto attraverso due attività esperienziali: un Orienteering con le racchette da neve ed un Cooking Trapper (ossia preparare da mangiare come i vecchi pionieri americani del West, oggi ripreso da tutti gli Scout del mondo …. a proposito ecco qui un bel manuale ricco di ricette).

Nel prossimo post la matrice competenze/esperienze utilizzata per l’attività, ma prima qualche immagine:

 

David Seah è un designer statunitense appassionato di Time Management “tecnologico”. nel suo sito si possono trovare moltissimi suggerimenti, tra cui il calendario compatto. E’ tradotto e distribuito in italia da magnificaweb (download della versione 2010 a questo link in formato Excel). Magnificaweb spiega bene i vantaggi del calendario compatto:

1. Ogni riga corrisponde ad una settimana ed i giorni sono tutti raggruppati insieme, senza interruzioni tra un mese e l'altro. In questo modo la distanza corrisponde direttamente al tempo. Questa caratteristica rende molto più semplice stimare il tempo necessario per un qualsiasi progetto;
2. Il calendario per un intero anno occupa un singolo foglio, lasciando ampio spazio sulla destra per eventuali note;
3. Tramite l’opzione di Excel “stampa selezione” è possibile stampare una porzione ridotta del calendario (solo pochi mesi);
4. E' facile contare le settimane necessarie per iniziare o completare un progetto, visto che spesso le settimane sono l'unità di misura del tempo nei nostri progetti;
5. Siccome i giorni della settimana sono riportati nella stessa colonna, è facile segnare degli eventi ricorrenti.

Interessante l'annuale Email marketing consumer report (Contactlab):

• 51 milioni le caselle di posta elettronica italiane (2,3 per utente Internet);
• 420 milioni di messaggi scambiati ogni giorno (circa 20 per utente Internet).

L'information Overload medio cresce .....

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